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TROISIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR

Rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes

1. Conformément à la décision prise par le Conseil d'administration à sa 267e session (novembre 1996), le Directeur général transmet ci-joint le rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes sur les principales constatations résultant de la vérification et des missions d'enquête entreprises en 1996 (voir annexe).

2. Le Directeur général estime que le travail effectué par le vérificateur en chef est extrêmement utile pour cerner les points forts et les faiblesses des procédures et contrôles en vigueur au sein du Bureau. Les recommandations formulées sont examinées avec soin et le dialogue est ininterrompu entre les services administratifs et la Section de la vérification intérieure des comptes pour commenter les différentes recommandations et leur donner suite en temps voulu.

Genève, le 17 février 1997.

Annexe

Introduction

1. La fonction de vérification intérieure des comptes de l'OIT est prévue à l'article 30 (d) du Règlement financier de l'Organisation. Il s'agit d'un contrôle de gestion qui évalue l'efficacité des autres contrôles et le respect des politiques et procédures de l'Organisation. La vérification intérieure consiste à examiner et à évaluer les procédures et activités financières, administratives et opérationnelles, avec pour objectif d'assurer: un contrôle interne rationnel à un coût raisonnable; le respect des dispositions réglementaires, des politiques et des procédures de l'Organisation; l'intégrité et la validité des pratiques de gestion; l'utilisation la plus économique et rationnelle possible des ressources et l'exactitude des données comptables, financières et autres utilisées pour l'information de gestion. Le programme de travail détaillé pour l'année a été coordonné avec le Commissaire aux comptes, auquel ont été communiquées toutes les constatations et recommandations du vérificateur.

2. Au siège, les contrôles avaient pour objet d'examiner certains systèmes, fonctions et opérations afin de vérifier en quoi ils contribuent à la réalisation des objectifs du programme, si les contrôles internes dont ils font l'objet sont suffisants, si les autorisations de dépenses sont délivrées à bon escient et si la comptabilisation des dépenses est correcte, si le contrôle des sommes à recevoir est bien assuré, de même que le respect des règles, procédures et politiques officielles de l'Organisation, s'il est fait un usage économique et rationnel des ressources et si les données engendrées à des fins de gestion sont justes, enfin, si les contrôles sont sûrs et si les actifs immobilisés sont comptabilisés comme il convient.

3. Les vérifications portant sur les bureaux extérieurs, les équipes consultatives multidisciplinaires et les projets de coopération technique visaient à garantir qu'il est fait un usage économique et rationnel des ressources, que les dépenses sont correctement engagées, autorisées et comptabilisées et que les actifs sont suffisamment contrôlés, protégés des pertes et comptabilisés comme il convient.

Vérifications au siège

4. Les politiques, procédures et contrôles financiers en vigueur à l'OIT pour la sous-traitance de travaux et de services, la mesure dans laquelle ils permettent d'assurer l'utilisation la plus économique et rationnelle possible des ressources ainsi que la conformité à ces politiques, procédures et contrôles ont été vérifiés. Cette vérification a révélé certaines lacunes dans la définition des cas dans lesquels les différents contrats types auxquels l'OIT a recours pour la sous-traitance de travaux ou de services devraient être utilisés, un manque de cohérence dans l'usage que font les fonctionnaires chargés des marchés des différents types de contrat, ainsi que des faiblesses dans l'administration des marchés. La Section de la vérification intérieure des comptes a recommandé à la direction de procéder à un examen global de la sous-traitance de travaux et de services par l'OIT afin de mieux définir, de normaliser et de simplifier les procédures de passation des marchés tout en réalisant un équilibre entre, d'une part, les facteurs opérationnels, comme le degré de décentralisation possible vers le terrain des fonctions de passation des marchés et la nécessité d'obtenir les meilleurs délais pour l'exécution des contrats, et, d'autre part, les facteurs de risque associés à la sous-traitance ainsi que la nécessité d'assurer des contrôles efficaces.

5. Les politiques, procédures et contrôles financiers en vigueur pour la gestion de la Caisse d'assurance pour la protection de la santé du personnel du BIT, leur efficacité du point de vue de l'utilisation économique et rationnelle des ressources et le degré de conformité à ces politiques, procédures et contrôles ont été vérifiés. La Caisse est gérée conjointement avec l'Union internationale des Télécommunications (UIT). Il est apparu qu'il n'existe aucun accord officiel entre l'OIT et l'UIT concernant la gestion de la Caisse, que les procédures de fonctionnement de cette dernière ne sont pas étayées par tous les documents nécessaires et qu'il y a lieu d'examiner plus soigneusement le calcul des taux de cotisation des personnes à charge volontairement affiliées à la Caisse. Les recommandations ont également porté sur l'amélioration des procédures de traitement des demandes de remboursement présentées à la Caisse, la suite donnée aux demandes de remboursement douteuses, le rôle du médecin-conseil et l'amélioration de certaines des procédures de comptabilité financière et de rapprochement des comptes.

