GB.273/PFA/6 |
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Commission du programme, du budget et de l'administration |
PFA |
SIXIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR
La technologie de l'information à l'OIT
1. L'élaboration point par point d'une stratégie de l'OIT en matière de technologie de l'information pour la période 1997-2000 - afin d'actualiser la précédente stratégie, laquelle portait sur la période 1992-1996 - a été achevée en 1997. Un document(1) faisant ressortir les principaux éléments de la nouvelle stratégie a été présenté à la 270e session (novembre 1997) du Conseil d'administration.
2. A la 271e session (mars 1998) du Conseil d'administration, au cours des consultations préliminaires sur les propositions de programme et de budget pour 2000-01, le groupe des travailleurs a demandé que le Bureau prépare un document traitant de certains aspects de la technologie de l'information à l'OIT.
3. La technologie de l'information étaye le fonctionnement interne de l'Organisation, les communications avec les mandants et, pour ces derniers, l'accès à l'information, et aide à promouvoir les activités d'intérêt général de l'OIT. Tout comme l'introduction de l'ordinateur personnel de bureau dans les années quatre-vingt a révolutionné le lieu de travail, la croissance explosive d'Internet et des technologies qui lui sont associées a permis au Bureau d'améliorer les communications et de développer sa capacité de diffusion d'informations.
4. La première partie du document décrit les applications informatiques qui peuvent présenter un intérêt pour les membres du Conseil d'administration et les autres personnes associées aux travaux de l'Organisation, ainsi que pour le public. Elle ne traite pas des applications purement internes à l'appui des activités du Bureau. La deuxième partie du document, cependant, porte sur deux grands systèmes qui ressortissent davantage à la gestion des activités du Bureau, à savoir les systèmes financier et comptable et le Système d'information sur le personnel et les états de paie (PERSIS). La raison pour laquelle ces deux grands systèmes sont portés à l'attention de la commission est qu'ils nécessitent un financement qui dépasse de loin les montants qui pourraient être dégagés dans un programme et budget à croissance zéro en termes réels.
Internet et la diffusion d'informations
5. Avec l'introduction de la technologie Internet, le Bureau a créé un site public sur la toile d'araignée mondiale afin de diffuser des informations concernant l'OIT qui présentent un intérêt pour le monde extérieur. L'annexe I fait apparaître les principales rubriques sous lesquelles des informations sont immédiatement accessibles sur le site Web de l'OIT. Les domaines dont la commodité pour les délégués est avérée sont les documents de la Conférence, du Conseil d'administration et des autres réunions. Avec la mise en place de ces informations sur l'hypertoile, les délégués ont pu accéder immédiatement aux informations dans leur pays de résidence sans avoir à attendre la distribution physique des documents sur support papier. Plusieurs autres catégories d'information, comme la publication des communiqués de presse, des vacances de poste, etc., se sont aussi révélées utiles. Les mandants et le public ont maintenant accès aux informations concernant les principales ressources et les principaux produits du Bureau. Le site Web de l'OIT enregistre actuellement plus de 1,5 million de visites par mois.
6. La maintenance de certaines parties du site Web de l'OIT est décentralisée, de sorte qu'il incombe aux directeurs de programme de déterminer quelles sont les informations à afficher concernant leurs activités et de s'assurer que ces informations sont régulièrement mises à jour. Le Bureau examine et améliore continuellement le contenu du site Web de l'OIT afin qu'il réponde mieux aux besoins des utilisateurs. Les commentaires reçus par le Webmestre sont analysés, et toutes les suggestions utiles et constructives sont retenues pour le développement futur.
7. Le BIT a élaboré cinq grandes bases de données pour les mandants: CISDOC (informations bibliographiques sur la sécurité et la santé au travail), LABORDOC (informations bibliographiques sur les questions relatives au travail et les questions sociales), LABORSTA (statistiques mondiales du travail), ILOLEX (normes internationales du travail) et NATLEX (législation nationale sur le travail et les questions sociales).
