GB.274/PFA/7 - Conseil d'Administration

L'OIT est une institution spécialisée des Nations-Unies

GB.274/PFA/7 274^e session Genève, mars 1999

Commission du programme, du budget et de l'administration	PFA

SEPTIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR

Comptabilité d'exercice

Amendements proposés au Règlement financier
et aux Règles de gestion financière

1. A sa 259e session (mars 1994), la commission a examiné un document⁽¹⁾ annonçant la mise en application dans tout le système des Nations Unies des normes comptables communes adoptées par le Comité administratif de coordination (CAC). En les présentant, le Bureau a expliqué que la principale différence entre ces normes et la pratique du BIT réside dans la méthode de comptabilisation des recettes et des dépenses. Un principe fondamental des normes est la comptabilité d'exercice, qui consiste à tenir compte des recettes lorsqu'elles sont exigibles et non au moment de leur encaissement et des dépenses lorsqu'elles sont engagées et non au moment des paiements⁽²⁾ . En vertu du Règlement financier de l'OIT, les recettes et les dépenses sont prises en compte selon la méthode de la comptabilité de trésorerie, c'est-à-dire au moment des encaissements et décaissements.

2. La comptabilisation des recettes lorsqu'elles sont exigibles pourrait donner lieu à de graves problèmes de trésorerie si les dépenses budgétaires étaient engagées sans tenir compte du niveau des contributions réellement encaissées et si les excédents budgétaires étaient distribués sans couverture de trésorerie. Face à ce risque, la version initiale des normes autorisait la constitution de provisions pour tenir compte des retards pouvant intervenir dans le recouvrement des contributions, mais sans préciser la méthode à suivre pour en déterminer le montant.

3. En ce qui concerne les dépenses, le BIT fonctionne selon la méthode de la comptabilité de trésorerie pour le budget ordinaire et les autres sources de financement, tandis que pour les dépenses au titre des projets financés par le PNUD ou par le FNUAP, les engagements non réglés sont comptabilisés comme des dépenses conformément aux critères établis par ces deux organismes. Cela dit, dans le cas du budget ordinaire et des autres sources de financement, le BIT parvient pratiquement au même résultat qu'avec la méthode de la comptabilité d'exercice en continuant à effectuer les paiements correspondant au budget de l'exercice durant le mois de janvier de l'année suivante, conformément à l'article 17 du Règlement financier.

4. Dans ses rapports sur les comptes des exercices 1994-95 et 1996-97, le Commissaire aux comptes a recommandé que le Bureau prenne des mesures finales pour appliquer pleinement les normes, en indiquant que la comptabilité d'exercice est le principal domaine où les comptes de l'OIT ne satisfont pas aux prescriptions des normes; il a néanmoins ajouté qu'il faudra pour cela modifier le Règlement financier et les Règles de gestion financière. Le Bureau avait indiqué, dans les notes des états financiers de ces deux exercices, les domaines où les normes communes n'avaient pas été appliquées, conformément à la prescription des normes selon laquelle, lorsque les organisations jugent nécessaire de s'écarter de la pratique définie par les normes, elles doivent en indiquer les raisons dans l'exposé des principes généraux inclus dans leurs états financiers. En adoptant les normes, le CAC souhaitait qu'elles constituent la base des règles et méthodes comptables de chaque organisation, parallèlement aux règlements financiers et aux décisions afférentes de leurs organes délibérants. Il avait été admis qu'il revenait en dernier ressort aux organes délibérants de chaque organisation d'arrêter les dispositions financières pour leurs travaux et que leurs règles, directives et décisions pouvaient dans certains cas s'écarter des procédures communes décrites dans les normes.

5. Après une nouvelle révision, en octobre 1997, les normes définissent plus précisément les provisions à constituer pour tenir compte des retards qui interviennent dans l'encaissement des contributions mises en recouvrement, en considérant que ces provisions doivent être égales à 100 pour cent du montant des contributions non réglées lors de l'établissement des états financiers à la fin de l'exercice⁽³⁾ . Grâce à cette modification les problèmes de trésorerie évoqués plus haut n'existeront plus, puisque la constitution de pareilles provisions rétablit en fait la comptabilité de trésorerie pour le recouvrement des contributions.

