GB.274//PFA/3 |
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Commission du programme, du budget et de l'adminisration |
PFA |
TROISIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR
Rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes
pour l'année qui s'est achevée le 31 décembre 1998
Rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes sur les principales constatations résultant de la vérification interne des comptes et des missions d'enquête entreprises en 1998
1. Conformément à la décision prise par le Conseil d'administration à sa 267e session (novembre 1996), le Directeur général transmet ci-joint le rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes sur les principales constatations résultant de la vérification et des missions d'enquête entreprises en 1998 (voir annexe).
2. Le Directeur général estime que le travail effectué par le vérificateur en chef est extrêmement utile pour cerner les points forts et les faiblesses des procédures et contrôles en vigueur au sein du Bureau. Les recommandations formulées sont examinées avec soin, et le dialogue est ininterrompu entre les services administratifs et le vérificateur en chef pour leur donner suite.
Genève, le 24 février 1999.
Annexe
Rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes
sur les principales constatations résultant de la vérification interne des comptes et des
missions d'enquête entreprises en 1998
Introduction
1. La fonction de vérification intérieure des comptes de l'OIT est prévue à l'article 30 (d) du Règlement financier de l'Organisation. Il s'agit d'un contrôle de gestion qui évalue l'efficacité des autres contrôles et le respect des politiques et procédures de l'Organisation. La vérification intérieure consiste à examiner et à évaluer les procédures et activités financières, administratives et opérationnelles, avec pour objectifs d'assurer: un contrôle interne rationnel à un coût raisonnable; le respect des dispositions réglementaires, des politiques et des procédures de l'Organisation; l'intégrité et la validité des pratiques de gestion; l'utilisation la plus économique et rationnelle possible des ressources; l'exactitude des données comptables, financières et autres utilisées pour l'information de gestion. Le programme de travail détaillé pour l'année a été coordonné avec le Commissaire aux comptes, auquel ont été communiquées toutes les constatations et recommandations du vérificateur.
2. Au siège, les contrôles avaient pour objet d'examiner certains systèmes, fonctions et opérations afin de vérifier en quoi ils contribuent à la réalisation des objectifs du programme, si les contrôles internes dont ils font l'objet sont suffisants, si les autorisations de dépenses sont délivrées à bon escient et si la comptabilisation des dépenses est correcte, si le contrôle des sommes à recevoir est bien assuré, de même que le respect des règles, procédures et politiques officielles de l'Organisation, s'il est fait un usage économique et rationnel des ressources et si les données engendrées à des fins de gestion sont justes, enfin, si les contrôles sont sûrs et si les actifs immobilisés sont comptabilisés comme il convient.
3. Les vérifications portant sur les bureaux extérieurs, les équipes consultatives multidisciplinaires et les projets de coopération technique visaient à garantir qu'il est fait un usage économique et rationnel des ressources, que les dépenses sont correctement engagées, autorisées et comptabilisées et que les actifs sont suffisamment contrôlés, protégés des pertes et comptabilisés comme il convient.
Vérifications au siège
Caisse de la Section des opérations de trésorerie (TRES/OPS),
Service de la trésorerie et de la comptabilité (TRESOR),
Département des services financiers
4. Il a été procédé à une vérification de la Caisse de la Section des opérations de trésorerie (TRES/OPS) du Service de la trésorerie et de la comptabilité (TRESOR), qui dépend du Département des services financiers. La Caisse est chargée de procéder à tous les paiements en liquide ou par chèque et d'enregistrer les recettes au siège, et est responsable de la garde et du dépôt de liquidités et d'objets de valeur. Cette vérification avait pour objectifs de rapprocher les liquidités disponibles des documents comptables, d'examiner les dispositions en matière de dépôt et de sécurité et d'évaluer l'efficacité des contrôles internes et des méthodes de travail.
5. La vérification n'a révélé aucune faiblesse majeure des mesures de sécurité ni des procédures, mais a montré que l'utilisation d'un gestionnaire de tableaux pour tenir le livre de caisse permettrait d'éliminer les calculs manuels, de simplifier la vérification journalière des comptes qui est effectué manuellement et, donc, d'améliorer l'efficacité. La vérification a également montré qu'il fallait prendre des mesures pour veiller à ce que tous les paiements soient effectués sur la base de documents dûment approuvés, et que la vérification indépendante des soldes de caisse devrait être effectuée plus régulièrement par un haut fonctionnaire, lequel devrait également fournir la preuve que ces soldes concordent avec les documents comptables.
