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SEPTIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR

Autres questions financières et questions générales

Coopération entre l'OIT et la Commission européenne (CE)

1. La commission a été tenue informée des suites de l'action engagée par le Bureau en vue de passer avec la Commission européenne (CE) un accord portant sur les aspects financiers et administratifs des projets financés par la CE. Le dernier document soumis à la commission⁽¹⁾  à la 265^e session (mars 1996) du Conseil d'administration fournissait des informations sur un accord passé le 27 février 1996 entre la CE et l'UNESCO, qui répondait aux principales préoccupations de l'OIT et qui pouvait servir de modèle pour un éventuel accord entre l'OIT et la CE. On pensait généralement à l'époque que le texte de l'accord passé avec l'UNESCO servirait de modèle d'accord type avec l'ONU et les institutions spécialisées.

2. En conséquence, le 25 avril 1996, le Directeur général a adressé au Président de la Commission européenne un courrier dans lequel il proposait à la CE de passer un accord analogue avec l'OIT. Aucune réponse officielle n'a encore été reçue de la Commission européenne. En attendant la conclusion d'un accord officiel, les activités de coopération technique menées avec la CE ont continué, mais les modalités et conditions de chaque projet ont dû être négociées séparément et sont très variables d'un projet à l'autre.

3. Ces derniers temps, les pourparlers concernant les projets entrepris avec la CE ont confirmé que les conditions financières et administratives posées par la CE continuent de présenter des difficultés pour l'OIT, et que ces difficultés ne peuvent être résolues que si certaines modifications du Règlement financier et des procédures budgétaires sont autorisées. A la différence de certaines organisations du système des Nations Unies, l'OIT a fait des concessions qui ne sont pas de nature financière sur des points tels que les achats, le recrutement et la visibilité du financement de la CE.

4. On peut résumer comme suit les principaux problèmes financiers et administratifs à résoudre.

Financement

5. Les procédures de paiement de la CE sont telles qu'un délai considérable s'écoule avant que l'OIT n'obtienne le remboursement des dépenses qu'elle a engagées pour le compte des projets de la CE. Cela crée des difficultés parce que le Bureau n'a pas le pouvoir de prélever des ressources sur le budget ordinaire ni sur les fonds octroyés par les autres donateurs multi-bilatéraux pour combler ces déficits de trésorerie temporaires.

Intérêts

6. Alors que les intérêts produits par le reliquat des fonds de la CE sont portés à son compte, la CE ne permet pas le remboursement d'une éventuelle perte d'intérêts sur les fonds gérés par l'OIT qui pourraient être temporairement utilisés pour financer les déficits de la CE. En outre, dans le cas de certains projets, la CE exige qu'en cas de retard dans l'exécution des projets un intérêt supplémentaire, supérieur au taux du marché, lui soit versé.

Vérification des comptes

7. La commission a été informée dans les documents précédents portant sur cette question qu'une solution satisfaisante avait été trouvée pour les modalités de la vérification des comptes et que l'arrangement conclu avec la CE était appliqué. Cependant, lors des négociations qui ont eu lieu dernièrement sur des projets menés avec la CE, celle-ci a insisté pour que des vérifications périodiques des comptes soient effectuées par un vérificateur indépendant. Cela soulève la question de savoir comment financer le coût de ces vérifications, puisque la CE ne permet pas qu'il soit inclus dans le budget des projets. Tout à fait indépendamment des incidences sur les coûts, le Groupe de vérificateurs externes des comptes de l'Organisation des Nations Unies, des institutions spécialisées et de l'Agence internationale de l'énergie atomique a exprimé des réserves quant au bien-fondé de ces «vérifications effectuées par des tiers».

Taux de change

8. Si, pour certains projets, la CE accepte d'établir les comptes en dollars des Etats-Unis, pour d'autres elle insiste pour que l'OIT comptabilise les dépenses en écus, faisant ainsi supporter à l'OIT tout le risque de change. Si des économies en écus sont dégagées à l'achèvement d'un projet par suite de fluctuations favorables du taux de change, ces économies sont reversées à la CE; en revanche, s'il y a un dépassement des crédits ouverts en écus par suite de fluctuations défavorables du taux de change, le coût supplémentaire doit être supporté par l'OIT, à moins qu'elle ne parvienne à négocier des contributions additionnelles de la CE. Ces exigences ont pour effet non seulement que les projets en question doivent faire l'objet d'une surveillance spéciale afin de réduire les pertes au minimum, mais que l'OIT doit trouver des fonds pour faire face au coût éventuel de variations négatives du taux de change.

Justificatifs

9. Outre ses exigences concernant la vérification des comptes, pour certains projets la CE insiste pour recevoir tous les justificatifs (factures, bons de réception, bulletins de commande, copies des visas d'entrée pour les experts, cartes d'embarquement, etc.) lors de la présentation des états financiers périodiques. L'effort administratif à fournir pour réunir cette documentation, éparpillée dans les documents officiels du siège, des bureaux régionaux et des bureaux de zone de l'OIT, des bureaux du PNUD et des bureaux des projets, est à la fois laborieux et coûteux, mais la CE ne permet pas que des crédits soient ouverts dans le budget des projets pour couvrir ces frais supplémentaires, d'où la nécessité de trouver des ressources extérieures à la CE pour financer ces coûts.

