| GB.267/8/1 et Corr. 267e session Genève, novembre1996 |
HUITIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR
Rapports de la Commission du programme,
du budget et de l'administration
Premier rapport: Questions financières et questions générales(1)
Table des matières
Programme et budget pour 1996-97
Compte du budget ordinaire
et Fonds de roulement
Questions financières
relatives à l'Institut international d'études sociales
Autorisation
d'accepter des contributions et des dons
Rapport du
Sous-comité du bâtiment
Prêt pour
le bâtiment du siège de l'OIT
Amendements
aux Règles de gestion financière
Centre
international de formation de l'OIT, Turin
Evaluation
des réformes apportées au fonctionnement de la Conférence
internationale du Travail
Autres
questions financières et questions générales
Contrôle interne
Déclaration
de M. E. Hoff, directeur de la Confédération norvégienne
du commerce et de l'industrie
Annexe I. Amendements aux Règles
de gestion financière
Annexe II. Amendements au Statut du personnel
et aux Règles de gestion financière
1. La Commission du programme, du budget et de l'administration du Conseil d'administration s'est réunie les 13 et 14 novembre 1996 sous la présidence conjointe de MM. J.-J. Oechslin et W. Brett., avec M. C. Gray (porte-parole des travailleurs) comme rapporteur.
Programme
et budget pour 1996-97
(Première question à l'ordre du jour)
Compte du budget ordinaire
et Fonds de roulement
2. La commission était saisie d'un document(2) contenant des informations détaillées sur le compte du budget ordinaire de 1996-97 et sur la situation du Fonds de roulement au 31 octobre 1996.
3. Le représentant du Directeur général (le Trésorier et contrôleur des finances) a informé la commission que depuis l'établissement du document du Bureau une contribution d'un montant de 20 393 francs suisses, dont 19 016 francs suisses correspondant à des arriérés, a été reçue du Niger, et une autre d'un montant de 38 410 francs suisses, dont 33 822 francs suisses correspondant à des arriérés du Suriname.
4. Le représentant du gouvernement des Etats-Unis a indiqué à la commission que le projet de loi de finances pour l'exercice budgétaire sur lequel est imputée la contribution à l'OIT pour 1996 a été adopté par le Congrès. Le montant total qui doit être alloué est inférieur d'environ 85 millions de dollars à la somme demandée pour l'ensemble des institutions spécialisées, et ce déficit sera surtout supporté par les trois principales institutions spécialisées -- l'OMS, l'OIT et la FAO. Le montant exact à payer à l'OIT reste à déterminer, mais il ne dépassera certainement pas 55 millions de dollars, c'est-à-dire qu'il sera inférieur d'environ 20 pour cent à la somme mise en recouvrement.
5. M. Marshall, prenant la parole au nom des membres employeurs, a insisté sur l'importance des questions dont la commission est saisie et invité instamment le Bureau à faire en sorte que les documents soient distribués suffisamment tôt pour permettre aux groupes de les examiner à fond. Il est encourageant de constater que la situation est meilleure que l'année dernière en ce qui concerne tant les contributions que les arriérés, mais il serait utile de disposer d'une comparaison plus détaillée entre la situation réelle et celle qui figure au budget, avec notamment les répercussions sur les flux de trésorerie, ainsi que d'une projection pour la fin de l'année. Du point de vue des Etats Membres, ce serait là une méthode de gestion financière rationnelle et, de plus, la commission disposerait ainsi de précieuses informations pour l'examen d'autres questions.
6. M. Gray a fait remarquer, au nom des membres travailleurs, que le document semble contenir à la fois de bonnes et de mauvaises nouvelles. D'une part, on constate un excédent des recettes sur les dépenses d'environ 47,8 millions de dollars; d'autre part, 31 Etats Membres -- six de plus que l'année dernière -- ont perdu leur droit de vote, et plus de 80 Etats Membres n'ont effectué aucun versement au titre de leur contribution pour 1996. Ce document témoigne toutefois d'une gestion financière saine et prudente de la part du Bureau.
7. La représentante du gouvernement du Royaume-Uni est convenue avec les employeurs qu'il serait utile de disposer de davantage d'informations sur les prévisions sur la base des renseignements figurant dans le document du Bureau. Il est vrai qu'il est difficile de prévoir le comportement d'un Etat Membre en matière de paiement, mais il serait bon de disposer d'une estimation de la situation financière au 31 décembre 1996 et d'une indication de l'ampleur des emprunts internes nécessaires.
8. Le Trésorier et contrôleur des finances a confirmé que l'excédent des recettes sur les dépenses atteignait presque 47,9 millions de dollars au 31 octobre. S'il est possible au Bureau de prévoir les dépenses sur la base du programme et budget approuvé, il n'en va pas de même pour les flux de recettes car le Bureau n'a aucun contrôle sur le recouvrement des contributions. De plus, la commission et plus particulièrement certains membres du groupe gouvernemental ont insisté pour que le Bureau ajuste les dépenses en fonction des recettes effectives, de sorte que même les prévisions de dépenses basées sur le programme et budget approuvé seront soumises à des ajustements s'il s'avère par la suite que les contributions n'atteignent pas le montant prévu.
9. La commission a pris note du document du Bureau.
Questions
financières relatives
à l'Institut international d'études sociales
(Deuxième question à l'ordre du jour)
Autorisation d'accepter des contributions et des dons
10. La commission était saisie d'un document(3) donnant des informations sur les contributions et dons reçus par l'Institut ainsi que d'un document(4) contenant une recommandation du Conseil de l'Institut relative à ces contributions et dons.
11. La commission recommande au Conseil d'administration d'accepter les contributions et dons indiqués dans le document annexé au document du Bureau(5).
Rapport
du Sous-comité du bâtiment
(Troisième question à l'ordre du jour)
12. La commission était saisie d'un rapport de son Sous-comité du bâtiment(6) décrivant l'état d'avancement des travaux d'agrandissement des locaux du bureau régional de l'OIT à Abidjan et des travaux de construction des locaux du bureau de l'OIT à Islamabad et proposant l'achat des bureaux de l'OIT à Bruxelles.
13. M. Chotard, en sa qualité de président du Sous-comité du bâtiment, a indiqué, en présentant le document, que la première des trois questions figurant dans le rapport traite de l'état d'avancement des travaux d'agrandissement du bureau régional de l'OIT à Abidjan. Ces travaux ont dû être interrompus à la suite d'un éboulement qui a eu lieu sur le chantier et qui a entraîné la mort d'un ouvrier. Ils ont repris après la réalisation d'une étude spéciale sur place. Le rapport présente une proposition visant à construire quatre étages au lieu des deux initialement envisagés, afin de répondre aux besoins ultérieurs de surface supplémentaire. La décision de construire quatre étages doit être prise à ce stade des travaux car il ne sera pas possible d'ajouter des étages par la suite. Cette modification aura pour effet de réduire le coût unitaire de chaque étage, et les dépenses totales seront financées par le Fonds pour le bâtiment et le logement.
14. En ce qui concerne les locaux du bureau d'Islamabad, les travaux se poursuivent de manière satisfaisante malgré certains retards à différentes étapes de la construction. Le Bureau a dû prendre une décision concernant le système de climatisation, et d'autres décisions impliquant des dépenses supplémentaires devront être prises lors de la prochaine session du Conseil d'administration. Le Bureau a bénéficié de la dévaluation de la roupie pakistanaise, et les négociations avec les autorités locales à propos du remboursement des impôts locaux se poursuivent.
15. La troisième question a trait à la proposition d'achat des locaux du bureau de liaison de l'OIT à Bruxelles. Deux possibilités s'offrent au Bureau, à savoir déménager dans d'autres locaux ou acquérir les locaux existants. La deuxième option apparaît plus intéressante car elle évite des frais de déménagement et le prix attrayant demandé par le propriétaire signifie que l'achat pourrait être amorti relativement vite. Comme dans le cas de l'agrandissement du bureau d'Abidjan, l'achat du bureau de Bruxelles serait financé par le Fonds pour le bâtiment et le logement.
16. M. Anand, s'exprimant au nom du groupe des employeurs, a appuyé les propositions figurant dans le rapport. La construction de quatre étages dans le bureau d'Abidjan répondrait aux besoins futurs et le supplément de coût est raisonnable. M. Anand s'est félicité des progrès réalisés dans les travaux de construction du bureau d'Islamabad et a qualifié de démarche avisée l'achat des locaux du bureau de Bruxelles.
17. M. Khurshid Ahmed, au nom du groupe des travailleurs, s'est déclaré satisfait du travail du Bureau et surtout du Trésorier pour les questions figurant dans le rapport du Sous-comité du bâtiment et a appuyé sans réserve les propositions soumises dans ce document.
18. M. Blondel, membre travailleur, a remercié M. Chotard d'avoir présenté le rapport du Sous-comité du bâtiment. Il a voulu avoir l'assurance que des mesures ont été prises pour garantir que la construction d'Abidjan ne contiendra pas d'amiante.
19. M. Chotard, répondant à M. Blondel, a indiqué qu'il ne pouvait donner aucune garantie formelle, mais que le Service de contrôle venu de Genève aurait informé le Bureau s'il y avait eu utilisation d'amiante.
20. Le représentant du Directeur général (le Trésorier et contrôleur des finances) a confirmé la réponse de M. Chotard à la question soulevée par M. Blondel et a assuré ce dernier que le bâtiment original d'Abdijan a été entièrement démonté jusqu'à ce qu'il ne reste que la structure en ciment et en acier et qu'il n'y avait pas d'amiante. Il a de plus assuré la commission que tout serait fait pour qu'il ne soit pas utilisé d'amiante dans la construction de l'annexe.
21. M. Khurshid Ahmed a déclaré que, compte tenu du récent accident mortel intervenu sur le chantier du bureau d'Abidjan, il est à espérer que l'entrepreneur observera strictement les normes de l'OIT en matière de sécurité et de santé.