8. Ces bases de données sont disponibles sous forme imprimée et sur CD-ROM et, dans certains cas, sur Internet (NATLEX, ILOLEX et certains éléments de LABORDOC sont actuellement accessibles sur le site Web de l'OIT et un travail de développement est en cours pour assurer l'accès à LABORSTA sur Internet). Comme indiqué dans le programme et budget pour 1998-99, il y a lieu d'harmoniser les politiques concernant la commercialisation et prix de ces bases de données. Il convient également d'améliorer les informations disponibles, d'établir des normes d'interface communes et de rendre plus convivial l'accès à ces bases de données.
9. Un projet en cours de réalisation concerne le commerce électronique en vue de vendre les publications du BIT directement sur Internet en utilisant sans risque des cartes de crédit. L'aspect de ce projet qui touche à la sécurité de l'utilisation des cartes de crédit est sous-traité à l'UIT, cette organisation ayant mis au point son propre système, qu'elle utilise depuis 1996. Le système de commerce électronique pourrait à plus ou moins brève échéance être utilisé pour offrir un accès payant à CISDOC et à l'ensemble de la base de données LABORDOC sur le site Web de l'OIT.
Intranet
10. Parallèlement au site Internet sur la toile d'araignée mondiale, il existe également un site interne Intranet qui, outre les informations qui figurent sur le site Web principal de l'OIT, contient des informations internes, des documents administratifs et des directives ayant trait à la gestion du Bureau. Ce site est réservé à l'usage exclusif des fonctionnaires du BIT.
Communications
11. Depuis plus de deux ans, les fonctionnaires du siège sont connectés au système de courrier électronique à l'échelle du Bureau. Ce système a été progressivement étendu aux bureaux régionaux, aux autres bureaux extérieurs et aux équipes multidisciplinaires, avec pour résultat que presque tous les fonctionnaires peuvent à présent communiquer instantanément les uns avec les autres, quel que soit le lieu où ils se trouvent, pour un coût qui représente une fraction infime de celui des moyens plus traditionnels tels que le téléphone ou la télécopie. Ce moyen de communication leur permet également de communiquer efficacement et à peu de frais avec des personnes extérieures au BIT, notamment des fonctionnaires d'autres organismes des Nations Unies et un nombre croissant de mandants à mesure que ces derniers acquièrent l'équipement et les connexions nécessaires. Une soixantaine de bureaux de l'OIT dans le monde ont maintenant la possibilité de communiquer par courrier électronique les uns avec les autres, avec le siège et avec l'extérieur.
12. Outre qu'elle a amélioré l'efficacité et la productivité, la mise en place de ces moyens de communication modernes a permis au Bureau de déléguer des fonctions et des responsabilités importantes aux bureaux extérieurs, notamment la gestion des comptes d'avances temporaires et la préparation et la gestion des budgets et des états de paie du personnel local.
Perspectives d'avenir
13. Il y a une ou deux décennies, l'horizon de la technologie de l'information était à environ cinq ans. Aujourd'hui, il est plus proche de trois ans et, avec l'évolution rapide et spectaculaire dans le domaine de la technologie de l'information, il est difficile de prédire quel sera l'horizon dans cinq à dix ans. L'avènement d'Internet illustre bien à quel point les prédictions à long terme concernant la technologie de l'information sont vaines. Il y a cinq ans, personne n'aurait prédit qu'Internet deviendrait la technologie gigantesque et presque révolutionnaire qu'il est devenu à la fin du millénaire. La stratégie de l'OIT pour l'introduction des nouvelles technologies a été modérée et prudente afin de n'adopter que des technologies au point et à l'épreuve du temps. On trouvera ci-après une liste des applications futures qui sont en cours de développement ou qui sont envisagées.
- La création de groupes de discussion et de conférences virtuelles, etc., tant au siège que sur le terrain, à travers le courrier électronique (CE) et ses technologies associées.
- a vidéoconférence sur ordinateur en passant par Internet; cela exige néanmoins des connexions Internet pratiquement idéales et ne conviendrait donc pas, pour l'instant, pour toutes les régions du monde.
- La vidéoconférence par le biais des lignes de communication habituelles. L'équipement et les redevances pour les lignes de connexion (environ trois fois le coût d'un appel téléphonique) restent onéreux, et l'investissement dans des installations de vidéoconférence à l'OIT ne serait justifié que s'il y avait un besoin fréquent de ce type de conférence entre les lieux d'affectation concernés. Il est cependant probable qu'avec la réduction du coût de l'équipement de vidéoconférence et des télécommunications, l'utilisation de ce moyen se développera.