6. Le Bureau vient d'achever une étude sur l'introduction de la comptabilité d'exercice comprenant un réexamen du Règlement financier et des Règles de gestion financière. Il apparaît à l'évidence que l'introduction de la comptabilité d'exercice pour les recettes ne présente plus le même risque qu'auparavant puisqu'il est possible de constituer une provision égale à 100 pour cent pour tenir compte des retards dans le versement des contributions. En ce qui concerne les autres recettes, la comptabilité d'exercice donnerait une image plus équilibrée car elles seraient enregistrées au moment où elles sont réalisées et non plus lors de leur encaissement. On peut citer à cet égard l'exemple du produit des placements, pour lequel les intérêts acquis mais non encore reçus seraient comptabilisés à la fin de chaque exercice, et le produit des placements pour l'exercice représenterait les gains réels pour toute la période plutôt que le produit en trésorerie, qui dépend des dates d'échéance des placements.

7. Comme indiqué au paragraphe 3 ci-dessus, le passage à la comptabilité d'engagements pour les dépenses ne devrait guère modifier le montant global des dépenses. Les charges à payer à la fin d'un exercice consisteraient en des engagements non réglés⁽⁴⁾ à cette date, la seule différence par rapport à la pratique actuelle étant que ces engagements seraient enregistrés comme dépenses en inscrivant des éléments de passif dans les comptes plutôt que par le biais des règlements effectués en janvier. Les critères pour déterminer les charges à payer seraient basés sur ceux généralement appliqués par les autres organisations du système des Nations Unies qui suivent la méthode de la comptabilité d'exercice. Les systèmes informatiques devraient être adaptés, mais il s'agirait de modifications légères.

8. L'introduction de la comptabilité d'exercice à partir du 66e exercice (1998-99) ne présenterait donc pas de difficulté majeure et aurait l'avantage de respecter les prescriptions des normes comptables communes du système des Nations Unies. Les amendements à apporter à cette fin au Règlement financier et aux Règles de gestion financière figurent dans les annexes II et III au présent document.

9. La Commission du programme, du budget et de l'administration souhaitera sans doute recommander au Conseil d'administration:

a) de proposer à la Conférence internationale du Travail, pour adoption à sa 87e session (juin 1999), le projet de résolution portant modification du Règlement financier qui figure à l'annexe I;

b) d'approuver les projets d'amendements aux Règles de gestion financière qui figurent à l'annexe III au présent document, étant entendu que ces amendements n'entreront en vigueur que si la Conférence internationale du Travail adopte la résolution mentionnée à l'alinéa a) ci-dessus.

Genève, le 4 janvier 1999.

Point appelant une décision: paragraphe 9.

1. Document GB.259/PFA/4/3.

2. La version la plus récente des normes applicables est reproduite à l'annexe IV.

3. Le texte de la norme applicable figure au paragraphe 32 de l'annexe IV.

4. Ceux, par exemple, concernant les collaborateurs extérieurs qui ont terminé leur travail mais n'ont pas encore été payés, ou les achats de matériel livré mais encore impayé

Annexe I

Résolution à soumettre à la 87e session de
la Conférence internationale du Travail

La Conférence générale de l'Organisation internationale du Travail,

Consciente que des amendements au Règlement financier sont nécessaires pour permettre à l'Organisation de suivre les normes comptables communes du système des Nations Unies;

Décide d'apporter les amendements suivants au Règlement financier:

a) Le paragraphe 5 de l'article 10 est désormais conçu comme suit:

5. Toutes les contributions payables au cours d'un exercice sont enregistrées comme des recettes de cet exercice et sont comptabilisées en dollars des Etats-Unis au taux de change budgétaire en vigueur au cours de cet exercice.

b) Le paragraphe 1 de l'article 17 est ainsi conçu:

1. Les dépenses imputées sur les crédits budgétaires d'un exercice correspondent aux paiements effectués au cours de cet exercice et aux engagements non réglés le dernier jour de l'exercice. La fraction des crédits budgétaires nécessaire pour faire face à ces engagements non réglés reste disponible pendant douze mois, après quoi tout solde restant est porté aux recettes accessoires.

c) L'actuel paragraphe 2 de l'article 17 est supprimé.

d) L'actuel paragraphe 3 de l'article 17 devient le paragraphe 2 et se lit comme suit:

2. Les engagements qui n'ont pu être imputés sur les crédits budgétaires de l'exercice précédent peuvent, si le Directeur général en décide ainsi, être imputés sur les crédits budgétaires de l'exercice courant. Toutefois, il y a lieu d'inscrire dans le budget de chaque exercice un article intitulé: «Engagements non réglés», sur lequel sont imputés tous les paiements de nature similaire qu'il ne serait pas approprié de payer sur un autre article du budget. Le règlement d'engagements se rapportant aux opérations d'un exercice quelconque antérieur au dernier exercice doit faire l'objet d'une autorisation préalable du Conseil d'administration.

e) Le paragraphe 4 de l'article 17 est supprimé.

f) L'article 18 est ainsi libellé:

1. L'excédent ou le déficit des recettes par rapport aux dépenses dans un exercice complet est calculé en déduisant les dépenses des recettes budgétaires, une provision étant constituée pour tenir compte des retards intervenus dans le versement des contributions. Cette provision est égale à 100 pour cent des contributions non réglées à la date de l'établissement des états financiers à la fin de l'exercice.