22. La commission recommande au Conseil d'administration:
- d'accepter la proposition relative au bureau d'Abidjan impliquant la construction de quatre étages de bureaux pour un coût supplémentaire de 165 000 dollars des Etats-Unis et de donner son accord pour que ce coût supplémentaire soit imputé sur le Fonds pour le bâtiment et le logement;
- d'approuver la proposition d'acheter le bâtiment de Bruxelles qu'occupe actuellement le bureau de liaison de l'OIT avec les Communautés européennes et le Bénélux et d'accepter que le coût de cet achat, soit 15 millions de francs belges (480 000 dollars des Etats-Unis), soit financé par le Fonds pour le bâtiment et le logement.
Prêt
pour le bâtiment du siège de l'OIT
(Quatrième question à l'ordre du jour)
23. La commission était saisie d'un document(7) expliquant que les autorités suisses ont décidé de supprimer l'intérêt sur le prêt accordé à l'OIT et d'uniformiser à 50 ans la durée de remboursement des prêts accordés aux organisations internationales. Le Directeur général a déjà remercié le gouvernement de la Suisse pour sa décision.
24. La commission recommande au Conseil d'administration de prier le Directeur général d'adresser les remerciements du Conseil au gouvernement de la Suisse pour sa généreuse décision.
Amendements
aux Règles de gestion financière
(Cinquième question à l'ordre du jour)
25. La commission était saisie d'un document(8) exposant les amendements proposés aux Règles de gestion financière de l'OIT.
26. Le Trésorier a expliqué que les amendements proposés sont motivés par trois raisons principales. D'abord, dans le cadre de la politique de partenariat actif, de plus larges pouvoirs doivent être accordés aux directeurs des bureaux extérieurs dans le contrôle et l'exécution des projets de coopération technique. Ils assument déjà la pleine responsabilité de la gestion de leur budget, mais l'engagement de toute autre dépense est subordonné à l'approbation du siège. Cette procédure est en train d'être décentralisée afin que les directeurs des bureaux extérieurs disposent de plus larges pouvoirs dans la gestion de leurs activités de coopération technique et puissent en être tenus responsables. Ils seraient également habilités à établir et réviser le budget des projets de coopération technique. Dans un souci de cohérence et en vue d'améliorer à la fois leur efficience et leur efficacité, il serait bon d'accorder aux directeurs de département du siège les mêmes pouvoirs dans la gestion de leur budget. A l'heure actuelle, le Bureau dispose d'une procédure fortement centralisée dans le cadre de laquelle tout engagement de dépense est approuvé par le Service du budget et des finances, mais l'application de la technologie informatique moderne permet de déléguer cette tâche aux directeurs de programme. Les systèmes informatiques permettront aux directeurs de programme d'effectuer toutes les vérifications élémentaires avant d'autoriser un engagement de dépense.
27. Le contrôle effectué à l'occasion de ces vérifications laisserait une trace, de sorte que les autorisations d'engagement pourraient par la suite être vérifiées par le Service du budget et des finances. Les autorisations exceptionnelles de dépenses sont automatiquement signalées au siège pour qu'il prenne les mesures nécessaires. Cette nouvelle procédure serait exposée dans des manuels d'instruction, et une formation spéciale serait dispensée aux fonctionnaires travaillant sur le terrain et renforcée par les visites de vérificateurs venus des bureaux régionaux ou du siège.
28. Le deuxième amendement vise à donner suite à une remarque du Commissaire aux comptes qui a fait observer que, même si les fonctions financières sont décentralisées vers les structures extérieures, le Trésorier demeure responsable devant le Directeur général de la gestion financière du Bureau et doit par conséquent conserver certains pouvoirs sur les transactions approuvées par les bureaux extérieurs. La phrase qu'il est proposé d'ajouter à la règle 1.40 prévoit que les fonctionnaires auxquels des pouvoirs ont ainsi été délégués sont responsables devant le Trésorier.
29. Le troisième amendement vise à donner suite à la recommandation faite par le Commissaire aux comptes visant la communication automatique de tous les cas de fraude ou de présomption de fraude au Commissaire aux comptes. Telle est déjà la pratique adoptée, mais l'amendement proposé la reconnaîtrait formellement.
30. M. Gray a fait part des inquiétudes que nourrissent les travailleurs quant à la capacité des directeurs de programme travaillant sur le terrain d'assumer ces responsabilités financières supplémentaires et au danger que le temps consacré à cette tâche ne détourne leur attention de travaux plus importants entrant dans le cadre des activités du programme. Le Bureau devra aussi veiller à ce que, lorsque les fonctionnaires responsables sont absents, ceux auxquels cette tâche a été déléguée soient correctement initiés à son exécution. Les travailleurs ont également demandé à être informés de la fréquence des rapports relatifs aux dépenses établis dans les bureaux extérieurs.
31. M. Marshall a exprimé les remerciements des employeurs pour le document établi par le Bureau et les observations du Trésorier. La délégation de pouvoirs s'inscrit dans la logique de la décentralisation, mais elle doit s'accompagner de l'obligation de rendre des comptes à des fins de contrôle. Les employeurs se félicitent d'apprendre qu'une formation appropriée sera dispensée aux fonctionnaires des services extérieurs et qu'elle sera renforcée par des visites de fonctionnaires chargés de la vérification interne des comptes. Ils estiment comme les travailleurs qu'il serait utile d'obtenir davantage d'informations sur la fréquence des rapports relatifs aux dépenses établis par les bureaux extérieurs. Tout compte fait, les responsabilités financières supplémentaires imposées aux directeurs de programme des services extérieurs ne devraient pas être trop lourdes et, si elles sont correctement assumées, elles peuvent leur ménager une plus grande marge de souplesse dans l'organisation de leur travail.
32. Répondant aux questions posées par les employeurs et les travailleurs, le Trésorier a déclaré que la plupart des directeurs des bureaux de zone préféreraient jouir d'une plus grande autonomie financière dans l'exécution de leurs programmes. Dans le cadre du nouveau système, ils économiseront le temps qu'ils passent à communiquer avec le siège, mais il est vrai que les tâches administratives leur prendront plus de temps. Il n'existe toutefois pas d'autre solution s'ils souhaitent disposer de plus larges pouvoirs dans la gestion de leurs programmes. Il s'agit de pouvoir compter sur le soutien de fonctionnaires compétents, et les programmes de formation auront pour objet d'accroître l'efficacité du personnel administratif local. Lorsque les directeurs des bureaux seront absents, ils devront déléguer leurs pouvoirs mais, conformément à la pratique habituelle, ils seront tenus pour responsables en cas de problème. Chaque bureau extérieur rendra compte de ses propres opérations et présentera chaque mois un bilan de ses activités de coopération technique au bureau régional à des fins de vérification, de manière que les dépenses soient vérifiées au cours du mois qui suit leur engagement. Les rapports exceptionnels établis sur ordinateur seront instantanément transmis au siège.
33. La commission recommande au Conseil d'administration d'approuver les amendements aux Règles de gestion financière présentés dans l'annexe I au présent rapport.
Centre
international de formation de l'OIT, Turin
(Sixième question à l'ordre du jour)
34. La commission était saisie des documents soumis à la 58e session du Conseil du Centre, ainsi que du rapport sur cette session.
35. Mme Sasso-Mazzufferi, s'exprimant au nom des membres employeurs, a souligné la clarté, la précision et la qualité de la rédaction du rapport du Centre de Turin. L'année 1995 a été très positive. Le nombre des participants aux activités du Centre s'est accru, et l'on s'attend à ce qu'il s'accroisse encore en 1996 et en 1997. La participation tripartite s'est améliorée et les programmes pour les employeurs ont donné de bons résultats.
36. Les relations avec ACT/EMP et avec les organisations d'employeurs se sont consolidées et l'on prévoit une participation accrue des employeurs aux activités bipartites et tripartites à l'avenir. L'image et la réputation du Centre sont excellentes et, comme ses services sont compétitifs, il a réussi à équilibrer son budget, la majeure partie de ses revenus provenant des cours de formation. Il faut également se réjouir de la création au Centre de Turin de l'Ecole des cadres des Nations Unies, qui s'autofinance et qui participera à la formation du personnel des Nations Unies.
37. Cependant, le groupe des employeurs s'inquiète de la diminution des fonds mis à la disposition du Centre par le PNUD et de la réduction des programmes destinés à certaines régions, comme l'Amérique latine, les Caraïbes et l'Asie. Ces régions ont des besoins énormes en matière de formation, et le groupe des employeurs espérait que des mesures seraient prises pour remédier à la situation. Le groupe des employeurs a également souligné les efforts réalisés pour améliorer le système d'information de gestion et la normalisation comptable, d'une part, ainsi que la nécessité d'encourager la délocalisation des programmes de formation.
38. L'oratrice a de nouveau exprimé sa gratitude au gouvernement de l'Italie, à la ville de Turin, à la région du Piémont, ainsi qu'aux gouvernements de la France et de la Suisse pour le soutien constant qu'ils apportent au Centre.
39. A propos de la question du temps limité dont dispose le groupe des employeurs pour étudier le rapport du Centre et en débattre, on a estimé qu'une réunion d'une heure ne suffit pas et demandé que la réunion du groupe des employeurs ait lieu, à l'avenir, la veille de session du Conseil du Centre de Turin.
40. Le groupe des employeurs a appuyé le point appelant une décision figurant au paragraphe 4 du document GB.267/PFA/6/2.