- L'infrastructure des communications, tant au siège que sur le terrain, sera améliorée grâce à l'incorporation d'un réseau privé virtuel (RPV) sur Internet, qui permettra d'intégrer et de transmettre de manière sûre les données sensibles. En utilisant la technologie RPV, l'OIT créera un réseau à longue distance (WAN), permettant ainsi aux bureaux de l'OIT dans le monde entier de partager les données et le matériel, afin de maximaliser l'utilisation de l'investissement de l'OIT dans la technologie de l'information. Un tel réseau améliorerait la productivité, les communications et la gestion de l'information et contribuerait à uniformiser l'utilisation du matériel et des logiciels.
- La diffusion en temps réel des débats des réunions publiques de l'OIT. Cela permettrait aux personnes autorisées, ou au grand public, de suivre ces réunions sur Internet.
- La téléphonie par Internet. Cela peut entraîner par la suite une réduction sensible du coût des télécommunications.
- La reconnaissance de la parole sur PC. Cela permet de dicter directement les documents à l'ordinateur plutôt que de les dactylographier soi-même.
- La traduction assistée par ordinateur.
- L'interprétation à distance. Une étude préliminaire a montré que cela ne présenterait pas d'intérêt pour les réunions de l'OIT, non seulement parce que l'OIT a très peu d'interprètes internes, mais aussi parce que la grande majorité des réunions se tiennent à Genève avec des interprètes recrutés localement. En outre, le recours à l'interprétation à distance exigerait un gros investissement dans des lignes de connexion spécialisées, ce qui ne se justifierait que si des réunions étaient organisées régulièrement en un autre lieu où aucun interprète local n'est disponible.
14. L'introduction éventuelle des types d'applications susmentionnées dépendrait de l'évolution et du coût des technologies requises, ainsi que des résultats d'analyses coûts-avantages destinées à déterminer si cette introduction est justifiée. Le Bureau de la technologie de l'information et de la communication (ITCOM) assure une surveillance technologique permanente et maintient le dialogue avec les utilisateurs de la technologie de l'information afin d'être toujours au fait de leurs besoins. Le Bureau a l'intention de tenir le Conseil d'administration au courant de tous les faits nouveaux importants dans le domaine de la technologie de l'information, et de lui proposer l'introduction de toute technologie pouvant nécessiter son approbation en raison des incidences sur le plan financier ou sur le plan de l'action. En outre, le Bureau accueillera avec intérêt toute suggestion des membres du Conseil d'administration visant l'amélioration des informations et des services actuellement offerts et la mise au point de nouvelles applications informatiques.
Systèmes financiers
15. Les programmes et budgets pour 1996-97 et 1998-99 ont appelé l'attention sur le fait qu'il est indispensable de remplacer le système budgétaire et comptable central et le système du grand livre. Il convient de rappeler que ces systèmes auront respectivement 21 et 12 ans d'âge à la fin de la période biennale en cours. Comme prévu dans le programme et budget pour 1998-99, le Bureau a effectué une étude préliminaire du remplacement éventuel de ces systèmes. L'objectif de cette étude était de déterminer l'ampleur d'un projet visant à remplacer les systèmes financiers, de proposer un cadre ou une méthodologie pour un tel projet et d'en estimer le coût. L'étude a été réalisée avec l'aide d'un cabinet indépendant de consultants professionnels afin que le Bureau dispose des connaissances technologiques spécialisées les plus récentes et d'une expérience plus vaste. Les principales conclusions de l'étude sont résumées dans les paragraphes qui suivent.
16. Les systèmes d'information financière actuellement utilisés par le Bureau ne peuvent pas être conservés beaucoup plus longtemps. Des projets sont en cours pour régler le problème de l'an 2000, mais la perspective à long terme des systèmes gérés sur processeur central, qui ont été mis au point dans les années soixante et soixante-dix, est précaire. Le langage informatique utilisé par les systèmes en place est dépassé, et la nouvelle génération de programmeurs n'est plus capable de dialoguer avec eux. En conséquence, les compétences requises pour assurer ne serait-ce que la maintenance de ces systèmes sont de plus en plus rares et coûteuses. Une défaillance majeure des systèmes pourrait avoir des conséquences graves.