Divers

10. La CE impose plusieurs autres conditions qui ne suivent pas les procédures administratives et comptables habituelles établies par l'OIT pour la gestion des projets financés par des donateurs multi-bilatéraux. A titre d'exemple, il convient d'ouvrir des comptes bancaires séparés pour certains projets de la CE au lieu d'intégrer les fonds dans le système de gestion des liquidités de l'OIT; les rapports financiers varient d'un projet à l'autre et ne suivent aucune présentation type qui permettrait de les préparer de manière automatisée à l'aide du système comptable de l'OIT. Ces modalités exceptionnelles pour les projets de la CE entraînent des frais administratifs supplémentaires.

Solutions possibles

11. Les problèmes qui viennent d'être évoqués se posent de la même manière à plusieurs organisations du système des Nations Unies, et il faut souhaiter que l'on finira par trouver une solution satisfaisante pour toutes les parties concernées. Entre-temps, pour résoudre le problème du financement des déficits de trésorerie causés par les retards de paiement de la CE, le Directeur général pense que la solution la plus commode consisterait à autoriser, pendant une période de deux ans, le recours au Fonds de roulement pour couvrir ces déficits temporaires, après quoi on ferait le point de la situation. Il faudrait pour cela une décision de la Conférence de déroger à l'article 19.1 du Règlement financier, qui établit à quelles fins le Fonds de roulement peut être utilisé. Il va de soi que toute perte d'intérêts qui pourrait se produire serait remboursée au budget ordinaire. Dans le cadre d'un tel arrangement, les paiements reçus ultérieurement de la CE serviraient à rembourser au Fonds de roulement ces emprunts temporaires, dont le paiement ne saurait être imputé aux Etats Membres par le biais du budget ordinaire.

12. Les autres difficultés mentionnées plus haut pourraient être résolues si des crédits étaient ouverts dans le budget ordinaire, sur lesquels on puisse imputer les dépenses supplémentaires telles que la charge d'intérêts, les frais résultant des fluctuations du taux de change, les frais de vérification des comptes et le coût du travail administratif supplémentaire. Afin de promouvoir la coopération entre l'OIT et la CE, le Directeur général pense qu'une approche réaliste consisterait à ouvrir dans les programmes et budgets futurs, sous le grand programme 290 (Autres provisions budgétaires), des crédits permettant de couvrir les dépenses supplémentaires occasionnées par l'exécution des projets financés par la CE. Le montant de cette provision serait évalué sur la base de l'expérience de l'administration des projets financés par la CE et de l'évolution du volume de ces projets. Si le Conseil d'administration acceptait cette proposition, des mesures analogues seraient prises pour la période biennale en cours. Si l'on se base sur le volume actuel des activités financées par la CE, un montant de 180 000 dollars serait nécessaire pour couvrir les frais pendant l'exercice en cours. Ce financement serait assuré en premier lieu à l'aide d'économies dégagées dans la partie I du budget. Si cela s'avérait impossible, le Directeur général proposerait d'autres méthodes de financement à un stade ultérieur au cours de la période biennale.

13. Dans une perspective à plus long terme, en ce qui concerne les grands programmes de l'OIT financés par des sources volontaires, comme l'IPEC, le Directeur général entend s'attacher à trouver un arrangement administratif plus pratique et plus souple. On pourrait ainsi adopter des règles moins rigides pour ces programmes et leur accorder un statut plus autonome de sorte qu'ils seraient indépendants des ressources de l'OIT et de son Règlement financier.

14. La commission souhaitera peut-être recommander au Conseil d'administration:

1. que le Directeur général continue d'œuvrer étroitement avec la Commission européenne à l'instauration d'un partenariat positif et rentable pour les activités de coopération technique;
2. que le Conseil propose à la Conférence internationale du Travail, à sa 86^e session (juin 1998), d'adopter une résolution ainsi libellée:

   La Conférence générale de l'Organisation internationale du Travail,

   Reconnaissant l'importance des activités de coopération technique financées par des sources volontaires;

   Décide, par dérogation aux articles 18 et 19.1 du Règlement financier, d'autoriser le Directeur général:

   1. à recourir au Fonds de roulement pendant une période de deux ans prenant fin le 30 juin 2000, pour combler les déficits de trésorerie temporaires touchant les activités de coopération technique financées par des sources volontaires, étant entendu que ces avances, majorées du montant que le Directeur général aura évalué comme équivalant au montant des intérêts qui auraient été acquis si l'avance n'avait pas été faite, seront remboursées au Fonds;
   2. à financer les frais supplémentaires, estimés à 180 000 dollars, encourus en 1998-99 pour satisfaire aux exigences financières et administratives de la Commission européenne, dans toute la mesure du possible par des économies dégagées dans la partie I du budget.

3. que le Directeur général inscrive, dans ses propositions de programme et de budget pour 2000-01, sous le grand programme 290 (Autres provisions budgétaires), une provision pour les frais supplémentaires occasionnés par les activités de coopération technique entreprises avec la Commission européenne;
4. que le Directeur général fasse rapport au Conseil d'administration, à sa première session en 2000, sur la situation eu égard aux activités de coopération technique financées par des sources volontaires, dont il est question dans le présent document.

Genève, le 11 mars 1998.

Point appelant une décision: paragraphe 14.

1.  Document GB.265/PFA/6/3.