41. M. Agyei, s'exprimant au nom des membres travailleurs, s'est félicité de la clarté du rapport du Centre et a lancé un appel en faveur d'un renforcement du soutien des donateurs à ses activités, afin de compenser la réduction du financement du PNUD. Le Centre devrait faciliter la participation des travailleurs aux programmes du système des Nations Unies et ces programmes devraient continuer de faire l'objet d'un compte séparé. Il devrait également mener à bien des programmes bipartites, portant notamment sur le renforcement des capacités de gestion, auxquels les travailleurs devraient avoir accès.
42. Les documents du Centre devraient être disponibles plus tôt afin que les délégués aient davantage de temps pour les examiner et en débattre.
43. Le groupe des travailleurs a appuyé le point appelant une décision figurant au paragraphe 4 du document GB.267/PFA/6/2.
44. Le représentant du gouvernement de la France a déclaré appuyer le point appelant une décision figurant au paragraphe 4 du document GB.267/PFA/6/2. Il a constaté avec plaisir que les doutes qui planaient sur le Centre par le passé ont fait place à une totale confiance et que, grâce aux efforts déployés par le directeur du Centre, sa participation à la formation du personnel des Nations Unies ne pourra qu'améliorer l'image de l'OIT au sein du système.
45. La représentante du gouvernement des Etats-Unis s'est associée aux observations du représentant du gouvernement de la France, et elle s'est félicitée du rapport du Centre. Elle a également appuyé le point appelant une décision figurant au paragraphe 4 du document GB.267/PFA/6/2. Elle s'est réjouie de noter le projet d'Ecole des cadres des Nations Unies et a déclaré s'attendre à ce que cette initiative donne de bons résultats dans tout le système des Nations Unies. Elle a félicité le Centre pour la compétitivité dont il continue de faire preuve.
46. Le représentant du gouvernement de l'Italie a noté avec satisfaction que le Centre jouit désormais d'une excellente image au sein du système des Nations Unies pour ce qui est des activités de formation.
47. La représentante du gouvernement de l'Egypte a exprimé son soutien au Centre et aux efforts qu'il déploie pour développer son autosuffisance et sa compétitivité sur le plan international. Il faut espérer que le Centre conservera, pour les programmes qu'il finance lui-même, sa compétitivité sur la scène internationale. On ne peut que se réjouir des efforts qu'il déploie pour diversifier ses sources de revenu, ainsi que du projet d'Ecole des cadres des Nations Unies. Le soutien financier constant du gouvernement de l'Italie est aussi très apprécié, et le plan financier triennal adopté par le Centre devrait contribuer au renforcement de ses programmes de formation.
48. La mise en uvre d'activités de formation sur le terrain constitue une nouvelle expérience pour le Centre, et il faut espérer un accroissement de la participation des pays africains et arabes à ces activités. L'oratrice s'est aussi félicitée de la participation accrue des femmes aux activités du Centre.
49. Le représentant du gouvernement du Chili s'est associé aux commentaires des orateurs précédents et aux remerciements qu'ils ont adressés, notamment les représentants des gouvernements de la France et des Etats-Unis. Les travaux effectués par le Centre sont très appréciés.
50. Le représentant du gouvernement de la Chine a félicité le directeur et le personnel du Centre des résultats positifs obtenus par ce dernier. Il a également remercié les donateurs, notamment le gouvernement italien, et recommandé que le Bureau alloue davantage de fonds aux activités du Centre, qui sont extrêmement utiles pour les pays en développement et pour le tripartisme en général.
51. Le représentant du gouvernement de l'Inde a félicité le secrétariat du Centre pour le rapport très complet et détaillé qu'il a établi, ainsi que le directeur et le personnel du Centre pour les activités qu'ils ont menées à bien avec succès en 1995 et en 1996. Il a également remercié le gouvernement de l'Italie pour le soutien constant qu'il apporte au Centre.
52. Le Centre a largement contribué à l'amélioration de la qualité de la formation professionnelle dans plusieurs pays, et il devrait se concentrer sur ce type d'activités à l'avenir, sans essayer d'en distraire ses ressources limitées.
53. La région de l'Asie et du Pacifique est la plus importante du point de vue de la population et elle est confrontée à de graves problèmes liés à la pauvreté, au chômage et au sous-développement. Il conviendrait donc de lui accorder une attention particulière et de déployer des efforts pour y accroître le volume des activités du Centre, et pour élaborer des programmes répondant aux besoins spécifiques de certains pays qui se sont lancés dans des réformes économiques, la libéralisation des échanges et l'ajustement structurel.
54. La commission recommande que le Conseil d'administration approuve les amendements au Règlement financier du Centre, tels qu'ils sont proposés dans le document CC/58/6/6 (annexe II du document GB.267/PFA/6/2), sous réserve des observations que le Conseil d'administration pourrait faire.
Evaluation des réformes apportées
au fonctionnement
de la Conférence internationale du Travail
(Septième question à l'ordre du jour)
55. La commission était saisie d'un document(9) présentant des informations sur les réformes apportées au fonctionnement de la session de 1996 de la Conférence internationale du Travail.
56. M. Gray a indiqué que les travailleurs sont préoccupés des effets que la réduction d'un jour de la durée de la Conférence a eus sur les travaux de la Commission de l'application des conventions et recommandations. Il serait utile, avant de prendre la décision de raccourcir définitivement la Conférence d'un jour, de disposer à la prochaine session du Conseil d'administration d'un document indiquant de quelle façon les travaux de cette commission ont été restructurés. Les travailleurs sont résolument d'avis que le compte rendu provisoire devrait être rétabli, et ils demandent qu'on leur explique pourquoi les économies entraînées par sa non-parution sont maintenant estimées à 481 000 dollars, alors qu'à l'origine, lors de sa suppression, elles étaient de 87 000 dollars. La principale raison militant en faveur d'un rétablissement de ce compte rendu est que nombre de petites délégations ne sont pas en mesure de suivre les débats des séances plénières lorsque leurs membres participent au travail en commission. La réduction à cinq minutes du temps de parole se justifie parfaitement, et elle devrait être maintenue. La Conférence annuelle n'est pas une activité que l'on peut réduire sans fin pour faire des économies et, bien que les réformes aient permis d'économiser 887 000 dollars cette année, il ne faut pas voir là une source d'économies permanente. Les travailleurs feront d'autres observations à un stade ultérieur de la discussion.
57. M. Marshall, s'exprimant au nom des membres employeurs, a rappelé que la Conférence est l'autorité suprême de l'OIT et que la recherche d'économies ne doit pas porter atteinte à la qualité de ses travaux. Il a dit partager l'avis de l'orateur précédent selon lequel il serait utile, avant de prendre une décision définitive sur la durée de la Conférence, de disposer d'un document sur les modalités de la rationalisation des travaux de la Commission de l'application des conventions et des recommandations.
58. Les employeurs sont d'accord pour qu'on maintienne à cinq minutes la limitation du temps de parole parce que cela permet de réaliser de précieuses économies et qu'il s'agit là d'une saine discipline, propre à améliorer la qualité des débats. Les employeurs sont également favorables à ce qu'on garde une semaine pour les discussions en plénière et sont fermement convaincus que toute limitation imposée aux rapports du bureau de la commission devrait être précédée d'un débat approfondi. En ce qui concerne la suppression du compte rendu provisoire, il n'y a pas de raison que les résultats d'un vote enregistré ne puissent être connus immédiatement, comme pour la Conférence maritime. Il en va de même pour la réponse du Directeur général. Il s'agit là d'économies substantielles qu'il faut maintenir, encore que, étant donné le coût relativement faible que cela entraînerait, il n'y aurait pas d'obstacle à distribuer sur demande aux délégués la copie du discours original.
59. Les communications entre délégués constituent un aspect important des activités de la Conférence, et le Bureau devrait chercher des solutions novatrices et économiques aux difficultés de traduction. La réduction du nombre d'exemplaires des rapports de conférence distribués gratuitement ne produit que de modestes économies, mais il faut malgré tout la maintenir. Les employeurs sont conscients des conditions difficiles dans lesquelles le Bureau travaille durant la Conférence, mais l'on devrait quand même disposer d'un temps suffisant pour planifier et discuter l'examen des rapports de commission. Les employeurs approuvent la proposition tendant à déléguer à la Commission de proposition l'approbation des changements apportés à la composition des commissions qui ne prêtent pas à controverse.
60. Le représentant du gouvernement de l'Espagne s'est félicité du document du Bureau, qui traite d'une question fondamentale, le fonctionnement futur de la Conférence internationale du Travail, laquelle est l'autorité suprême de l'OIT. Le raccourcissement d'un jour de la durée de la Conférence, qui a permis de réaliser de précieuses économies, devrait être maintenu, mais il serait faux de croire que l'expérience de la Conférence maritime peut être étendue à la Conférence internationale du Travail, car la première ne comporte pas d'examen d'un rapport du Directeur général.
61. La réduction à cinq minutes du temps de parole a donné des résultats probants, et il convient de la maintenir. La discussion du rapport du Directeur général et de celui du Président du Conseil d'administration fait partie des travaux essentiels de la Conférence, et ces rapports comprennent des informations d'une extrême importance. Les résultats de la discussion en plénière de ces rapports doivent donc être dûment diffusés.
62. L'intervenant ne peut appuyer l'abolition du compte rendu provisoire, car peu de délégations, surtout les plus petites, peuvent se permettre le luxe d'affecter en permanence un de leurs délégués à la séance plénière. La proposition visant à distribuer des photocopies du texte des discours n'est pas une solution satisfaisante. Un compromis raisonnable pourrait consister à réduire les tirages en distribuant les textes dans les casiers des délégués au lieu de les distribuer au comptoir, ou à en établir une version résumée. Le compte rendu définitif devrait être imprimé rapidement. Il faut inciter le Bureau à continuer à rechercher des économies, tout en veillant à ce que les réformes ne nuisent pas au bon fonctionnement de la Conférence.
