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NEUVIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR

Autres questions financières et questions générales

Contrôle interne

1. Les représentants des gouvernements d'un certain nombre d'Etats Membres se sont entretenus ces derniers mois avec le Directeur général au sujet des mécanismes de contrôle interne du Bureau et des mesures à prendre pour en accroître l'efficacité dans toute la mesure possible.

2. Il a été précisé, lors de ces entretiens, que ces initiatives n'avaient pas été prises pour combler de quelconques lacunes dans le système de contrôle financier et de gestion du Bureau et ne devraient pas être interprétées comme une critique implicite des mécanismes de vérification interne existants. L'examen de ces mécanismes fait partie intégrante des initiatives similaires qui sont prises actuellement dans toutes les organisations du système des Nations Unies.

3. Les représentants des gouvernements ont souhaité la mise en place de mécanismes qui laissent davantage d'autonomie et d'indépendance au vérificateur intérieur en chef des comptes quant à sa nomination et à son éventuelle révocation, ainsi qu'à son accès au Conseil d'administration pour lui soumettre un rapport sur ses activités. Il a toutefois été reconnu que tout mécanisme de ce genre doit naturellement être conforme à la Constitution et au Règlement financier de l'Organisation ainsi qu'au Statut du personnel.

4. Il est rappelé que la section de vérification intérieure des comptes du BIT a été créée en 1969. Bien qu'il soit rattaché, pour des raisons administratives, au Bureau de programmation et de gestion, le vérificateur intérieur en chef des comptes jouit d'une autonomie et d'une indépendance totales et a directement accès au Directeur général. La section de vérification intérieure des comptes ne s'occupe pas de l'élaboration des procédures et n'entreprend aucune activité qu'elle peut être appelée à examiner et à évaluer ou qui pourrait être interprétée comme compromettant son indépendance ou son objectivité. Elle recommande l'amélioration des mécanismes de contrôle des systèmes et procédures qu'elle examine, et son travail consiste à veiller à la réalisation d'un contrôle interne fiable à un coût raisonnable; au respect des règles, règlements, politiques et procédures du BIT; à l'intégrité et la fiabilité des méthodes de gestion; à l'utilisation judicieuse des ressources; à l'exactitude des données comptables et financières et d'autres données servant de base à la gestion. Elle a entièrement et librement accès à tout le personnel et à tous les dossiers, et elle est habilitée à demander toutes les informations dont elle peut avoir besoin. Un système de suivi a été mis en place pour que toutes ses recommandations soient dûment mises en application.

5. Le vérificateur en chef établit des rapports sur les résultats de ses examens et formule des recommandations à partir de ces résultats à l'intention du Directeur général. Il transmet des exemplaires de tous ses rapports au Commissaire aux comptes qui peut en tenir compte dans son travail de vérification, lors de l'élaboration de son rapport sur les comptes de l'Organisation pour chaque exercice et lorsqu'il donne son opinion sur les comptes. Le rapport et l'opinion du Commissaire aux comptes sont inclus dans le rapport financier et états financiers vérifiés de chaque exercice biennal et sont soumis au Conseil d'administration, par le biais de sa Commission du programme, du budget et de l'administration, et à la Conférence internationale du Travail pour adoption à la première session qui suit chaque exercice.

6. Pour répondre au désir exprimé par les représentants gouvernementaux de renforcer le contrôle interne de la manière décrite au paragraphe 3 ci-dessus, le Directeur général a accepté de proposer à la Commission du programme, du budget et de l'administration, après consultation du bureau du Conseil d'administration, les mesures concrètes ci-après:

1. par analogie avec la procédure de désignation des directeurs généraux adjoints et des sous-directeurs généraux instituée par le Statut du personnel, le vérificateur en chef sera désigné, et éventuellement révoqué, par le Directeur général après consultation du bureau du Conseil d'administration. Les articles 4.2 et 11.1 du Statut du personnel devront être modifiés en conséquence, comme indiqué dans l'annexe.
2. le vérificateur en chef établira pour chaque année civile, en toute indépendance, un rapport sur ses activités qui donnera tous les résultats importants de ses vérifications et enquêtes. Ce rapport indépendant sera soumis chaque année par le Directeur général à la Commission du programme, du budget et de l'administration du Conseil d'administration, en même temps que toute observation que le Directeur général pourrait souhaiter faire sur le rapport. En plus de ce rapport annuel, le vérificateur en chef aura la faculté de soumettre d'autres rapports de la même manière à toute session du Conseil d'administration, s'il le juge nécessaire. Cette procédure sera instituée par un amendement approprié à la règle de gestion financière 13.10, ainsi qu'il est précisé dans l'annexe.

7. Conformément aux dispositions de l'alinéa a) de l'article 10.2 du Statut du personnel, la Commission administrative a été consultée au sujet des propositions d'amendement au Statut. Les représentants du Comité du Syndicat du personnel ont pris note de la proposition de modification du Statut du personnel soumise par l'Administration en raison de la spécificité du poste en question. Toutefois, le comité a exprimé sa préoccupation et déclaré qu'il considère qu'il s'agit d'une mesure exceptionnelle qui ne devrait en aucune matière constituer un précédent pour d'autres postes du Bureau.

8. La Commission du programme, du budget et de l'administration souhaitera sans doute recommander au Conseil d'administration d'approuver les amendements aux articles 4.2 et 11.1 du Statut du personnel et à la règle de gestion financière 13.10 figurant dans l'annexe.

Genève, 18 octobre 1996.

Point appelant une décision:

paragraphe 8.

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Annexe

Amendements au Statut du personnel
et aux Règles de gestion financière

I. Amendements au Statut du personnel

On insérera un nouvel article 4.2 e), libellé comme suit:

e) Le poste de vérificateur intérieur en chef des comptes sera pourvu par le Directeur général après consultation du bureau du Conseil d'administration.

L'article 4.2 e) actuel deviendra l'article 4.2 f), et les articles 4.2 f) à 4.2 i) actuels deviendront les articles 4.2 g) à 4.2 j), respectivement.

On ajoutera la phrase suivante à la fin de l'article:

Le Directeur général consultera le bureau du Conseil d'administration avant de mettre fin à l'engagement du vérificateur intérieur en chef des comptes.

II. Amendements aux Règles de gestion financière

Règle 13.10 Responsabilités du vérificateur intérieur en chef des comptes

La règle 13.10 actuelle deviendra la règle 13.10 a) et sera libellée comme suit:

a) Sans qu'il soit apporté de dérogations aux responsabilités du Trésorier et des services financiers en matière de contrôle et de vérification des comptes, le vérificateur intérieur en chef des comptes procède en toute indépendance aux examens et adresse au Directeur général ou aux personnes désignées par lui les rapports qu'il peut estimer nécessaires, ou que le Directeur général et les personnes désignées par lui peuvent demander expressément, afin que la vérification intérieure des comptes soit effectuée de façon efficace, comme le prévoit l'article 30, paragraphe d), du Règlement financier.

Le nouveau paragraphe 13.10 b) sera libellé comme suit:

b) Le vérificateur intérieur en chef des comptes adresse un rapport au Conseil d'administration sur les résultats importants des vérifications internes et des enquêtes réalisées chaque année. Le Directeur général soumet ce rapport, de même que tout commentaire sur ce rapport qu'il juge approprié, à la première session du Conseil d'administration de l'année suivante. D'autres rapports sur les résultats importants des vérifications internes et des enquêtes pourront être également établis par le vérificateur intérieur en chef des comptes et soumis au Conseil d'administration de la même manière, s'il le juge nécessaire.