Section des opérations de trésorerie (TRES/OPS)
du Service de la trésorerie et de la comptabilité (TRESOR),
Département des services financiers
6. Il a été procédé à une vérification approfondie des réconciliations des comptes bancaires, de la liste des signatures autorisées et des accords concernant les placements qui relèvent de la compétence de la Section des opérations de trésorerie (TRES/OPS) du Service de la trésorerie et de la comptabilité (TRESOR), lequel dépend du Département des services financiers. La vérification avait pour objectifs d'examiner les méthodes employées par TRES/OPS pour réconcilier les comptes bancaires sous son contrôle afin d'évaluer si ces procédures permettent de satisfaire aux exigences requises en matière de contrôle interne, et veiller à ce que les listes de signatures bancaires soient contrôlées et mises à jour comme il convient, et à ce que les accords conclus avec les organismes de placement soient dûment suivis et conformes aux obligations juridiques du Bureau.
7. La vérification n'a révélé aucune irrégularité mais a mis en évidence des domaines dans lesquels les procédures de contrôle et les méthodes de travail doivent être améliorées. Le Vérificateur intérieur en chef des comptes a recommandé d'utiliser dans tous les cas l'imprimé type établi pour les réconciliations bancaires, de façon à faciliter le suivi des opérations en attente et d'améliorer les contrôles destinés à déterminer si les documents relatifs aux réconciliations et autres sont exacts et complets. Par ailleurs, il a recommandé d'effectuer plus rapidement la comptabilisation des intérêts bancaires, des frais bancaires et des différences de taux de change, de mieux contrôler les opérations en attente depuis longtemps et les mesures prises pour les solder, de contrôler de manière plus systématique les comptes bancaires improductifs et d'améliorer le contrôle des accords de gestion qui ont été conclus et des listes de signatures.
Service de l'administration du personnel (P/ADMIN)
et Service de la planification du personnel
et de l'organisation des carrières (P/PLAN),
Département du personnel (PERS)
8. Il a été procédé à une vérification du Service de l'administration du personnel (P/ADMIN) et du Service de la planification du personnel et de l'organisation des carrières (P/PLAN) qui dépendent du Département du personnel (PERS). Les principaux objectifs de P/ADMIN sont d'assurer le paiement des salaires et l'octroi des prestations et indemnités de manière efficiente et dans les délais voulus, et de veiller au maintien de relations harmonieuses entre personnel et direction. P/PLAN est chargé du recrutement, des ressources humaines et de la planification des carrières, de l'administration des mouvements de personnel et de la formation. La vérification avait pour objectif d'examiner la mesure dans laquelle les politiques et procédures établies sont respectées, ainsi que l'efficacité des méthodes de travail.
9. Compte tenu des ressources en personnel disponibles, P/PLAN et P/ADMIN fonctionnent de manière très satisfaisante. Le Vérificateur intérieur en chef des comptes a recommandé, afin d'améliorer l'efficience et l'efficacité, un examen approfondi des responsabilités et des méthodes de travail du personnel de ces deux services, d'actualiser les orientations et procédures contenues dans les divers règlements, réglementations, manuels, notes et mémorandums, et de les regrouper dans les principales circulaires émises par le Département du personnel, après une évaluation rigoureuse des décisions prises sur l'application des politiques.
10. Le vérificateur a également recommandé de faire figurer, dans un manuel de procédures à l'intention du personnel de PERS, les procédures à suivre pour l'application des règlements définis dans les principales circulaires émises par le Département du personnel, de façon à garantir une application cohérente des politiques et règlements, d'envisager un manuel complet du personnel à l'usage des directeurs et fonctionnaires qui n'appartiennent pas à PERS et de renforcer le programme d'information visant les administrateurs principaux du personnel dans les bureaux régionaux, afin de diminuer le nombre de demandes de renseignements adressées au département sur l'application des politiques, règles et procédures.
