GB.274/PFA/2 |
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Commission du programme, du budget et de l'administration |
PFA |
DEUXIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR
Suite donnée au rapport du Vérificateur intérieur en chef
des comptes pour l'année qui s'est achevée le 31 décembre 1997
1. A la 271e session (mars 1998) du Conseil d'administration, la commission a examiné le rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes sur les principales constatations résultant de la vérification et des missions d'enquête entreprises en 1997. Les observations et recommandations du Vérificateur intérieur en chef des comptes sont traitées ci-après dans l'ordre dans lequel elles apparaissent dans le rapport.
2. Les observations du Vérificateur intérieur en chef des comptes portaient sur trois principaux secteurs: l'Unité centrale des états de paie qui dépend du Service du budget et des finances, l'Institut international d'études sociales et la Section des autorisations de paiement qui dépend, elle aussi, du Service du budget et des finances. Des recommandations étaient également formulées concernant les règlements et les procédures applicables pour l'attribution des contrats d'imprimerie à des entreprises extérieures ainsi que sur la conduite de la vérification des comptes sur le terrain.
3. Unité centrale des états de paie: les observations formulées par le Vérificateur intérieur en chef des comptes sous cette rubrique portaient sur les politiques, les procédures et les contrôles effectués en ce qui concerne la préparation des états de paie de l'ensemble des fonctionnaires du BIT, à l'exclusion de ceux du personnel local travaillant sur le terrain et des experts engagés au titre de projets de coopération technique. Cette vérification n'a révélé aucune faiblesse majeure des contrôles internes ni des procédures, mais a montré qu'il convenait de renforcer le contrôle et d'améliorer l'opération de rapprochement pour les contributions à la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies, documents justificatifs à l'appui; que l'échantillon utilisé pour la vérification des principales composantes des traitements devrait être plus large; que le contrôle des avances sur salaire accordées au personnel devrait être renforcé; et que le Département du personnel devrait fournir plus rapidement à l'Unité des informations complémentaires pour permettre un meilleur rapprochement des dossiers du personnel et des dossiers des états de paie et éviter d'avoir à effectuer un grand nombre d'ajustements rétroactifs.
4. Le travail de traitement et de rapprochement des contributions à la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies a été profondément modifié depuis la publication du rapport de vérification des comptes en mai 1997. D'importants progrès ont été réalisés grâce à la conception et à la mise en place d'un traitement informatisé des états de paie sur le terrain, et l'informatisation du rapport annuel permet désormais l'introduction mensuelle des données relatives aux contributions du personnel local des bureaux extérieurs à la Caisse des pensions, l'amélioration du processus de rapprochement dans son ensemble et le recueil de données relatives à tous les participants à la Caisse des pensions et à leurs contributions, conformément aux méthodes d'établissement des rapports de la Caisse commune des pensions. Il reste encore à trouver une solution technique satisfaisante pour la transmission des données relatives aux pensions des fonctionnaires du Centre international de formation de l'OIT de Turin, mais les études se poursuivent en coordination avec le Centre. Dans le cadre de l'Unité centrale des états de paie, les travaux progressent en ce qui concerne les procédures d'examen et d'établissement des documents, en tenant compte de l'informatisation progressive des procédures et en cherchant à résoudre les problèmes que posent, par exemple, les congés sans solde et les ajustements rétroactifs.
5. Des dispositions ont été prises avec le Bureau de l'informatique et des communications (ITCOM) du Bureau afin d'établir des bulletins de salaire conformément à un nouveau calendrier pour permettre à l'Unité centrale des états de paie d'élargir l'échantillon utilisé pour la vérification des principales composantes des traitements dans la base de données du Département du personnel.
6. Comme l'avait recommandé le Vérificateur intérieur en chef des comptes, des mesures sont prises pour renforcer le contrôle des avances sur paiement par le biais d'une analyse régulière et d'un suivi des comptes. Les comptes non ajustés ont été examinés et mis à jour.
7. Des discussions ont eu lieu entre l'Unité de gestion de l'information du personnel, qui dépend du Département du personnel, et l'Unité centrale des états de paie, qui dépend du Service du budget et des finances, sur la possibilité de mettre à disposition une liste des nominations, prolongations et cessations de contrats et congés sans solde pour le personnel ordinaire et pour les experts, afin d'assurer un meilleur rapprochement des dossiers du personnel et des dossiers des états de paie. Auparavant, cette information ne pouvait être extraite que manuellement, ce qui la rendait très coûteuse en termes d'effectifs. Il est désormais possible d'obtenir ces renseignements en interrogeant la base de données de l'Unité de gestion de l'information du personnel. L'Unité centrale des états de paie procède à la définition de ses besoins dont elle informera l'Unité de gestion de l'information du personnel pour permettre la production mensuelle de rapports.