63. Le représentant du gouvernement de la République de Corée s'est également félicité du document du Bureau et a souligné qu'il serait utile de continuer à publier un résumé des principales interventions après la Conférence. Il ressort des observations faites à la 83e session de la Conférence internationale du Travail en juin 1996 que de nombreux délégués sont réservés quant au choix du moment de la discussion en séance plénière, et il n'apparaît pas avec évidence que les économies réalisées justifient les graves désagréments que cela leur occasionne. Il conviendrait d'examiner cette question une nouvelle fois avant de prendre une décision définitive.
64. Le représentant du gouvernement de l'Autriche a estimé qu'un certain nombre de mesures de réforme ont fait la preuve de leur utilité et ont permis de réaliser des économies considérables. Cependant, écourter le temps de parole pendant la discussion du rapport du Directeur général ne s'est pas révélé utile car soit les discours ont été prononcés à vive allure, soit ils n'ont fait que survoler le sujet. En un temps aussi bref, il est très difficile d'aborder des thèmes importants. Les séances plénières donnent aux délégués la possibilité d'évoquer des questions qui revêtent une importance particulière pour les représentants des pays. Du fait de la non-parution du compte rendu provisoire, les délégués occupés à d'autres activités et n'étant pas en mesure de participer aux séances plénières n'ont pas toujours pu prendre connaissance de certaines des allocutions importantes. Même si les délégués qui prennent part aux séances plénières sont peu nombreux, celles-ci constituent un lieu central de réunion. Toutefois, il est également vrai que les économies réalisées en réduisant le nombre des séances plénières n'auraient probablement pas pu être obtenues d'une autre manière. L'intervenant a approuvé la proposition tendant à confier à la Commission de proposition la responsabilité de modifier la composition des commissions.
65. Le représentant du gouvernement de l'Allemagne a souscrit aux propositions présentées dans le rapport, et souligné qu'il convient de bien réfléchir avant d'émettre des critiques sur les diverses mesures proposées. Réduire le temps de parole est au fond une bonne chose mais cette mesure ne doit pas être appliquée automatiquement. La Conférence maritime a montré qu'en général les nouvelles mesures fonctionnent et qu'elles ont permis aux délégués de mieux se consacrer à leurs travaux. Néanmoins, comme les membres employeurs l'ont suggéré, davantage de temps devrait être accordé à l'examen des rapports de commission. La question du compte rendu provisoire est délicate. Il ne faut pas revenir sur les mesures déjà prises, mais tout nouveau changement doit être introduit avec prudence.
66. La représentante du gouvernement du Royaume-Uni a estimé que, bien que les mesures introduites pour la session de 1996 de la Conférence internationale du Travail soient imputables à des difficultés financières, elles valaient la peine d'être prises, surtout en ce qui concerne le temps de parole imposé en séance plénière. Les mesures proposées au paragraphe 12 traitent de façon effective les principales préoccupations exprimées par les délégués pendant la session de 1996 de la Conférence, et l'oratrice a adhéré sans réserve aux propositions du Bureau selon lesquelles ces réformes doivent être maintenues. Le Bureau devrait être incité à envisager des améliorations à plus long terme des modalités, de l'organisation et de la promotion de la Conférence qui est, pour le public, l'aspect le plus visible des activités de l'OIT et constitue un événement notable dans le calendrier international. Il existe d'amples possibilités de renforcer sa capacité de promouvoir l'OIT afin qu'elle suscite un maximum de publicité favorable. La Conférence devrait être placée au centre de la stratégie publicitaire que le Bureau élabore actuellement. Il est à espérer que le document qui sera présenté à la prochaine session du Conseil d'administration contiendra des suggestions sur le renforcement de la capacité promotionnelle de la Conférence. L'oratrice a déclaré appuyer sans réserve les points appelant une décision.
67. Le représentant du gouvernement de la Finlande a estimé que, si les changements mis en uvre ont soulevé quelques problèmes, ces derniers ont pu être facilement résolus. Par exemple, les contraintes de temps ont eu pour effet d'écourter le temps dévolu aux travaux des commissions, ce qui a conduit à augmenter le nombre de groupes de travail, démarche qui, elle, risque de nuire à la transparence des travaux préparatoires. On pourrait se demander si la distribution limitée des publications, qui a représenté de faibles économies, est utile par rapport à la nécessité de faire davantage de publicité. Dès lors que le compte rendu provisoire est publié à une date ultérieure, il devient difficile d'obtenir des informations en temps utile sur ce qui se produit en plénière. Cependant, pour autant que les discours soient disponibles comme il est proposé au paragraphe 12, le gouvernement de la Finlande est en mesure de soutenir les propositions formulées au paragraphe 16.
68. La représentante du gouvernement du Canada a accueilli favorablement les propositions figurant dans le document et souscrit aux remarques formulées par la représentante du gouvernement du Royaume-Uni. Son gouvernement approuve les recommandations faites au paragraphe 16. L'intervenante a estimé, comme les membres employeurs, que la limitation du temps de parole constituait une bonne discipline et qu'il serait utile d'étendre cette mesure aux discours relatifs à la présentation et à la discussion des rapports de commission, parce qu'il est normal que les membres des commissions soient soumis aux mêmes restrictions que les ministres. Les procédures décrites au paragraphe 6 sont incommodes et risquent de prendre autant de temps que celui qui est épargné par l'écourtement des discours. L'intervenante a demandé au Bureau d'examiner la suggestion et d'y répondre. Peut-être serait-il préférable de prendre une décision générale au début de la Conférence afin de limiter l'ensemble des discours. L'intervenante a dit comprendre l'importance accordée à des changements qui permettront d'améliorer l'efficacité et de réaliser des économies, mais elle a estimé que le moment est venu d'envisager de plus vastes réformes de la Conférence. Outre les suggestions avancées par les membres employeurs et les membres travailleurs sur l'analyse des rapports de commission et celles qui ont été formulées par la représentante du gouvernement du Royaume-Uni, d'autres questions devraient aussi être abordées concernant le lien entre le débat à la Conférence et les travaux du Conseil d'administration, les moyens de rendre la Conférence plus attrayante pour les ministres et pour le public et la façon d'organiser les travaux de la Conférence de telle sorte que les activités de l'Organisation soient mieux gérées.
69. Le représentant du gouvernement de la France a fait part de son soutien aux propositions du document, à l'exception de celle concernant le compte rendu provisoire. La création d'un secrétariat qui fournirait les copies des discours ne résoudrait pas le problème, car ce qu'on souhaite savoir avant tout, c'est si l'un de ces discours est intéressant. Les retards constituent un autre problème, et il serait de l'intérêt même de l'OIT de rétablir le compte rendu provisoire. Ceux qui ont pour tâche de faire rapport au gouvernement, ou même aux médias, constateront que l'intérêt pour les travaux à la Conférence aurait disparu après un mois ou deux. Par ailleurs, le montant d'économies indiqué, à savoir 481 000 dollars, semble élevé. Comme on continue à effectuer les transcriptions, les traductions et d'impression, cette économie de 481 000 dollars ne peut provenir que de la rapidité avec laquelle on fait le travail. Cependant, même si ce chiffre est exact, le compte rendu provisoire devrait être rétabli, et l'on devrait chercher à faire des économies ailleurs.
70. Le représentant du gouvernement du Panama a rappelé que c'est la crise financière de l'OIT qui a été à l'origine des mesures décrites dans le document. La situation financière demeure difficile, et les ajustements qui ont été faits devraient donc être maintenus jusqu'à ce que la situation change. L'intervenant a déclaré approuver les points énumérés au paragraphe 1, à l'exception de la réduction du nombre d'exemplaires du compte rendu provisoire qui sont distribués. Il faudrait que chaque délégation dispose d'un maximum de trois exemplaires, afin que la délégation gouvernementale et les délégations de travailleurs et d'employeurs disposent des informations nécessaires. Cette mesure ne devrait pas être trop onéreuse.
71. M. Blondel (membre travailleur) a demandé si le Bureau a bien l'intention de faire payer les copies des discours qu'il fournit. Si c'est le cas, il serait plus simple d'autoriser les délégués à distribuer leur discours eux-mêmes. L'intervenant n'admet pas que le secrétariat gagne de l'argent en publiant ses discours. Au sujet du paragraphe 13, il a demandé qu'on explique comment, si le rapport devait être publié en tout état de cause, on pourrait faire des économies sans passer par les services de transcription. Ce rapport, qui est largement distribué, a en outre une valeur éducative, et il est dommage de restreindre sa diffusion, comme on l'a fait à la session de 1996 de la Conférence. Le Bureau a déjà réalisé des économies considérables, et il est temps de passer à autre chose. Le groupe de travail sur la réforme de la Conférence a décidé à l'unanimité d'affecter certaines économies à l'amélioration de la représentation de certaines délégations à la Conférence en finançant les frais de déplacement et de séjour de certains délégués. Les économies ayant été faites, on devrait pouvoir prendre une décision à ce sujet.
72. La représentante du gouvernement du Pakistan a déclaré que celui-ci est satisfait des efforts faits par le Bureau pour réduire les dépenses. Bien qu'un temps de parole de cinq minutes soit trop court pour que certains ministres puissent faire leur déclaration, cela donne à chacun suffisamment de temps pour dire quelque chose de concret. En ce qui concerne la question du compte rendu provisoire, elle estime que le problème soulevé par le représentant du gouvernement de l'Espagne, à savoir que les délégations ne peuvent participer à toutes les réunions et ont besoin du compte rendu provisoire, pourrait être résolu par des méthodes plus novatrices. Le Bureau pourrait, par exemple, examiner la possibilité de télécharger les déclarations sur Internet et de mettre des ordinateurs à la disposition des délégués, qui pourraient alors les rapatrier. Une autre méthode, particulièrement utile pour les missions et les délégués qui ne peuvent pas participer aux réunions, consisterait à offrir un service en direct qui permettrait aux intéressés d'écouter les discours. Pour ce qui est de la traduction du compte rendu provisoire, il convient de rappeler que le but de la proposition est de réduire les dépenses, et non d'exclure les délégués qui ont du mal à lire les discours dans telle ou telle langue. Les déclarations pourraient être téléchargées sur Internet dans la langue originale, ou encore on pourrait fournir un résumé provisoire succinct ainsi que des exemplaires de certains discours, comme suggéré au paragraphe 12. Il serait bon d'obtenir des précisions du Bureau sur les incidences exactes des mesures présentées dans le point appelant une décision.