11. L'élaboration d'un nouveau système de gestion de la performance est en cours et, dans l'attente de son achèvement, le Vérificateur intérieur en chef des comptes a recommandé que le Département du personnel appelle davantage l'attention des responsables sur la nécessité de réaliser en temps utile une évaluation complète de la performance, et qu'il améliore le système de suivi de l'évaluation des performances individuelles.
12. Le Vérificateur intérieur en chef des comptes a également recommandé d'examiner l'efficience et l'efficacité des méthodes de travail actuelles en ce qui concerne les demandes d'emploi qui sont reçues, et de formuler une déclaration de principes à propos des conditions d'emploi des correspondants nationaux, en indiquant clairement les méthodes à utiliser pour déterminer, calculer et approuver les salaires et prestations.
Caisse d'assurance pour la protection
de la santé du personnel (SHIF)
13. Il a été procédé à une vérification de la Caisse d'assurance pour la protection de la santé du personnel, afin de déterminer la mesure dans laquelle les recommandations formulées dans le rapport de vérification de juin 1996 et transmises au Conseil d'administration à sa 268e session en mars 1997 (document GB.268/PFA/3) ont été mises en œuvre, et d'examiner divers exemples de demandes et d'indemnités qui avaient été versées. La Caisse d'assurance est gérée conjointement avec l'Union internationale des télécommunications (UIT).
14. Le comité de gestion de la Caisse d'assurance a examiné la plupart des recommandations du Vérificateur intérieur en chef des comptes à sa réunion de décembre 1996, et, à des réunions ultérieures, certains points qui étaient restés en suspens. Le programme de travail du comité de gestion prévoit des mesures pour donner suite aux recommandations qui n'ont pas encore été mises en œuvre. Le comité avait estimé que ces recommandations étaient liées à la mise en place effective du nouveau système informatisé d'assurance santé (HIIS) que la Caisse d'assurance a élaboré. Le système informatisé d'assurance santé devrait entrer bientôt en service et permettre de mieux contrôler le traitement des demandes et le paiement des indemnités.
Véhicules officiels au siège de l'OIT
15. L'utilisation des véhicules officiels au siège de l'OIT a fait l'objet d'une vérification visant à s'assurer qu'ils étaient utilisés seulement à des fins officielles et que des contrôles internes efficaces étaient en place. L'absence de règlement écrit indiquant clairement les personnes autorisées à utiliser les véhicules et la nature de cette utilisation a nui à l'efficacité des contrôles internes. Il a été recommandé d'établir un règlement écrit sur ce point.
Vérifications sur le terrain
16. En 1998, des vérifications ont été effectuées dans 18 bureaux extérieurs et six équipes multidisciplinaires dans 19 différents lieux d'affectation, ainsi qu'un examen approfondi de 17 projets IPEC dans trois de ces lieux. Ces vérifications avaient pour objet d'évaluer dans quelle mesure le contrôle interne est exercé rationnellement, les règlements, politiques et procédures officiels sont respectés, les ressources sont utilisées de la manière la plus économique et la plus efficace possible, les données comptables sont fiables et les éléments d'actifs sont comptabilisés et protégés contre les pertes.
17. A l'issue des vérifications sur le terrain, il a été recommandé à la direction d'améliorer le contrôle des avoirs en banque et en caisse en veillant à ce que la liste des personnes autorisées à signer les chèques soit actualisée sans retard; des réconciliations bancaires sont régulièrement effectuées et contrôlées en ce qui concerne les chèques en attente, les recettes et les contre-écritures; les intérêts bancaires, les frais bancaires et les différences de taux de change sont rapidement comptabilisés et validés par des documents officiels; une comptabilisation indépendante des liquidités et objets de valeur est périodiquement effectuée puis rapprochée des livres comptables.
18. En ce qui concerne l'achat de biens et de services, le vérificateur a recommandé d'améliorer les méthodes et la documentation de travail afin de garantir et de mettre plus clairement en évidence le caractère compétitif des prix et du choix des fournisseurs, le processus de compensation financière, l'approbation de l'ordre d'achat par un agent autorisé, le traitement du paiement sur la base d'un récépissé certifié et l'approbation du paiement par un contrôleur des dépenses dûment autorisé, et de veiller également à ce que les dépenses soient consignées dans la période comptable correspondante.