8. En ce qui concerne le nombre important d'ajustements rétroactifs effectués manuellement et qui représentaient une charge supplémentaire pour le Bureau en termes de personnel, le Département du personnel a pris des mesures pour réduire ces ajustements, mais, à ce jour, ils n'ont pas encore notablement diminué. En ce qui concerne l'automatisation du calcul des ajustements rétroactifs nécessaires qui permettraient de faire des économies de personnel, lequel pourrait être employé de manière plus productive, le projet de système intégré de gestion (SIG) des Nations Unies offrira cette possibilité une fois mis en place.
9. Institut international d'études sociales: le Vérificateur intérieur en chef des comptes a souligné la nécessité pour l'Institut d'améliorer le contrôle des ventes de ses publications afin d'évaluer les activités promotionnelles propres à améliorer les produits de l'Institut; la nécessité de consulter davantage la section de reprographie spécialisée dans les travaux d'imprimerie afin d'établir les meilleures spécifications techniques et d'obtenir les meilleurs prix pour les travaux contractuels d'imprimerie de l'Institut; la limitation du pouvoir d'établir des contrats de collaboration extérieure, ainsi qu'un meilleur contrôle des congés et de l'évaluation du travail des fonctionnaires.
10. L'Institut a pris des mesures afin d'obtenir des informations statistiques semestrielles sur la vente des publications auprès du Bureau des publications (PUBLNS) et il a été convenu qu'ils travailleraient de concert pour suivre les ventes et étudier les activités promotionnelles propres à les améliorer. L'Institut a, par ailleurs, mis au point un site Internet contenant des informations sur ses publications, ainsi que le texte complet de ses publications gratuites.
11. L'Institut a tenu des consultations avec le Service de production, impression et distribution des documents et publications (PRODOC) qui dépend du Département des relations et réunions (RELCONF), et il a été convenu que les appels d'offres des travaux d'imprimerie seraient présentés à PRODOC pour examen et approbation afin d'établir les meilleures spécifications techniques et d'obtenir les meilleurs prix pour les travaux contractuels d'imprimerie confiés par l'Institut à des entreprises extérieures.
12. L'Institut a pris des mesures pour que seuls soient habilités à établir des contrats son directeur et le chef de la Section du personnel des finances et de l'administration. Des mesures ont également été prises pour améliorer le contrôle des congés et l'évaluation du travail des fonctionnaires. Tous les rapports d'évaluation du travail des fonctionnaires en suspens ont été mis à jour.
13. Section des autorisations de paiement: sous cette rubrique, les observations du Vérificateur intérieur en chef des comptes portaient sur les politiques, procédures et contrôles financiers en vigueur pour les paiements traités par la Section des autorisations de paiement et sur l'efficience et l'efficacité des procédures opérationnelles. A l'issue de cet examen, des recommandations étaient faites sur les points suivants: le renforcement du contrôle des voyages en soumettant pour examen aux supérieurs des fonctionnaires en voyage officiel les demandes de remboursement des frais et en s'assurant que tous les voyages ont été vérifiés, dans toute la mesure possible, par la remise des cartes d'embarquement délivrées par les compagnies aériennes, des talons de billets, etc.; la réduction des dépenses administratives liées aux voyages par l'octroi d'avances permanentes aux fonctionnaires fréquemment envoyés en mission; une meilleure analyse et une meilleure liquidation des comptes d'avances au personnel; une meilleure administration des impôts à payer par les membres du personnel citoyens des Etats-Unis; un renforcement du contrôle et de l'efficacité des procédures de réception des marchandises; la nécessité de revoir encore la politique découlant du Statut du personnel, en vertu de laquelle la moitié de l'indemnité journalière de subsistance est versée au personnel envoyé en mission le dernier jour de la mission, ce qui n'est pas la politique appliquée dans l'ensemble du système des Nations Unies; la politique en vertu de laquelle les fonctionnaires en voyage reçoivent l'intégralité de l'indemnité journalière de subsistance lorsqu'ils effectuent un vol de nuit, alors que leur indemnité est réduite de moitié lorsqu'ils sont logés à terre; une analyse des méthodes de travail afin de garantir l'accomplissement le plus efficace et le plus économique possible de toutes les fonctions.