17. Les systèmes existants sont devenus rigides, ayant été modifiés à maintes reprises pour répondre à l'évolution des besoins. Ils fonctionnent sur des plates-formes multiples, le stockage des données est fragmenté, et l'archivage des données est difficile. Modifier encore ces systèmes est de plus en plus complexe en raison de la difficulté d'assurer l'interface avec les autres systèmes. En outre, les améliorations que l'on pourrait apporter aux procédures financières et administratives du Bureau pour adapter les pratiques optimales sont entravées par les spécifications des systèmes financiers qui ne sont pas parfaitement intégrés, ce qui entraîne des doubles emplois dans les données et les processus: le fait, par exemple, qu'il n'existe pas de système de paiement intégré se solde par des processus manuels pesants et l'incapacité d'utiliser pleinement les systèmes bancaires électroniques.
18. Il y a également des déficiences dans les domaines de la comptabilité, de l'établissement des rapports et de la diffusion d'informations, du degré d'actualité de l'information et de la facilité d'accès à l'information, ainsi que des liens avec les systèmes extérieurs (comme celui du PNUD). Ces difficultés limiteront la décentralisation effective de certaines fonctions financières hors siège et affecteront l'aptitude du Bureau à répondre aux exigences de plus en plus complexes en matière d'établissement de rapports, y compris à celles des donateurs extrabudgétaires.
19. Le danger pour le Bureau, s'il ne procède pas au remplacement du système budgétaire et comptable central, est que le moment viendra où les faiblesses évoquées plus haut diminueront la capacité du Bureau de remplir son obligation statutaire de tenir des comptes et compromettront sérieusement la gestion financière. Ces difficultés risquent fort de se présenter dans les cinq années à venir, mais il est impossible de savoir exactement à quel moment. Il serait regrettable que, lorsque cela se produira, le Bureau soit contraint de prendre des décisions hâtives concernant des systèmes de remplacement, plutôt que de mettre en œuvre progressivement de nouveaux systèmes sur une période déterminée à l'avance.
20. L'introduction de nouveaux systèmes financiers intégrés résoudra tous les problèmes susmentionnés. La modernisation de l'environnement de la gestion financière du BIT et le remplacement des systèmes existants auraient un avantage important, à savoir que la qualité de l'information serait améliorée du fait de la saisie et de la validation rapides des données. Une plus grande souplesse dans l'établissement des rapports serait possible, de même qu'un accès plus aisé à des informations plus actuelles. L'intégration des systèmes au sein du Bureau serait assurée, y compris les interfaces avec les bureaux extérieurs, ce qui éviterait le traitement et la mémorisation en double des données.
21. Des méthodologies mieux conçues et de nouveaux outils automatisés amélioreraient le contrôle financier. L'harmonisation des processus et l'accès sans retard aux données faciliteraient la gestion des programmes. La surveillance et le soutien des bureaux extérieurs qui fonctionnent avec des pouvoirs financiers décentralisés seraient également renforcés.
22. L'emploi des outils et des techniques modernes couramment utilisés dans les secteurs public et privé dissiperait les craintes quant à la non-viabilité des systèmes, réduirait le risque que présente le soutien et offrirait pour la maintenance des systèmes des possibilités actuellement inexistantes. En outre, les systèmes financiers modernes sont conçus pour tenir compte de l'évolution et/ou de l'extension futures.
23. L'expérience qu'ont les autres organisations du système des Nations Unies des projets de cette ampleur dans le domaine de la technologie de l'information, ainsi que les avis professionnels que le Bureau a obtenus, indiquent que l'exécution d'un tel projet durerait probablement quatre à cinq ans. Durant cet intervalle de temps, il y aurait une période intense de remaniement des processus en vue d'établir des processus et procédures organisationnels efficaces et modernes avant de mettre en vigueur telle ou telle solution automatisée. Un critère important de succès du projet serait que son financement intégral soit assuré. Le coût estimatif du projet est de 15 à 20 millions de dollars, c'est-à-dire de 5 à 6 millions par période biennale pendant trois exercices. Ce coût se répartit entre 9,5 millions de dollars environ pour des services de consultants, 5 millions environ pour du matériel et des logiciels et 3,5 millions pour financer le coût du recrutement de personnel à court terme pour travailler directement sur le projet ou pour libérer des fonctionnaires expérimentés du BIT afin qu'ils consacrent tout leur temps au projet. Une estimation plus exacte des coûts serait disponible à mesure que des analyses plus détaillées et la spécification des besoins des utilisateurs seraient générées durant les premiers stades du projet.