19. Au sujet de la comptabilisation et de la protection des biens immobilisés, le vérificateur a recommandé d'améliorer le contrôle de l'inventaire de l'équipement et des meubles par une actualisation sans délai des fiches d'inventaire dans les cas d'acquisition, de retrait ou de changement d'emplacement, de veiller au contrôle matériel régulier des biens les plus coûteux, de veiller à la transparence des appels d'offres et des procédures de sélection en ce qui concerne les équipements, d'améliorer les procédures de contrôle pour ce qui est de l'inventaire, de l'utilisation et de la surveillance des équipements fournis au titre de projets de coopération technique, et de veiller à ce que les divers types de biens soient dûment assurés et à ce que les contrats d'assurance soient régulièrement actualisés.
20. Le vérificateur a également recommandé que la direction intensifie les contrôles aux fins suivantes: économiser sur les frais de voyage en choisissant l'itinéraire le plus direct possible et en négociant des tarifs spéciaux; vérifier le bien-fondé des demandes de remboursement des frais de voyage et des autorisations de voyage; assurer un meilleur suivi des comptes d'opérations avec l'étranger à percevoir et des avances accordées au personnel en vue du recouvrement rapide des sommes dues au Bureau; faire mieux respecter les échéances et assurer un suivi systématique des informations relatives au personnel et aux personnes à leur charge au moment de déterminer la validité des salaires et des prestations versées au personnel local; veiller à l'approbation en temps voulu des congés et à l'exactitude des registres de congés, au respect des échéances en ce qui concerne les évaluations de performance; utiliser davantage le courrier électronique afin de réduire les frais de communications et comparer les ventes et les stocks de publications.
21. Etant donné les progrès considérables effectués par le Bureau dans la mise en œuvre du réseau de l'OIT et du système d'information financière pour les bureaux extérieurs (FISEXT) en 1997 et en 1998, le vérificateur a constaté une nette amélioration des informations financières et du contrôle budgétaire.
22. L'examen par le vérificateur de plusieurs programmes et mini-programmes d'actions de l'IPEC a fait apparaître dans de nombreux cas des déficiences en matière de supervision, d'information et de contrôle, le fait que certains agents d'exécution s'éloignent des programmes de travail qui ont été adoptés, des retards dans la mise en œuvre et l'insuffisance des documents de justification des dépenses. Le vérificateur a conclu que la direction devrait procéder à un examen approfondi des programmes d'action de l'IPEC en se fondant sur les résultats et les recommandations de la vérification, et prendre des mesures correctrices.
Missions en cours
23. A la fin de 1998, un examen et une évaluation du portefeuille d'assurance géré par le Bureau de l'administration intérieure et de l'administration des régimes d'assurance dans les bureaux extérieurs étaient en cours; leurs résultats figureront dans le rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes pour 1999.
Enquêtes
24. En 1998, la Section de la vérification intérieure des comptes n'a pas été appelée à enquêter sur des cas de fraude ou de faute professionnelle.
Surveillance de la suite donnée
aux précédentes recommandations
25. La Section de la vérification intérieure des comptes est chargée de suivre les mesures prises par la direction pour donner suite à ses constatations et recommandations. En ce qui concerne les mesures prises par la direction pour donner suite aux recommandations faites à l'issue des missions de vérification entreprises en 1997, telles qu'elles figurent dans le rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes pour 1997, qui ont été examinées par la commission à la 271e session du Conseil d'administration (mars 1998)(1), la direction a maintenant donné suite à un grand nombre des recommandations et s'attache à le faire pour les recommandations restantes. Le vérificateur suit les progrès à cet égard.
26. La direction a réservé un bon accueil aux observations faites par le vérificateur en 1998 et elle veille au suivi de la mise en œuvre des recommandations de la vérification. La Section de la vérification intérieure des comptes surveille les mesures prises pour leur donner suite.
Genève, le 19 février 1999.
1. Document GB.271/PFA/5.