6. Il a été procédé à une vérification de l'élément inventaire du système de gestion du bâtiment récemment introduit qui a notamment porté sur la programmation du système et la gestion du projet, l'inventaire matériel des biens, la conversion des dossiers pour les faire passer dans le nouveau système et les procédures en place pour le contrôle des avoirs. Ce travail a montré que le processus de conception du projet pour l'élément inventaire ne prévoit ni la définition des besoins des utilisateurs ni la préparation d'analyses coûts-avantages suivies de spécifications en matière de conception et de l'établissement d'un budget pour le projet. En conséquence, il a été recommandé que le projet soit revu du point de vue des utilisateurs et que tous les éléments du processus d'inventaire soient analysés de manière à définir avec justesse les besoins des utilisateurs, ce qui permettrait de déterminer si une révision du système actuel est nécessaire. Il a en outre été recommandé d'examiner la possibilité d'incorporer dans le système de gestion du bâtiment le contrôle du matériel de coopération technique, dont la vérification est actuellement effectuée par un système informatisé distinct. Cette mesure permettrait d'éliminer un système informatique ainsi que les coûts d'entretien et de fonctionnement associés et d'améliorer la rentabilité du système de gestion du bâtiment. Il est également apparu qu'un plan de travail pour l'ensemble du système de gestion du bâtiment, dont l'élément inventaire fait partie, avait été préparé en 1993 mais qu'il n'a pas été mis à jour et n'est donc pas utilisé comme outil de gestion du projet. De plus, aucun budget n'a été établi pour l'ensemble du projet du système de gestion du bâtiment et aucun directeur de projet n'a été désigné. Au cours de la vérification, un plan de travail a été préparé et il a été recommandé d'établir un budget de projet, de désigner un directeur de programme et d'établir des plans de travail individuels pour tous les éléments composant le système de gestion du bâtiment. Quant à l'inventaire matériel, on a constaté que l'inventaire des actifs fixes du siège de l'OIT inclut des articles peu importants ne répondant pas aux critères requis pour être considérés comme des valeurs immobilisées, ce qui rend le processus de rapprochement et de contrôle des immobilisations inutilement compliqué et coûteux. La Section de la vérification intérieure des comptes a été informée que ces postes sont pris en compte aux fins de la planification des déplacements de bureaux, de l'établissement du calendrier d'exécution des travaux d'entretien, de la planification et de la budgétisation des suppressions de bureaux, etc. Il a été recommandé à la direction d'examiner ce problème afin de rationaliser le temps et les dépenses supplémentaires liées au suivi des dossiers additionnels compte tenu des avantages obtenus. Un inventaire matériel de tous les avoirs fixes du siège a été achevé au début de l'année 1996 et son résultat est maintenant rapproché des comptes d'inventaire. Il a été recommandé que cette opération importante soit considérée comme prioritaire. Il s'est par ailleurs avéré que les modalités d'intervention pour le contrôle des biens non consomptibles devraient être développées et actualisées et une recommandation a été formulée à cette fin.

7. Il a été procédé à une vérification des politiques et procédures en matière de voyages, de transport et de dédouanement au siège afin de déterminer si elles permettent un contrôle suffisant de l'utilisation des ressources et si les procédures appliquées assurent un rendement maximum des ressources affectées à ces fonctions. A l'issue de la vérification, il a été recommandé à la direction d'examiner les contrôles en vigueur en matière de preuves de déplacement et leur application, les mesures visant à développer le recours aux billets de transport aérien les plus économiques, le contrôle de l'utilisation des sommes forfaitaires pour les frais de voyage à l'occasion du congé dans les foyers et la rationalisation du débit de travail lié aux voyages, etc. Il a en outre été recommandé d'améliorer les systèmes informatisés pour contrôler les frais de transport, de réexaminer les politiques en matière de prolongation des droits au remboursement des frais de déménagement à la cessation de service et d'améliorer les systèmes de suivi et de récupération des frais de voyage remboursables lorsque les voyages ne sont pas effectués.

Vérifications sur le terrain

8. Des vérifications ont été effectuées dans onze bureaux extérieurs et équipes consultatives multidisciplinaires sur le terrain en vue d'évaluer la qualité du contrôle interne, la conformité aux règlements, politiques et procédures officiels, la rationalité de l'utilisation des ressources, la fiabilité des données comptables et la mesure dans laquelle les avoirs sont comptabilisés et protégés contre les pertes. Dans certains endroits, des faiblesses sont apparues dans l'application des contrôles et procédures établis, et le vérificateur a recommandé à la direction d'agir. Les recommandations ont porté notamment sur les points suivants: l'amélioration des contrôles et procédures de gestion des avoirs en banque et des liquidités; l'amélioration de la fonction d'établissement des états de paie du personnel local et des autres fonctions en rapport avec le personnel; le contrôle des achats et de la passation des marchés au niveau local; la comptabilisation et le suivi des sommes à recevoir; les améliorations nécessaires du contrôle, de la sécurité et de la comptabilisation des actifs immobilisés, le renforcement du contrôle du budget des bureaux et la nécessité de réexaminer le niveau des effectifs. Dans un bureau, on a trouvé des preuves de profit personnel lié aux activités de change sans perte pour le bureau tandis que, dans un autre bureau, des cas de vente irrégulière et illégale de véhicules de service ont été mis à jour. Il est par ailleurs apparu que dans plusieurs bureaux, des véhicules de service sont utilisés à des fins privées.

Missions en cours

9. A la fin de 1996, des examens et évaluations des fonctions d'établissement des états de paie au siège, de la section des autorisations de paiement du Service du budget et des finances et du système d'information sur le personnel étaient en cours; leurs résultats figureront dans le rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes pour 1997.

Enquêtes

10. En 1996, la Section de la vérification intérieure des comptes n'a pas été appelée à enquêter sur des cas de fraude ou de faute professionnelle.

Surveillance du suivi

11. Le vérificateur est chargé de suivre les mesures prises par la direction pour donner suite à ses constatations et recommandations. La direction a réservé un bon accueil à toutes les constatations et recommandations faites par le vérificateur en 1996. Il a été indiqué que les recommandations sont soit appliquées soit actuellement examinées par la direction.

Le 11 février 1997.