14. Des instructions ont été données aux directeurs concernant, notamment, l'approbation des demandes de remboursement de frais de mission et la présentation des éléments prouvant que le voyage a bien été effectué. En ce qui concerne la possibilité de diminuer les dépenses administratives liées aux avances de voyage par l'octroi d'avances «permanentes» aux fonctionnaires fréquemment envoyés en mission, cette mesure ne supprime pas le travail administratif lié à la définition de ce qu'est un fonctionnaire fréquemment envoyé en mission, à l'identification des membres du personnel qui pourraient être concernés, à la détermination du type et de la durée des voyages permettant d'établir les montants des avances et au suivi permanent de l'application d'un tel statut. Toutefois, il a été pris note de la recommandation du Vérificateur intérieur en chef des comptes et elle sera examinée de nouveau lorsque les systèmes informatiques auront été améliorés.
15. En ce qui concerne la recommandation portant sur l'amélioration de l'analyse et de la liquidation des comptes d'avances au personnel, les comptes en suspens ont été liquidés et le suivi des comptes a été amélioré. Dans le cadre de la décentralisation des activités financières au bénéfice des régions, le contrôle de toutes les avances au personnel local, ainsi que des avances de voyage, est effectué sur place. A l'occasion des séances d'information des directeurs des bureaux extérieurs, le Bureau insiste désormais sur l'importance qu'il convient d'attacher à la liquidation rapide des comptes d'avances.
16. En ce qui concerne les procédures et les instructions relatives au remboursement des impôts à payer par les membres du personnel citoyens des Etats-Unis, d'autres agences ont envoyé une documentation indiquant quelle était leur pratique, et les recommandations du Vérificateur intérieur en chef des comptes seront examinées lorsque la charge de travail le permettra. Des directives devraient être élaborées et publiées dans le courant de l'année.
17. Concernant le versement d'une indemnité journalière de subsistance intégrale aux fonctionnaires lorsqu'ils effectuent un vol de nuit, cette pratique est celle recommandée dans les organisations du système des Nations Unies. La pratique du versement de la moitié de l'indemnité pour le dernier jour de mission est en cours d'examen.
18. Contrats d'imprimerie: la vérification a montré qu'il convenait de mieux définir les responsabilités quant à la surveillance, l'autorisation et la certification des contrats portant sur des travaux contractuels d'imprimerie et de reliure confiés à des entreprises extérieures et que certaines délégations d'autorités n'avaient pas été convenablement officialisées.
19. Le Service de production et distribution des documents (PRODOC), qui dépend du Département des relations et réunions (RELCONF), a préparé, en collaboration avec le Département des finances, une nouvelle version de la circulaire no 16, série 12, qui définit clairement les responsabilités en ce qui concerne la surveillance, l'autorisation et la certification des contrats portant sur des travaux contractuels d'imprimerie et de reliure confiés à des entreprises extérieures.
20. Vérification sur le terrain: à la suite de la vérification d'un certain nombre de bureaux extérieurs en 1997, le Vérificateur intérieur en chef des comptes a fait état de certaines faiblesses dans l'application des contrôles et procédures officielles.
21. A la fin du mois de décembre 1997, l'installation d'un logiciel utilisable sur PC pour l'établissement des états de paie du personnel local, les comptes d'avances temporaires et la préparation et la gestion des budgets des bureaux extérieurs a été achevée dans une région et en grande partie terminée en 1998 dans d'autres régions. Ces applications informatiques et la formation dispensée au personnel des finances et de la programmation pour leur apprendre à les utiliser, ont progressivement amélioré les contrôles financiers et la communication en temps voulu des données financières par la voie de l'Internet. Elles ont également permis d'améliorer le contrôle des budgets et l'enregistrement des engagements budgétaires. Les systèmes de vérification automatique intégrés dans ces applications informatiques permettront de continuer à améliorer progressivement les systèmes de contrôle. En 1998, le Département des finances a également passé en revue les fonctions des vérificateurs des comptes des bureaux régionaux, ainsi que leurs besoins futurs en formation, afin qu'ils puissent être mieux équipés pour s'acquitter de leurs tâches de supervision. Par ailleurs, des consultations plus intenses se sont instaurées avec les chefs des services administratifs régionaux.
22. Le Bureau continuera à travailler en étroite liaison avec le Vérificateur intérieur en chef des comptes sur le suivi des recommandations en cours d'application.
Genève, le 24 février 1999.