PERSIS
24. L'une des principales applications informatiques au Bureau depuis 1992 est le Système d'information sur le personnel et les états de paie (PERSIS) du BIT, qui est fondé sur le Système intégré de gestion (SIG) de l'ONU. L'ONU a commencé à élaborer le SIG en 1990-91. L'Assemblée générale a ensuite offert le logiciel de base du SIG aux autres organisations des Nations Unies et encouragé l'utilisation, en totalité ou en partie, de cette application par les organisations appliquant le régime commun(2). Après avoir procédé à une évaluation exhaustive du SIG et des logiciels vendus dans le commerce, le BIT a choisi en 1992 les modules du SIG relatifs au personnel, aux prestations et aux états de paie pour les mettre en application dans le projet PERSIS.
25. L'élaboration et la mise en place du SIG à l'ONU ont pris beaucoup plus longtemps que prévu, le siège de l'ONU à New York ayant mis en application le module Gestion du personnel en 1993, le module Services financiers en 1995 et le module Prestations en 1998, celui concernant les états de paie devant être mis en œuvre en 1999. Jusqu'ici, seuls les modules Gestion du personnel et Prestations ont été mis en application dans les bureaux extérieurs de l'ONU. En outre, le PNUD et l'UNICEF ont déjà adopté des parties du SIG et utiliseront le module Etats de paie lorsqu'il sera prêt.
26. Comme il dépend directement de la mise à disposition par l'ONU du logiciel, le calendrier pour l'introduction de PERSIS au BIT a également été retardé. En 1995, l'OIT était la première institution à mettre en application le module Gestion du personnel du SIG. Le consultant chargé de la réalisation du système pour l'ONU ayant été disponible avec un certain retard, le module Prestations ne sera achevé qu'en 1999. La moitié seulement du travail préparatoire nécessaire pour permettre l'utilisation du module Etats de paie sera achevée à la fin de 1999. Ce travail comprend la plus grande partie de l'analyse des écarts ou des différences entre le traitement des états de paie au BIT et à l'ONU, la mise au point et en application du sous-système d'approbation financière automatisée, et la formulation des besoins et la conception des systèmes sur les interfaces fondamentales du système financier de PERSIS qui couvre le grand livre, la distribution des traitements, les avances, etc.
27. S'il est vrai que le SIG a été fourni par l'ONU, la mise en application de PERSIS au BIT a nécessité un travail considérable au niveau de l'adaptation, des essais et de la formation. Le coût du projet PERSIS, qui est imputé sur le grand programme 160, a atteint, pour la période allant de 1992 à 1997, 5,4 millions de dollars des Etats-Unis, et les crédits alloués pour 1998-99 s'élèvent à 860 000 dollars. Ce coût englobe toutes les dépenses liées au développement, au soutien continu et à la maintenance du système.
28. Le BIT a tiré de grands avantages de la mise en place de PERSIS: l'accumulation dans la base de données de près de quatre années de renseignements complets sur le personnel, la réduction considérable de la paperasserie à remplir manuellement pour bon nombre d'opérations telles que le traitement des contrats, les états de paie pour les conférences, les approbations médicales, etc., le contrôle et le suivi beaucoup plus stricts des notifications administratives au moyen de rapports sur les questions en suspens, et l'application automatique et précise de certains articles du Statut du personnel.
29. Le rendement de l'investissement sera le plus élevé lorsque les modules Prestations et Etats de paie seront pleinement opérationnels depuis environ dix-huit mois: les besoins en effectifs seront réduits (environ quatre années de travail des services généraux) et le temps de traitement de nombreuses opérations concernant le personnel et les états de paie, qui sont actuellement effectuées manuellement, sera considérablement réduit (pour la création des engagements de dépenses et le traitement des notifications rétrospectives concernant les états de paie, par exemple), permettant ainsi des gains de productivité; le calcul des prestations des fonctionnaires à imprimer sur les contrats sera automatique et, par conséquent, plus exact et plus efficient; le système du personnel et des états de paie actuel et toutes les ressources qui y sont consacrées seront supprimés (réduction d'environ trois années de travail des services généraux).Un avantage supplémentaire pour toutes les organisations qui participent au projet SIG est que toute amélioration ou développement ultérieur conçu par l'une des organisations pourra être automatiquement partagé par les autres.