73. M. Anand (membre employeur) a suggéré, à propos du paragraphe 5 où il est dit que la durée moyenne des discours représente finalement 65 pour cent de celle des discours prononcés en 1995, que ce chiffre soit calculé par groupe de manière à ce que les vice-présidents puissent veiller au maintien de la discipline dans leur groupe respectif. L'expérience montre que, si la règle de la limitation du temps de parole est ignorée, la durée des discours s'allonge jusqu'à rattraper la durée des discours prononcés antérieurement.
74. Le représentant du gouvernement de l'Italie s'est déclaré satisfait du document et prêt à l'accepter tel quel. Les principaux problèmes soulevés par les Membres concernent les suggestions relatives au compte rendu provisoire faites au paragraphe 12. Il est clair que la proposition visant à mettre sur pied un secrétariat où les délégués pourraient obtenir des exemplaires de certains discours ne jouit d'aucune faveur. Peut-être pourrait-on trouver un moyen moins coûteux, autre que l'impression, pour distribuer le texte des documents. Idéalement, le compte rendu final devrait être publié immédiatement.
75. La représentante du gouvernement des Etats-Unis a complimenté le Bureau pour la qualité du document et appuyé le maintien de la décision prévoyant de réduire la durée de la Conférence d'un jour et de limiter le temps de parole. Elle a souscrit également aux observations faites par la représentante du gouvernement du Royaume-Uni au sujet de l'inclusion de la Conférence dans les stratégies promotionnelles de l'OIT.
76. On peut trouver des solutions technologiques à certains des problèmes soulevés, et les suggestions faites par la représentante du gouvernement du Pakistan devraient être soigneusement examinées. On pourrait certainement avoir recours à l'informatisation pour assurer l'accès aux déclarations des délégués et l'idée d'un service en ligne directe pour les missions est excellente. La traduction étant coûteuse parce qu'elle doit être faite rapidement et que les traducteurs doivent souvent effectuer des heures supplémentaires, peut-être pourrait-on transmettre les documents par voie électronique aux régions où le décalage horaire permettrait d'effectuer les traductions pendant la nuit. L'intervenante a déclaré appuyer le point appelant une décision.
77. Le représentant du gouvernement de la Fédération de Russie s'est déclaré favorable aux efforts qui sont faits pour réduire les dépenses de fonctionnement de la Conférence internationale du Travail. Réduire la durée de la Conférence d'un jour, limiter le temps de parole, limiter à une semaine la discussion des rapports du Directeur général et du Président du Conseil d'administration, retarder la publication du compte rendu provisoire et distribuer gratuitement les rapports de la Conférence de manière sélective sont de bonnes idées, qui ont permis de faire des économies considérables. L'orateur n'a rien à redire à l'adoption des recommandations faites au paragraphe 16, et il approuve la suggestion faite au paragraphe 6 d'étendre la limitation du temps de parole à la discussion des rapports de commission, et ce dès la session de la Conférence de 1997.
78. Au nom des membres travailleurs, M. Gray a souligné que M. Blondel a déclaré que les économies devraient être utilisées pour aider certains délégués à participer à la Conférence. Il a demandé ce qu'il en était de l'idée de faire payer une redevance aux ONG qui participent à la Conférence. Les membres travailleurs ne voudront pas appliquer la même limitation du temps de parole à la discussion des rapports de commission, parce qu'il existe déjà un mécanisme approprié qui permet de limiter le temps de parole si nécessaire. L'intervenant a demandé ce que cela rapporterait de se passer des services de transcription pour la Commission de l'application des normes. Les membres travailleurs n'ont pas d'objection à ce que la Commission de proposition décide de la composition des commissions.
79. Le représentant du gouvernement de la Suède a regretté la disparition du compte rendu provisoire, dont la publication devrait à son avis être rétablie. La limitation du temps de parole en général est acceptable, mais elle ne devrait pas s'appliquer à la discussion des travaux des commissions. Si les commissions disposent d'un temps insuffisant, la qualité de leur travail s'en ressentira: il n'y aura pas assez de temps pour tenir des discussions sérieuses, non plus que pour écouter les arguments et les explications des uns et des autres. Le rythme des travaux des commissions techniques ne devra pas être accéléré d'une manière telle que les décisions ne soient acquises que par le vote. Par ailleurs, si les commissions techniques, qui sont chargées d'élaborer de nouveaux instruments et de procéder à des discussions générales, disposent de moins de temps, on pourrait créer des groupes de travail qui ne feraient participer que très peu de monde aux travaux de la commission.
80. M. Marshall, s'exprimant au nom des membres employeurs, a souligné qu'il faut se garder de compromettre les économies considérables réalisées par la non-parution du compte rendu provisoire. L'essentiel de ces économies provient des coûts de composition de l'impression et des heures de travail (la longueur du tirage étant un élément de coût relativement faible et ne devant pas être considéré comme important). Les membres employeurs proposent que les mesures préconisées au paragraphe 12 soient acceptées pour la session de 1997 de la Conférence, afin de pouvoir juger leurs résultats concrets, tout en gardant à l'esprit la nécessité d'envisager des solutions novatrices pour l'avenir. Il n'y a pas lieu d'imposer des limites de temps pour les rapports de commission à la Conférence. Il existe déjà des procédures adéquates si des contraintes de temps se font sentir. Les rapports des commissions techniques sont essentiels, et il importe que l'ensemble de la Conférence en prenne connaissance pour que les délégués soient à même de voter en connaissance de cause.
81. M. Gray, s'exprimant au nom des membres travailleurs, a demandé de nouveau qu'on explique comment le Bureau a pu estimer les économies à 481 000 dollars, alors que l'estimation précédente était de 89 000 dollars.
82. La représentante du gouvernement de l'Argentine a estimé que les solutions de remplacement du compte rendu provisoire proposées au paragraphe 12 sont valables, mais qu'on pourrait les améliorer en analysant les différentes observations qui ont été faites. Compte tenu de l'expérience acquise lors de la session de 1996 de la Conférence internationale du Travail et de l'ampleur des économies réalisées, elle appuie le point appelant une décision.
83. Le Directeur du Département des relations et réunions, répondant aux questions portant sur le montant des économies réalisées au sujet du compte rendu provisoire, a expliqué que le chiffre de 481 000 dollars représente le montant des économies faites en 1996 par rapport aux dépenses de 1995. La ventilation détaillée de ce chiffre est disponible sur demande. La forte différence entre le montant effectif des économies et celui des estimations effectuées en 1995, lesquelles ont été calculées très rapidement, tient essentiellement au coût du personnel extérieur normalement recruté pour la Conférence. Grâce à une réorganisation du travail, il est devenu possible de ne recruter aucun collaborateur extérieur pour les tâches liées à la parution du compte rendu provisoire. La transcription, par exemple, a été entièrement assurée par le personnel du Bureau, et cette mesure, à elle seule, a permis d'éviter d'engager 30 personnes. Le recrutement extérieur a également été suspendu pour la traduction, la révision, la correction d'épreuves et la distribution. Au moment où les estimations ont été faites, des mesures aussi radicales n'avaient pas été envisagées car elles étaient considérées comme pouvant être très risquées. Comme le Bureau était aux prises avec des problèmes financiers durables, le risque a été pris et tout s'est bien passé, d'où les économies importantes indiquées.
84. En réponse à la question de M. Blondel sur l'économie de 85 000 dollars afférente à la transcription du rapport de la Commission de l'application des normes, l'intervenant a déclaré que cette économie ne portera pas atteinte au service ou à la qualité du produit final. Les tâches ont été réorganisées de manière que le rapport puisse être rédigé par les secrétaires de commission sans avoir recours à la transcription. La transcription visait à faciliter la tâche de ces secrétaires -- qui travaillent sous pression -- en leur indiquant ce qu'ont déclaré les délégués. Dorénavant, on fera seulement appel à des secrétaires très expérimentés, capables de faire un travail d'aussi bonne qualité sans s'appuyer sur la transcription.
85. Par ailleurs, l'intervenant a rassuré M. Blondel sur le fait qu'il n'est pas question de faire payer les photocopies des discours des délégués à la Conférence. Le Bureau a envisagé de diffuser ces discours par Internet, mais ce n'est malheureusement pas possible, car ils ne lui sont pas communiqués sous forme électronique. Le Bureau a testé le lecteur (scanner), mais celui-ci n'est guère rapide et, s'il est capable de lire des textes, il ne peut utiliser des textes manuscrits ou annotés. Toutefois, le Bureau continuera à étudier cette possibilité. Si les délégués pouvaient fournir au Bureau des exemplaires électroniques ou dactylographiés de leurs discours et de leurs traductions, on pourrait peut-être alors fournir aisément un service sur Internet. On a également testé la traduction électronique, mais ce procédé n'est pas encore utilisable. On envisagera aussi d'autres solutions techniques.
86. En ce qui concerne la demande tendant à ce que les résultats des votes et le discours du Directeur général soient publiés durant la session, l'intervenant est heureux d'annoncer que les résultats obtenus à la Conférence maritime sont tout à fait concluants: le résultat des sept votes qui s'y sont tenus a été connu au bout d'une heure, et le rapport du Directeur général a été distribué le lendemain matin. Au sujet d'une redevance imposée aux ONG pour participer à la Conférence, l'intervenant a indiqué qu'elle a en fait été remplacée par la décision de faire payer aux ONG les rapports de conférence.
