1. Acerca de la OIT
2. Temas
3. Regiones
4. Eventos y reuniones
5. Publicaciones
6. Investigación
7. Normas del trabajo
8. Estadísticas y bases de datos

SEGUNDO PUNTO DEL ORDEN DEL DIA

Curso dado al informe del Auditor Externo
sobre las cuentas para 1994-1995

1. Con ocasión de la 265.a bis reunión del Consejo de Administración (6 de junio de 1996), la Comisión examinó el informe del Auditor Externo sobre las cuentas correspondientes al ejercicio económico 1994-1995. Se formulaban en dicho informe recomendaciones y observaciones sobre determinadas cuestiones financieras y de funcionamiento, que se abordan en los párrafos siguientes en el mismo orden con que figuran en el informe, indicándose entre paréntesis el número del párrafo o de los párrafos correspondientes.

Normas contables comunes y cambios
en la presentación de los estados financieros
(párrafo 32)

2. Los principios generales y de contabilidad y los métodos de presentación de informes que se aplican en la OIT se ciñen a las exigencias impuestas por el Reglamento Financiero y la Reglamentación financiera detallada. Con sujeción a dichas exigencias, estos principios y métodos son coherentes con los principios contables comúnmente aceptados y, en la medida de lo posible, tienen en cuenta las normas de contabilidad del sistema de las Naciones Unidas (la OIT adoptó sin cambios los formatos prescritos para la presentación de las cuentas). El principal asunto pendiente es la adopción de una contabilidad basada en el registro de derechos adquiridos u obligaciones contraídas. Como se recordará, en su 259.a reunión (marzo de 1994), al examinar esta cuestión en el marco de la revisión de las normas de contabilidad, el Consejo de Administración había señalado que, por el momento, la OIT seguiría registrando los ingresos en el momento en que éstos se hiciesen efectivos. A su debido tiempo se realizaría un estudio sobre la viabilidad de estos cambios. Si el resultado de dicho estudio mostrara la conveniencia de modificar la práctica vigente, se someterían entonces al Consejo de Administración y a la Conferencia las enmiendas que a tales efectos correspondiera introducir en el Reglamento Financiero y la Reglamentación financiera detallada.

Fondos recibidos del PNUD
(párrafo 34)

3. Se han modificado los procedimientos con el fin de garantizar que, en el cálculo de los importes necesarios para financiar las actividades del PNUD que lleva a cabo la OIT, se tengan en cuenta los gastos contabilizados tanto como los previstos. Además, las estimaciones se revisan todos los meses y se van controlando en función de la experiencia adquirida. El PNUD ya transfirió fondos por el valor total del importe que adeudaba, según lo había hecho constar en su informe el Auditor Externo.

Caja de Pensiones del Personal de la OIT
(párrafo 35)

4. El 30 de junio de 1996 se llevó a cabo una revisión actuarial de la Caja de Pensiones del Personal de la OIT, que fue examinada por la Junta Directiva de dicha Caja en su última reunión, celebrada en enero de 1997. Esta revisión puso de manifiesto que el saldo en caja se gastaría completamente durante el bienio 1998-1999. Considerando que la OIT debe asumir la obligación que contrajo para con los beneficiarios de la Caja, la Junta Directiva convino en que, en sus presupuestos futuros, la OIT asignaría partidas de gastos para que pudieran efectuarse estos pagos según el régimen de distribución. Se evitaría de este modo la necesidad de dotar a la Caja de una fuerte capitalización. Por consiguiente, en las propuestas de Programa y Presupuesto para 1998-1999 se asigna a tales efectos un importe de 1.700.000 dólares de los Estados Unidos.

Fraude efectivo y presunto
(párrafo 37)

5. A pesar de habérsele comunicado regularmente todos los casos de fraude efectivo o presunto, el Auditor Externo recomendó que se modificaran el Reglamento Financiero o la Reglamentación financiera detallada a efectos de establecer esta obligación. En su 267.a reunión (noviembre de 1996), el Consejo de Administración aprobó sendas enmiendas a las reglas 8.40 y 11.40 de la Reglamentación financiera detallada, con el fin de establecer la obligación de que se comuniquen al Auditor Externo todos los casos de fraude efectivo o presunto.