2. Tout excédent des recettes par rapport aux dépenses, exprimé en francs suisses, calculé en utilisant le taux de change budgétaire applicable durant cet exercice, servira à abaisser les contributions des Membres de l'Organisation, selon la procédure suivante: pour les Membres qui auront payé leur contribution normale dans l'exercice au cours duquel s'est produit l'excédent, leur part de l'excédent sera défalquée de leur contribution fixée pour la deuxième année de l'exercice suivant; pour les autres Membres, leur part de l'excédent ne sera portée à leur crédit qu'au moment où ils auront versé leur contribution pour l'exercice au cours duquel s'est produit l'excédent; une fois ce versement effectué, leur part dudit excédent sera défalquée de leur contribution fixée pour la première année du premier exercice pour lequel un budget sera adopté après ledit versement.

Annexe II

Amendements au Règlement financier de
l'Organisation internationale du Travail
(Les ajouts sont en caractères gras; les suppressions
sont signalées par des crochets)

Article 10

...
5. Toutes les contributions [reçues] payables au cours d'un exercice sont enregistrées comme des recettes de cet exercice et sont comptabilisées en dollars des Etats-Unis au taux de change budgétaire en vigueur au cours de cet exercice.
...

Article 17

[1. Tous paiements relatifs à des opérations prévues au budget doivent être portés aux comptes de l'exercice au cours duquel les opérations ont lieu si les paiements sont effectués avant le 31 janvier de l'année suivant la clôture dudit exercice.]

[2. Les personnes à qui sont dues des sommes se rapportant à une opération au titre d'un exercice quelconque sont invitées à présenter leurs comptes en temps voulu, avant le 31 janvier de l'année suivant la clôture dudit exercice, et le règlement en est, dans la mesure du possible, effectué avant cette date.]

2. [3. Nonobstant les dispositions du paragraphe 1 ci-dessus, les dettes] Les engagements qui n'ont pu être [payées à temps pour être portées aux comptes] imputés sur les crédits budgétaires de l'exercice précédent [, par suite d'un retard inévitable dans la présentation ou dans le règlement des comptes,] peuvent, si le Directeur général en décide ainsi, être [portées aux comptes] imputés sur les crédits budgétaires de l'exercice courant. Toutefois, il y a lieu d'inscrire dans le budget de chaque exercice un article intitulé: [«Dettes non soldées»] «Engagements non réglés»⁽¹⁾ , sur lequel sont imputés tous les paiements de nature similaire qu'il ne serait pas approprié de payer sur un autre article du budget. Le [paiement de dettes] règlement d'engagements se rapportant aux opérations d'un exercice quelconque antérieur au dernier exercice doit faire l'objet d'une autorisation préalable du Conseil d'administration.

[4. Les créanciers dont l'attention aura été appelée sur les dispositions du présent article et qui négligeront de présenter leurs comptes assez tôt pour permettre d'en effectuer le règlement à la date prescrite, s'ils ne peuvent être payés dans les conditions indiquées au paragraphe 3 ci-dessus, sans que, de ce fait, soit empêché le paiement des créanciers qui se sont conformés aux dispositions du paragraphe 3, seront informés que leurs comptes ne pourront être réglés qu'après l'ouverture des crédits nécessaires par la Conférence.]

Article 18

2. [Si la différence constatée entre les recettes et les dépenses budgétaires d'un exercice complet, exprimée en dollars des Etats-Unis, constitue un solde créditeur, le montant en francs suisses de l'excédent de trésorerie correspondant] Tout excédent des recettes par rapport aux dépenses, exprimé en francs suisses, calculé en utilisant le taux de change budgétaire applicable durant cet exercice, servira à abaisser les contributions des Membres de l'Organisation, selon la procédure suivante: pour les Membres qui auront payé leur contribution normale dans l'exercice au cours duquel s'est produit l'excédent [de trésorerie], leur part de l'excédent sera défalquée de leur contribution fixée pour la deuxième année de l'exercice suivant; pour les autres Membres, leur part de l'excédent ne sera portée à leur crédit qu'au moment où ils auront versé leur contribution pour l'exercice au cours duquel s'est produit l'excédent; une fois ce versement effectué, leur part dudit excédent sera défalquée de leur contribution fixée pour la première année du premier exercice pour lequel un budget sera adopté après ledit versement.