30. L'achèvement complet du module Etats de paie de PERSIS - y compris les essais et la mise en application parallèles - est prévu pour la période biennale 2000-01, à condition que des ressources suffisantes soient disponibles. Les ressources supplémentaires requises en sus de celles prévues dans le cadre du grand programme 160 pour 2000-01 atteignent, d'après les projections, 1,6 million de dollars. L'OIT aura alors accompli le grand objectif de la mise en application de tous les modules du SIG relatifs au personnel et aux états de paie.
Financement
31. La nature de la technologie de l'information est telle que les investissements requis tant pour l'achat de matériel que pour la mise au point de logiciels peuvent être considérables et rendus nécessaires à des intervalles irréguliers qu'il est difficile de prévoir. Avec la pratique budgétaire de l'OIT, de tels besoins d'investissements sont extrêmement difficiles à prévoir dans le programme et budget, notamment avec la contrainte de la croissance zéro en termes réels. En outre, le Règlement financier ne permet pas de reporter sur des exercices ultérieurs des économies réalisées pendant un exercice pour faire face à des dépenses futures. Cela a entraîné des difficultés par le passé, les ressources nécessaires aux investissements n'ayant été disponibles que lorsque d'importants excédents de trésorerie étaient dégagés en raison d'une situation financière exceptionnelle, permettant ainsi au Conseil d'administration et à la Conférence de déroger aux dispositions du Règlement financier afin qu'une partie des excédents puisse être utilisée aux fins de l'investissement dans la technologie de l'information. Ces décisions du Conseil d'administration et de la Conférence ont certes été décisives pour répondre aux besoins pressants du moment, mais il est clair que des dispositions budgétaires plus réalistes sont souhaitables pour répondre à l'avenir aux besoins d'investissements à long terme.
32. Une solution possible à ce dilemme, que la commission souhaitera peut-être envisager, serait de créer un fonds extrabudgétaire qui serait financé par des versements périodiquement renouvelables opérés par prélèvement sur le programme et budget. Ce fonds serait reporté d'un exercice sur l'exercice suivant. Une réserve serait ainsi progressivement constituée en vue d'être utilisée, avec l'approbation préalable du Conseil d'administration, pour investir dans la technologie de l'information au fur et à mesure des besoins. En l'absence d'un tel système de financement, il sera très difficile de faire des plans cohérents pour le travail de développement futur dans le domaine de la technologie de l'information.
33. Même si le Conseil d'administration devait accepter le principe de la création et du financement d'un tel fonds, celui-ci ne commencerait à répondre aux besoins futurs que lorsqu'il aurait atteint un niveau approprié. Cela ne résoudrait malheureusement ni le problème des besoins immédiats de financement d'un nouveau système comptable et financier au cours des quatre à cinq années à venir, ni celui du financement supplémentaire à concurrence de 1,6 million de dollars nécessaire à PERSIS en 2000-01.
34. Avec la contrainte de la croissance zéro en termes réels, il ne serait pas réaliste de compter financer des dépenses d'une telle ampleur par prélèvement sur le budget ordinaire, à moins qu'une augmentation exceptionnelle, pour une période déterminée et dans le dessein exclusif de financer le projet, ne soit autorisée. Si ce financement ne peut être assuré, le Directeur général n'aura d'autre alternative que de retarder l'exécution du projet, avec tous les risques et les inconvénients que cela comporte.
35. Le Directeur général aimerait connaître les vues de la commission au sujet du financement de ces grands projets relatifs à la technologie de l'information, en particulier de celui qui a trait au développement d'un nouveau système comptable et financier, compte tenu de l'importance des montants en cause.
Genève, le 29 octobre 1998.
Annexe
1. Document GB.270/PFA/8.
2. A/C.5/46/24, paragr. 8; A/C.5/50/35, paragr.73-76; A/C.5/51/23, paragr. 75.