87. Le président, résumant les débats, a rappelé à la commission que la session de 1996 de la Conférence a été un test. Sans doute les propositions faites dans le document du Bureau ne satisfont-elles pas tout le monde, mais il ressort clairement de l'exposé du directeur du Département des relations et réunions que l'on continuera à chercher des solutions novatrices aux problèmes qui se posent. Les propositions du document du Bureau pourront donc être expérimentées en 1997, étant entendu que le Bureau tiendra compte des observations et suggestions faites par les membres du Conseil d'administration.
88. M. Gray a confirmé que, si l'on doit élaborer pour mars 1997 un document sur la Commission de l'application des conventions et recommandations, les membres travailleurs accepteront la suggestion du président tendant à donner à ces propositions un caractère expérimental.
89. Le président, répondant à une demande de M. Blondel tendant à savoir si certaines des économies pourraient servir au financement de la participation de certaines délégations à la Conférence, lui a indiqué qu'il n'est pas possible d'examiner cette question maintenant, mais qu'on pourrait le faire lors d'une future session.
90. La commission recommande au Conseil d'administration que:
- toutes les mesures qu'il a adoptées à sa 264e session (novembre 1995) soient maintenues à la 85e session (juin 1997) de la Conférence, étant entendu que les services mentionnés au paragraphe 12 du présent document(10), ainsi que tout autre service qui pourrait être identifié par le Bureau, seront inaugurés au cours de la même session;
- le pouvoir d'approuver les modifications ne prêtant pas à controverse de la composition des commissions soit délégué à la Commission de proposition.
Autres
questions financières et questions générales
(Neuvième question à l'ordre du jour)
91. La commission était saisie d'un document(11) sur la fonction du contrôle interne de l'OIT qui propose un certain nombre d'amendements aux Règles de gestion financière et au Statut du personnel.
92. M. Marshall, s'exprimant au nom du groupe des employeurs, a déclaré que la question de la fonction du contrôle interne a été discutée par le Conseil d'administration à diverses reprises. Les propositions contenues dans le document ont certes été approuvées, mais il serait peut-être plus approprié, d'un point de vue structurel, que le Vérificateur intérieur en chef des comptes relève directement du Directeur général, comme il est d'usage dans les grandes organisations modernes..
93. M. Gray, s'exprimant au nom des membres travailleurs, a tenu à préciser que les changements proposés dans la fonction du contrôle interne, qui sont appuyés sans réserve, ne devraient pas être interprétés comme exprimant un manque de confiance ou un mécontentement quelconque concernant les résultats antérieurs, mais qu'ils ont été opérés pour suivre les procédures mises en place dans tout le système des Nations Unies.
94. Le représentant du gouvernement de l'Allemagne a aussi appuyé les propositions soumises à la commission, mais a ajouté que le Vérificateur intérieur en chef des comptes, hormis pour son rapport annuel, ne devrait approcher le Conseil d'administration que dans des situations exceptionnelles.
95. Le représentant du gouvernement du Japon a demandé des éclaircissements sur les tâches spécifiques du Vérificateur intérieur en chef des comptes par rapport aux fonctions de vérification et d'évaluation actuellement existantes dans l'Organisation. Il a aussi demandé des précisions sur la relation entre le Vérificateur intérieur en chef des comptes et le Commissaire aux comptes puisqu'ils font tous deux rapport au Conseil d'administration. Il convient de veiller à éviter un chevauchement inutile des fonctions.
96. Le représentant du gouvernement de la Turquie a appuyé les propositions de renforcement du contrôle interne. Les changements proposés devraient permettre de mieux réaliser les objectifs de cette fonction.
97. La représentante du gouvernement du Canada s'est félicitée du document et de la possibilité de discuter de la question du contrôle interne au sein du Conseil d'administration, car son gouvernement attache une grande importance à la nécessité de disposer de systèmes de contrôle interne solides. Les responsabilités concernant le contrôle interne et la vérification externe des comptes doivent être clairement définies. Le contrôle interne fait partie d'un système qui prévoit aussi un bon contrôle financier, une vérification externe des comptes et une stratégie efficace d'élaboration du budget qui concourent à protéger l'Organisation contre les fraudes, la mauvaise gestion et le gaspillage des ressources. L'introduction de toute nouvelle proposition ne devrait pas donner lieu à un chevauchement des responsabilités entre le contrôle interne et la vérification extérieure. La responsabilité principale pour l'établissement de rapports -- qui, dans le cas de la vérification interne des comptes, consiste à rendre compte au chef de l'organisation et, dans le cas de la vérification externe des comptes, à l'organe législatif -- doit être respectée. Le meilleur moyen de garantir l'efficience et de limiter le gaspillage et les risques de mauvaise gestion est de faire appel à des systèmes de planification des programmes reposant sur des objectifs clairs, une responsabilité de gestion au regard des résultats, la transparence dans la présentation des informations, de solides mécanismes d'évaluation et de bonnes pratiques en matière de recrutement et de formation du personnel. Le gouvernement du Canada a fermement soutenu la nouvelle orientation vers une élaboration stratégique du budget, telle qu'elle est présentée dans le document examiné auparavant par la commission, mais d'autres instruments comme le contrôle interne et la vérification externe des comptes devraient aussi être utilisés de manière efficace.
98. L'amendement aux Règles de gestion financière permettant au Vérificateur intérieur des comptes de signaler tout cas de fraude au Commissaire aux comptes est satisfaisant mais, pour aller plus loin dans cette initiative, il est proposé de demander au Commissaire aux comptes de faire des propositions sur deux questions lors de la session de mars du Conseil d'administration: la première est celle de savoir comment régler la question de la connaissance des fraudes et de la vulnérabilité de l'Organisation aux fraudes. En effet, le Commissaire aux comptes a fait savoir à la Commission des finances, lors de la session de juin de la Conférence, que ce thème pourrait être étudié dans le cadre de sa vérification des comptes pour le prochain exercice biennal. Le deuxième sujet sur lequel le Commissaire aux comptes pourrait être invité à formuler des observations est la question de savoir si les systèmes de contrôle existants pourraient être examinés conjointement avec les dispositions relatives à la vérification externe des comptes pour voir s'il y a des améliorations possibles. Cela permettrait de mieux comprendre le problème avant que des solutions ne soient proposées. Le gouvernement du Canada est favorable aux amendements au Statut du personnel et aux Règles de gestion financière tels qu'ils sont proposés dans le paragraphe 8 du document, à l'exception de la dernière phrase de l'amendement proposé au paragraphe 13.10 b) des Règles de gestion financière, qui devrait être supprimée. Il n'est pas nécessaire que le vérificateur présente plus d'un rapport annuel au Conseil d'administration, notamment parce qu'il est déjà tenu, en vertu des Règles de gestion financière, de signaler les cas de fraude.
99. Le représentant du gouvernement des Etats-Unis a soutenu avec enthousiasme le document et les points appelant une décision. L'initiative du Bureau et le sérieux dont il a fait preuve dans la manière de traiter le sujet sont appréciés à leur juste valeur. S'agissant de la fréquence des rapports, le minimum acceptable est un rapport annuel. Le Vérificateur intérieur des comptes disposerait d'une assez grande latitude pour décider si un autre rapport serait nécessaire et cette liberté d'action ne devrait pas être davantage restreinte. Ainsi, le Vérificateur interne, travaillant pour le compte du Directeur général et informant le Conseil d'administration de ses principales activités, et le Commissaire aux comptes, travaillant pour les Membres, seraient à même de coordonner leurs activités de manière satisfaisante. Les pouvoirs accrus du Vérificateur interne ne devraient pas affaiblir cette coordination. Le gouvernement des Etats-Unis appuie les propositions contenues dans le document et estime que le paragraphe 13.10 b) des Règles de gestion financière devrait être laissé tel qu'il est proposé.
100. Le représentant du gouvernement du Mexique a fermement appuyé le document et les propositions qu'il contient, qui devraient aboutir à une gestion financière plus rigoureuse des activités du Bureau et à une meilleure compréhension des problèmes par le Conseil d'administration. Il a souscrit aux propositions formulées par la délégation du Canada.
101. Le représentant du gouvernement du Royaume-Uni a également soutenu le document et les propositions qu'il contient. Il a convenu avec le représentant du gouvernement de l'Allemagne que le droit d'accès du Vérificateur intérieur des comptes au Conseil d'administration devrait être exercé avec modération. Les propositions renforcent les mécanismes de contrôle existants, qui fonctionnent déjà bien. L'orateur s'est associé à la proposition du gouvernement du Canada de demander au Commissaire aux comptes de fournir une évaluation des rapports actuels entre la vérification interne et la vérification externe des comptes dans son prochain rapport au Conseil d'administration et à la Conférence.
102. Le représentant du gouvernement du Panama a souscrit aux propositions contenues dans le document et s'est dit certain que ces propositions auront pour effet d'offrir au Conseil d'administration les informations nécessaires pour prendre de meilleures décisions sur les aspects financiers de l'Organisation.
103. M. Marshall, s'exprimant au nom des employeurs, s'est déclaré favorable aux propositions. S'agissant de l'amendement à la règle de gestion financière 13.10 b), il a estimé qu'un système prévoyant un rapport annuel devrait suffire, mais qu'il serait utile de laisser le paragraphe intact, étant donné que le Vérificateur interne devrait faire preuve de réserve pour la présentation de rapports supplémentaires.