1 Ce changement ne concerne que les versions française et espagnole.

Annexe III

Amendements aux Règles de gestion financière
du Bureau international du Travail
(Les ajouts sont en caractères gras; les suppressions
sont signalées par des crochets)

3.30 Recettes accessoires

Les recettes accessoires se composent des catégories suivantes des recettes⁽¹⁾ échues à l'OIT:

i) [recettes] revenus provenant d'intérêts que l'on n'est pas tenu de créditer au fonds dont [elles] ils découlent;

ii) [recettes provenant] produit de la vente des publications, y compris les droits et redevances y afférents;

iii) différence entre les gains et les pertes au change, à l'exclusion des gains et pertes au change sur l'évaluation des recettes et dépenses budgétaires et sur la réévaluation de l'actif et du passif du budget ordinaire dans des devises autres que le dollar des Etats-Unis;

iv) montants reçus au titre de paiements effectués par l'Organisation si ces montants ont été encaissés après la clôture de l'exercice au cours duquel le paiement a été fait;

v) chèques non présentés à l'encaissement pendant une période de 12 mois après la date de leur établissement lorsque l'annulation intervient au cours d'un exercice différent;

vi) tout reliquat des engagements non réglés inscrits dans les comptes de l'exercice antérieur;

vii) autres [encaissements divers] recettes.

3.31 Versements au Fonds d'avances remboursables pour les publications

[Les recettes provenant] Le produit de la vente des publications, y compris les droits et redevances y afférents, [pourront être versées] pourra être crédité jusqu'à concurrence de 100 pour cent au Fonds d'avances remboursables pour les publications, au gré du Directeur général, et utilisé[es] conformément aux règles distinctes régissant le fonctionnement du fonds qui ont été approuvées par le Conseil d'administration.

3.32 Affectation [des recettes provenant] du revenu des locations

[Les recettes] Le revenu provenant de la location de locaux [sont versées] est crédité au Fonds pour le bâtiment et le logement, sur lequel aucun prélèvement ne pourra être effectué sans l'autorisation du Conseil d'administration et uniquement à des fins précises ayant trait aux locaux de l'OIT, en particulier pour couvrir les coûts de construction, de transformation, de réparation et de réfection. [Les loyers encaissés sont] Le revenu des locations est crédité[s] au fonds après déduction d'un montant approprié pour le chauffage, l'éclairage et autres services [couverts par eux] que couvre ce revenu, pourvu que [le paiement] les charges et le remboursement de ces services interviennent au cours du même exercice; les montants ainsi déduits sont crédités aux [crédits] provisions⁽²⁾ budgétaires au titre desquelles [le versement est effectué] les dépenses ont été engagées. Autrement, [le nombre intégral des locations reçues] l'intégralité du revenu des locations est crédité au fonds.

6.30 Délais pour présenter les demandes de paiement

b) On [évitera] veillera avec un soin particulier à ce que [des demandes de paiement ne soient soumises après la clôture de l'exercice] tous les engagements non réglés soient enregistrés au cours de l'exercice approprié.

7.60 Délais de paiement

a) Dès que la régularité d'un paiement a été établie, ce paiement est effectué avec toute la célérité raisonnable.

b) Des demandes de paiement concernant des cas où un escompte est consenti pour règlement rapide feront l'objet de toute l'attention voulue.

c) Les paiements effectués au titre du budget ordinaire après [la date fixée pour la clôture des comptes d'un exercice donné (normalement environ deux semaines après la fin de l'exercice)] la clôture d'un exercice ne peuvent être imputés sur cet exercice, à moins que des engagements non réglés n'aient été inscrits dans les comptes dudit exercice, conformément au paragraphe 1 de l'article 17 du Règlement financier.

7.70 Monnaies de compte et taux de conversion des monnaies

c) Les [contributions] recettes provenant des contributions reçues au cours d'un exercice seront comptabilisées en dollars des Etats-Unis en tant que recettes budgétaires au taux de change budgétaire entre le dollar des Etats-Unis et le franc suisse en vigueur durant cet exercice. Les dépenses en francs suisses seront également comptabilisées en dollars des Etats-Unis en tant que dépenses budgétaires au taux de change budgétaire. Toute différence entre le montant en dollars des Etats-Unis ainsi calculé et le montant obtenu en utilisant le taux de change comptable des Nations Unies en vigueur sera inscrite en tant que gain ou perte de change dans un fonds de stabilisation des changes.