Fiscalización financiera y descentralización
Organización de las tareas (párrafo 40)

6. Dando curso a las recomendaciones formuladas por el Auditor Externo, el Director General adoptó varias medidas con objeto de consolidar el proceso de descentralización. En su 267.a reunión (noviembre de 1996), el Consejo de Administración aprobó varias enmiendas a la Reglamentación financiera detallada, en virtud de las cuales se deslindan las responsabilidades financieras que deben asumir los funcionarios de las regiones y de la sede respecto a las facultades que en materia financiera se les otorgaron. Con arreglo a la Reglamentación financiera detallada, los funcionarios en quienes se delegue una autoridad específica serán responsables ante el Tesorero y Contralor de Finanzas por el ejercicio de esa facultad. Estas responsabilidades se recogerán también en los manuales de instrucciones para uso de las oficinas exteriores y los departamentos de la sede, que se están actualizando. Se realizarán cuidadosos exámenes periódicos de los recursos de personal de las oficinas exteriores para poder demarcar correctamente las funciones y, cuando así convenga, adoptar medidas apropiadas con el fin de reducir al mínimo las cargas financieras a que pueda verse expuesta la OIT (reducción del nivel de las cuentas de anticipos mediante reposiciones de fondos más frecuentes, verificación prioritaria en las oficinas regionales o en la sede de los anticipos reembolsados, visitas más frecuentes del auditor interno, utilización de los servicios de apoyo locales del PNUD, etc.). Antes de que los interesados ocupen en las estructuras exteriores los nuevos puestos para los que fueron designados, se les imparten instrucciones detalladas que se completan posteriormente por medio de visitas a las oficinas regionales y a la sede. La formación del personal encargado de los servicios financieros y administrativos en las oficinas exteriores está comprendida en los programas de formación oficial del personal que se están elaborando. En la medida en que las condiciones lo permitan, se actualizará el Manual de las Oficinas Externas, en el que se establecen procedimientos y se fijan pautas para el personal de los servicios financieros y administrativos de las oficinas exteriores.

Fiscalización presupuestaria
(párrafo 42)

7. Dando curso a la recomendación formulada por el Auditor Externo, se ha modificado el sistema de seguimiento, evaluación y presentación de informes (MERS) para incluir las estimaciones acerca de las necesidades en materia de recursos. Además, se ha extendido a todos los departamentos de la Organización la utilización del sistema MERS o de sistemas similares para el seguimiento del programa. El nuevo sistema de gestión presupuestaria que se está elaborando para apoyar la descentralización de las operaciones a las oficinas exteriores permite efectuar el seguimiento y el control de los gastos con relación a las obligaciones individuales. En las reuniones de información se señalará a la atención de los directores la importancia que reviste este servicio para el seguimiento de la aplicación de sus programas.

Fiscalización de los pagos
(párrafo 45)

8. El Auditor Externo se mostró preocupado porque a lo largo del bienio habían aumentado mucho los saldos que arrojaban las cuentas provisionales, en los cuales figuraban viejas partidas. El pago de impuestos pendientes de reembolso por parte de las autoridades públicas que los cobraron y otros gastos que no están acompañados por la debida documentación acreditativa constituyen casos típicos de partidas en suspenso. En las reuniones de información que se organizan para los directores de las oficinas exteriores se insiste en la necesidad de reducir al mínimo el número de las transacciones que se anotan en las cuentas provisionales y de efectuar revisiones periódicas con el fin de eliminar las viejas partidas. Refuerza esta medida la vigilancia de los saldos pendientes que lleva a cabo el personal competente de las oficinas regionales y de la sede.