104. Un représentant du Corps commun d'inspection a informé la commission que, à la suite de la suggestion faite par les secrétariats de l'ONU, de l'OACI et de l'Organisation météorologique mondiale (OMM), le Corps commun d'inspection a inclus dans son programme de travail pour 1996-97 une étude de la coordination et de l'harmonisation des travaux des organes de contrôle. Cette étude examinera certaines suggestions faites par les secrétariats de ces trois organisations et d'autres questions concernant la responsabilité, la gestion, l'amélioration et le contrôle dans le système des Nations Unies. L'intervenant a espéré que cette étude, qui paraîtra l'an prochain, sera utile à la commission pour sa discussion sur le choix entre des mécanismes de contrôle interne et des mécanismes de contrôle externe dans le système des Nations Unies.
105. Le Trésorier a réaffirmé que les propositions qui sont faites dans le document n'ont pas pour but de combler de quelconques lacunes dans les mécanismes de contrôle financier de l'OIT, mais qu'elles font partie d'une initiative générale qui concerne l'ensemble des organisations du système des Nations Unies. Ces propositions n'ont pas pour but de renforcer la vérification intérieure des comptes, mais de la rendre plus autonome et de donner directement accès au Conseil d'administration. Le travail du Vérificateur intérieur des comptes du BIT n'a jamais été soumis à aucune censure ni à aucune restriction, et les propositions ne changeront pas grand-chose dans les faits.
106. Ces propositions constituent davantage un nouveau mécanisme d'établissement de rapports qu'un nouveau système de vérification des comptes; elles accordent une plus grande autonomie pour la désignation et la révocation du Vérificateur intérieur des comptes, mais cela ne modifiera pas la relation qui existe entre le Vérificateur intérieur des comptes et le Commissaire aux comptes. Les privilèges qui seront accordés au premier ont déjà été accordés au Commissaire aux comptes, qui est désigné par le Conseil d'administration, auquel il rend compte. La question du chevauchement des responsabilités de l'un et de l'autre dépend beaucoup du degré de confiance mutuelle et de la relation de travail entre les deux. Avant de commencer sa vérification, le Commissaire aux comptes fait toujours une évaluation du système de contrôle financier interne de l'organisation avant de déterminer l'importance de la vérification qu'il fera lui-même. Plus le système de contrôle interne est faible, plus il ira loin dans sa vérification. Au sein de l'OIT, le Vérificateur intérieur des comptes et le Commissaire aux comptes ont toujours eu une relation de confiance mutuelle absolue et de dialogue soutenu. Il est peu probable que le Commissaire aux comptes examine les mêmes domaines que le Vérificateur intérieur des comptes, à moins que des problèmes n'apparaissent, auquel cas il les examinera et les signalera au Conseil d'administration. En fait, tous les rapports, sans exception, du Vérificateur intérieur des comptes sont envoyés au Commissaire aux comptes pour évaluation. Il convient de noter que, outre le Vérificateur intérieur des comptes et le Commissaire aux comptes, le Trésorier a, lui aussi, en vertu de l'article 13 des Règles de gestion financière, une responsabilité entière en matière de vérification des comptes, et que les bureaux régionaux envoient régulièrement dans les bureaux extérieurs des fonctionnaires principaux chargés des services administratifs pour y procéder à des vérifications des comptes.
107. La question de la coordination avec d'autres organisations a déjà été expliquée, en partie, par le représentant du Corps commun d'inspection. En outre, les vérificateurs internes des comptes de tous les organismes des Nations Unies se réunissent régulièrement pour discuter des problèmes communs et échanger leurs données d'expérience, et le Trésorier doit présenter de temps à autre des rapports sur les activités de l'OIT au CCQAB.
108. Quant à la proposition faite par la représentante du gouvernement du Canada de supprimer la dernière phrase du projet d'amendement aux Règles de gestion financière, c'est à la commission d'en juger. Cette disposition n'obligerait pas le Vérificateur intérieur des comptes à présenter d'autres rapports au Conseil d'administration, mais lui en donnerait la possibilité dans des cas extrêmes et exceptionnels. Sauf cas exceptionnels, il est très peu probable que le Vérificateur intérieur en chef des comptes présente d'autres rapports.
109. En réponse à une question posée par le président, la représentante du Canada a accepté de retirer sa proposition au vu des explications fournies.
110. La Commission du programme, du budget et de l'administration recommande au Conseil d'administration d'approuver les amendements aux articles 4.2 et 11.1 du Statut du personnel et à la Règle de gestion financière 13.10 indiqués dans l'annexe II du présent rapport.
Déclaration
de M. E. Hoff, directeur de la Confédération norvégienne
du commerce et de l'industrie
111. M. Hoff (membre employeur), en tant que membre employeur du Conseil d'administration du BIT et membre du groupe chargé des propositions de projets d'aide au ministère des Affaires étrangères à Oslo, s'est déclaré préoccupé par la situation budgétaire de l'OIT et par sa capacité de fournir des services de qualité. Il est évident que, dans le climat actuel de restrictions budgétaires, il est extrêmement important que l'OIT redouble d'efforts pour obtenir des fonds extra-budgétaires.
112. La Commission de la coopération technique du Conseil d'administration s'est réunie au début de la semaine et s'est demandée, entre autres, comment améliorer la réalisation des activités de coopération technique. Il est décevant que le Bureau des activités pour les employeurs, qui s'est très peu développé ces dix dernières années, n'ait pas pu accepter tous les projets qui lui ont été offerts. M. Hoff a demandé aux membres gouvernementaux et aux membres travailleurs de la commission de se joindre aux membres employeurs qui appuient les activités de ce bureau et de renforcer sa capacité de jouer convenablement son rôle dans les travaux de l'OIT.
Genève, 19 novembre 1996.
(Signé) C. Gray,
Rapporteur.
Points appelant une décision:
paragraphe11;
paragraphe22;
paragraphe24;
paragraphe33;
paragraphe54;
paragraphe90;
paragraphe 110.
1 Le présent rapport est à lire concurremment avec le document GB.267/8 (corr.).
Annexe I
Amendements aux Règles de gestion financière
(Les ajouts figurent en caractères gras; les suppressions sont signalées par des crochets)
I. Origine et champ d'application
1.20 Définitions
...
Services financiers:
[Le Service du budget et des finances et le Service de la trésorerie
et des placements.] Le Département des services financiers au
siège.
Contrôleur des dépenses engagées:
Un fonctionnaire habilité, par le [chef du Service du budget et
des finances] Trésorier, à certifier la régularité,
du point de vue financier ou budgétaire, des engagements de dépenses
proposés ou des décaissements proposés.
1.40 Fonctionnaire chargé de l'exécution
Le Trésorier est responsable devant le Directeur général de l'application et de l'exécution des présentes Règles. Le Trésorier peut déléguer en toutes matières [au chef du Service du budget et des finances, au chef du Service de la trésorerie et des placements, aux directeurs des bureaux extérieurs, aux conseillers techniques principaux, ou aux fonctionnaires qui les remplacent en leur absence,] les pouvoirs que lui confèrent les présentes Règles. Les fonctionnaires auxquels des pouvoirs ont ainsi été délégués sont comptables envers le Trésorier des responsabilités qui leur ont été confiées.
1.50 Instructions supplémentaires du Trésorier
...
- Le Trésorier peut déterminer la mesure dans laquelle les présentes Règles s'appliquent aux bureaux extérieurs, aux bureaux des conseillers techniques principaux et aux fonctionnaires ayant reçu une affectation individuelle hors du siège central. Il peut établir des règles financières, instructions et procédures distinctes pour ces bureaux et fonctionnaires en prenant en considération leur situation et leurs besoins particuliers. Les règles, instructions et procédures distinctes ainsi établies seront normalement incorporées dans des manuels détaillés de pratiques et procédures financières et administratives à l'usage des bureaux situés hors du siège central. Aucun changement n'est apporté à ces règles, instructions et procédures sans l'approbation du Trésorier. Les pouvoirs conférés aux fonctionnaires ayant reçu une affectation hors du siège central [directeurs des bureaux extérieurs et aux conseillers techniques principaux, ainsi qu'aux fonctionnaires ayant reçu une affectation individuelle hors du siège central] en vertu des présentes Règles de gestion financière sont exercés conformément à toutes les règles, instructions et procédures pertinentes approuvées par le Trésorier. Les questions pour lesquelles il n'a été établi aucune règle ou instruction distincte relèvent des présentes Règles de gestion financière.
1.60 Responsabilités des services financiers
Les services financiers sont responsables devant le Trésorier de l'accomplissement et de la supervision de toutes les opérations budgétaires, financières et comptables. Ils sont chargés d'assurer et de contrôler l'application de la politique et des procédures relatives à toutes les [aux] opérations financières [qui sont effectuées sur le terrain].
II. Etablissement des prévisions budgétaires
2.30 Etablissement des estimations de coûts
Il incombe au Service du budget et des finances de fournir toutes les estimations de coûts qui pourraient être nécessaires en relation avec les activités de l'Organisation, y compris l'estimation du coût de tout projet, de toute réunion, de toute rémunération du personnel et de toute mission. Aucun fonctionnaire n'établit d'estimations de coûts pour qu'il en soit fait usage à l'extérieur du Bureau sans avoir préalablement l'autorisation [l'approbation] écrite [des estimations par le chef] du Trésorier [Service du budget et des finances].
IV. Crédits et allocations de crédits
4.40 Examen périodique de l'état des dépenses
Le directeur du Département des services financiers veille à ce que les directeurs de programmes aient directement accès à l'information concernant les [Les directeurs de programmes sont informés régulièrement par le Service du budget et des finances des] dépenses et les [des] engagements de dépenses en cours qui viennent en déduction de leurs allocations. Le directeur du Département des services financiers [Service du budget et des finances] surveille dans quelle mesure les allocations sont utilisées et établit, à l'usage du Directeur général, des rapports sur les montants effectivement alloués, engagés et dépensés, ainsi que sur les prévisions de dépenses, au titre des allocations.