1. Le mot «income», qui remplace dans la version anglaise de l'amendement le terme «receipts» (recettes), peut être rendu selon le cas en français par «recettes», «revenu(s)» ou «produit»; c'est pourquoi le mot «recettes» est maintenu aux endroits où il reste approprié.

2. Ce changement ne concerne que la version française

Annexe IV

Extraits des normes comptables pour le système des Nations Unies: textes concernant la comptabilité d'exercice

Paragraphe

3. Si telle ou telle organisation juge nécessaire de s'écarter de la pratique définie par les normes, elle devra en indiquer les raisons dans l'exposé des principales conventions comptables qu'elle doit inclure dans ses états financiers.

4. La continuité des activités, la permanence des méthodes et le principe du fait générateur sont des conventions comptables de base qui sont définies ci-après, telles qu'elles s'appliquent aux organismes des Nations Unies. Lorsque les conventions de base sont respectées, il n'y a pas lieu de le mentionner. En revanche, si une convention de base n'est pas observée, il convient de le mentionner et d'en indiquer les raisons.

i) Continuité des activités: L'organisation est normalement considérée comme étant en activité, c'est-à-dire comme devant continuer à fonctionner dans un avenir prévisible. Il est admis que l'organisation n'a ni l'intention, ni l'obligation de se mettre en liquidation ou de réduire sensiblement l'étendue de ses activités;

ii) Permanence des méthodes: Les méthodes comptables sont supposées constantes d'un exercice à l'autre;

iii) Fait générateur: La comptabilisation des recettes selon le système de l'exercice (comptabilité sur la base du fait générateur, ou comptabilité d'engagements) consiste à les rattacher à l'exercice au cours duquel elles sont dues, qu'elles aient ou non été encaissées. Les dépenses sont rattachées à l'exercice au cours duquel l'engagement ou la dette ont été contractés, qu'il y ait eu ou non décaissement.

31. Dans les organismes du système des Nations Unies, les recettes de l'exercice sont définies comme les espèces ou les quasi-espèces reçues ou à recevoir pendant l'exercice et qui majorent l'actif net. Les principales catégories de recettes sont les suivantes:

i) contributions fixées (quotes-parts) au budget ordinaire ou à des comptes spéciaux;

ii) contributions volontaires annoncées en espèces ou en nature;

iii) contributions volontaires reçues pour financer des activités spécifiques dans le cadre de fonds d'affectation spéciale ou d'autres arrangements;

iv) recettes accessoires ou diverses.

32. Les contributions fixées constituent une obligation statutaire pour les contribuants à compter de la date où elles sont mises en recouvrement. Les recettes à ce titre doivent donc être constatées à cette date. Toutefois, des provisions pourront être constituées en cas de retard dans leur recouvrement, et seront alors indiquées conformément aux modèles de présentation des états financiers. Ces provisions seront égales à 100 pour cent du montant des contributions non réglées lors de l'établissement des états financiers à la fin de l'exercice⁽¹⁾ .

37. Les dépenses de l'exercice sont définies comme la somme des décaissements et des engagements non réglés valables imputés sur les crédits ouverts ou les fonds alloués pour l'exercice. Les dépenses engagées par les organisations relèvent essentiellement de deux catégories: i) les dépenses au titre du budget ordinaire financé par quotes-parts ou de budgets spéciaux, qui sont régies par le règlement financier de chaque organisation et ii) les dépenses au titre des contributions volontaires, qui sont régies par le règlement financier de l'organisation ou par des règles distinctes établies conformément à ce règlement.

38. Les engagements de dépenses sont les montants correspondant aux commandes passées, aux contrats conclus, aux services reçus ou à d'autres opérations qui constituent des charges de l'exercice en cours et qui devront être payés pendant cet exercice ou un exercice ultérieur. Les engagements de dépenses au titre du budget ordinaire financé par quotes-parts ou de budgets spéciaux restent valables jusqu'à l'expiration de la période spécifiée dans le règlement financier de l'organisation. Dans le cas des engagements imputables sur les contributions volontaires, l'organisation peut décider qu'ils resteront valables jusqu'à l'expiration de cette période ou jusqu'à ce qu'ils aient été liquidés ou annulés.

1. Le passage en italiques n'a pas encore de traduction officielle. Il s'agit d'une traduction libre du BIT.

Mise à jour par VC. Approuvée par NdW. Dernière modification: 21 février 2000.