V. Contrôle des engagements de dépenses
5.30 Contrôle des engagements de dépenses [au siège central]
- Sous réserve des dispositions de l'alinéa d) ci-dessous, tous les contrats, nominations, ordres de mission, commandes et autres actes qui auraient pour effet de créer une obligation financière à la charge de l'Organisation doivent être soumis par avance [au Service du budget et des finances pour visa financier] à un fonctionnaire habilité par le Trésorier à donner son visa financier en vertu de l'article 30 du Règlement financier.
- Un fonctionnaire [habilité du Service du budget et des finances] qui a été habilité à donner son visa financier [examine les documents créateurs d'engagements qui lui sont soumis, du point de vue des] n'exerce cette faculté qu'après s'être assuré que les dépenses projetées sont en conformité avec les règlements et règles financiers applicables [, du] et avec le budget approuvé, et [des] qu'elles n'excèdent pas les soldes utilisables au titre des diverses allocations. Il s'assure également que les principes d'une saine économie sont observés. [Si le document créateur d'engagement est conforme aux exigences énoncées ci-dessus, un fonctionnaire habilité du Service du budget et des finances certifie que des fonds sont disponibles et ont été mis de côté pour couvrir les dépenses qui en résultent. Les engagements approuvés sont inscrits dans un registre qui] Un relevé des dépenses engagées ou prévues sera établi d'une manière agréée par le Service du budget et des finances et servira, aux fins de l'article 14 du Règlement financier, de relevé des engagements de dépenses.
- Aucun document créateur d'engagement n'est communiqué à l'extérieur de l'Organisation sans qu'un fonctionnaire habilité [du Service du budget et des finances] ait certifié que les fonds sont disponibles.
- Un fonctionnaire habilité [du Service du budget et des finances] peut délivrer des certificats de montant global, valables pour de petits achats courants, dont aucun n'entraîne de dépenses excédant l'équivalent de 1 000 dollars. [Le certificat porte normalement sur un montant suffisant pour les opérations d'un mois. A la fin de la période pour laquelle le certificat est délivré, il est renvoyé en même temps qu'un relevé des dépenses engagées imputées sur ce montant, à l'appui duquel sont jointes des copies des documents créateurs des engagements correspondants.] Un certificat de montant global est comptabilisé comme un engagement valable [, qui est ajusté au montant de la dépense effectivement engagée, lorsque le certificat a été renvoyé].
- Les engagements de dépenses d'un montant élevé sont coordonnés à l'avance par les services financiers et administratifs compétents au siège.
[5.40 Contrôle des engagements de dépenses hors du siège central
- Un fonctionnaire hors du siège central qui a été autorisé à contracter des engagements de dépenses sur les fonds qui lui ont été alloués n'exerce ce pouvoir qu'après s'être assuré que la dépense proposée est conforme au Règlement financier et aux Règles de gestion financière applicables, au budget approuvé et au solde disponible de l'allocation. Il s'assure que les principes d'une saine économie sont respectés. Il est tenu un relevé des dépenses engagées ou envisagées sous une forme approuvée par le Service du budget et des finances.
- Les dépenses importantes qu'auraient à engager des fonctionnaires hors du siège central seront coordonnées au préalable avec les services administratifs et financiers compétents du siège central.]
[5.50] 5.40 Conformité des engagements de dépenses avec le budget
Les dépenses ne peuvent être engagées qu'en stricte conformité du budget correspondant. Tous les documents créateurs d'engagements qui sont soumis pour approbation financière sont accompagnés d'une indication de la rubrique comptable appropriée. En cas de doute, la classification correcte des dépenses est déterminée par le [chef du Service du budget et des finances] directeur du Département des services financiers.
[5.60] 5.50 Opposition à des propositions d'engagement de dépenses
Si [le chef du Service du budget et des finances] un fonctionnaire habilité n'est pas en mesure d'approuver un document créateur d'engagement qui lui est soumis pour certification, il expose par écrit son opposition. Si le fonctionnaire qui sollicite l'approbation n'est pas d'accord sur cette opposition, la question est transmise au Trésorier pour décision.
[5.70 Communication des soldes disponibles
(Voir Règle 4.40.)]
[5.80] 5.60 Réduction des engagements de dépenses
Si une partie ou la totalité d'un montant inscrit comme engagement de dépenses n'est plus nécessaire pour l'objet envisagé à l'origine, le directeur de programme responsable [en informera immédiatement par écrit le Service du budget et des finances] prend les mesures voulues pour ajuster ce montant.
VI. Présentation et contrôle des demandes de paiement
6.60 Rapports de réception accompagnant
les demandes de paiement
...
- Pour les marchandises livrées [ailleurs qu'à Genève] hors du pays où se trouve l'unité qui les a commandées, le paiement peut être autorisé dès réception des documents d'expédition, sous réserve que les marchandises soient couvertes, à l'expédition, par une assurance appropriée jusqu'à destination. Un rapport de réception en bonne et due forme doit être envoyé au contrôleur des dépenses engagées [Service du budget et des finances] au plus tard un mois après la réception des marchandises.
...
6.80 Opposition à des demandes de paiement
- Lorsque le [chef du Service du budget et des finances] directeur du Département des services financiers ou un fonctionnaire habilité à effectuer des paiements fait opposition, en totalité ou en partie, au règlement d'une demande de paiement, il communique son opposition au fonctionnaire qui présente la demande. Si le fonctionnaire n'est pas d'accord sur cette opposition, il peut introduire, par la voie appropriée, un recours devant le Directeur général.
- Si le Directeur général décide que la demande doit donner lieu à règlement nonobstant l'opposition du [chef du Service du budget et des finances] directeur du Département des services financiers, sa décision est portée à la connaissance du Commissaire aux comptes.
VII. Paiements
7.80 Responsabilité des paiements
- Les instructions d'un fonctionnaire de grade supérieur ne déchargent pas un fonctionnaire habilité à effectuer des paiements de la responsabilité qui lui incomberait du fait d'un paiement irrégulier, à moins que, avant que le paiement ne soit effectué, notification écrite ait été reçue du directeur du Département des services financiers que les doutes du fonctionnaire concernant la régularité de ce paiement sont infondés.
- Les instructions d'un fonctionnaire de grade supérieur ne déchargent pas les services financiers de la responsabilité qui leur incomberait du fait d'un paiement irrégulier, à moins que [les services financiers n'aient] le directeur du Département des services financiers n'ait signalé par écrit l'irrégularité au Directeur général avant que le paiement ne soit effectué et que [leur] son objection ait été rejetée. Toute décision de rejet est présentée par écrit et communiquée au Commissaire aux comptes.
VIII. Gestion des fonds
8.40 Perte de numéraire ou d'effets négociables, cas de fraude
Toute perte de numéraire ou d'effets négociables et tout cas de fraude, présomption de fraude ou de tentative de fraude doivent être signalés sur-le-champ au Trésorier, qui fera en sorte que les mesures appropriées soient prises [à cet égard] et que toutes les précisions à cet égard soient fournies au Commissaire aux comptes, en application de la Règle 11.40.
XI. Biens
11.40 Traitement des cas de perte d'avoir,
de fraude ou de dette non recouvrée
...
- Tout cas de fraude, de présomption de fraude ou de tentative de fraude doit être signalé au Directeur général par l'intermédiaire du Trésorier. Toutes les précisions concernant de tels cas sont fournies au Commissaire aux comptes avec les comptes correspondants.
...
Annexe II
Amendements au Statut du personnel
et aux Règles de gestion financière
(Les ajouts sont soulignés; il n'y a pas de suppressions)
I. Amendements au Statut du personnel
Article 4.2
Emplois à pourvoir
d) Les emplois vacants dans la catégorie des directeurs et des administrateurs principaux sont pourvus par le Directeur général par voie de transfert sans changement de grade, de promotion ou de nomination. Sauf dans le cas où elles visent les emplois vacants dans les projets de coopération technique, ces promotions ou ces nominations sont portées à la connaissance du Conseil d'administration, avec un exposé succinct des aptitudes des personnes ainsi promues ou nommées. Le poste de Vérificateur intérieur en chef des comptes est pourvu par le Directeur général après consultation du bureau du Conseil d'administration.
Article 11.1
Dispositions régissant la cessation de service
On ajoutera la phrase suivante à la fin de l'article:
Le Directeur général consultera le bureau du Conseil d'administration
avant de mettre fin à l'engagement du Vérificateur intérieur
en chef des comptes.
II. Amendements aux Règles de gestion financière
XIII. Vérification intérieure des comptes
Règle 13.10 Responsabilités du Vérificateur intérieur
en chef des comptes
La règle 13.10 actuelle deviendra la règle 13.10 a) et sera
libellée comme suit:
- Sans qu'il soit apporté de dérogations aux responsabilités du Trésorier et des services financiers en matière de contrôle et de vérification des comptes, le Vérificateur intérieur en chef des comptes procède en toute indépendance aux examens et adresse au Directeur général ou aux personnes désignées par lui les rapports qu'il peut estimer nécessaires, ou que le Directeur général et les personnes désignées par lui peuvent demander expressément, afin que la vérification intérieure des comptes soit effectuée de façon efficace, comme le prévoit l'article 30, paragraphe d), du Règlement financier.
Le nouveau paragraphe 13.10 b) sera libellé comme suit:
- Le Vérificateur intérieur en chef des comptes adresse un rapport au Conseil d'administration sur les résultats importants des vérifications internes et des enquêtes réalisées chaque année. Le Directeur général soumet ce rapport, de même que tout commentaire sur ce rapport qu'il juge approprié, à la première session du Conseil d'administration de l'année suivante. D'autres rapports sur les résultats importants des vérifications internes et des enquêtes pourront être également établis par le Vérificateur intérieur en chef des comptes et soumis au Conseil d'administration de la même manière, s'il le juge nécessaire.