Fiscalización del activo
(párrafo 49)

9. Aunque el Auditor Externo consideró, en general, satisfactorios los aspectos relativos a la seguridad y la reposición de fondos, así como las inspecciones efectuadas al azar por el personal de dirección en lo que atañe al efectivo en caja de las oficinas visitadas, pensaba que aún se podía mejorar mucho la gestión del activo en caja y las cuentas bancarias. En los países donde las liquidaciones deben hacerse en efectivo debido a problemas en la actividad bancaria, se pidió a los directores de las oficinas exteriores que limitaran a un mínimo los pagos en efectivo. Por su lado, los equipos encargados de la fiscalización en las oficinas regionales están comprobando más de cerca la rapidez con que se efectúan las conciliaciones de los estados bancarios y con que se vierten nuevos fondos en las cuentas de anticipos. El programa informático que se está utilizando para apoyar la preparación de las cuentas de anticipos contiene también un mecanismo de alarma que advierte al usuario el momento en que el saldo bancario cae por debajo de un importe determinado. En cuanto a la recomendación relativa al establecimiento de un sistema uniforme de inventario para las oficinas exteriores, se ha previsto extender a dichas oficinas el nuevo sistema informatizado de inventario que se utiliza en la sede.

Asiento de datos, fiscalización y supervisión
(párrafo 53)

10. Al tiempo que celebraba las ventajas que ofrecía el nuevo sistema de anticipos, gracias al cual se había reducido el tiempo necesario para registrar las transacciones de las oficinas exteriores en el libro mayor general, el Auditor Externo advertía que estaban cambiando las funciones del personal encargado de la fiscalización, y que era mayor la necesidad de vigilar el cumplimiento de los procedimientos financieros vigentes, así como de aumentar la fiscalización de los anticipos y las cuentas provisionales. En las regiones donde se ha implantado un nuevo sistema de anticipos, se están modificando las descripciones de las funciones que debe desempeñar el personal que se ocupa de la fiscalización y se está ajustando el contenido de las listas de comprobación para tener en cuenta la evolución de las tareas. Conviene reiterar, no obstante, que los responsables en última instancia del cumplimiento de las directrices financieras son los funcionarios habilitados de los departamentos de operaciones y de las oficinas, y no el personal encargado de la fiscalización. Por lo que respecta a la función de auditoría interna, en su 267.a reunión (noviembre de 1996) el Consejo de Administración aprobó enmiendas al Reglamento Financiero y la Reglamentación financiera detallada para conferir mayor autonomía e independencia al Auditor Interno Principal.

Proceso de descentralización
Coordinación (párrafo 54)
Ejecución (párrafos 57 y 58)
Financiación (párrafo 60)
Descentralización presupuestaria (párrafo 61)
Apoyo y formación (párrafo 62)

11. El Auditor Externo formuló varias recomendaciones con el fin de mejorar el desarrollo, la coordinación y la realización del proceso de descentralización. Estos puntos son exactos. Aunque las oficinas regionales participan ya estrechamente en la concepción y la experimentación de los sistemas, en aras de una mejor coordinación se están distribuyendo a las oficinas exteriores las actas de todas las reuniones del comité directivo encargado de supervisar la elaboración de la programación informática de los anticipos y del presupuesto. Además, se está invitando al personal de dirección de las oficinas regionales a participar en las reuniones del comité directivo durante su visita a la sede en viaje de misión. Se han adoptado medidas con el fin de instalar una sección informatizada interna en la región de las Américas, donde una persona calificada comenzará a trabajar a comienzos de 1997. Se visitaron los tres proyectos financiados con fondos del PNUD que participan en un experimento de descentralización presupuestaria; se suministró formación complementaria en el marco de estos tres proyectos. Se está vigilando cuidadosamente la situación de las unidades centrales del Departamento de Servicios Financieros para garantizar que no se debiliten los controles a medida que las responsabilidades financieras vayan pasando a las oficinas exteriores. Como se indicaba en el párrafo 7 anterior, todos los departamentos utilizarán el sistema MERS de seguimiento, evaluación y presentación de informes para fiscalizar sus operaciones. De este modo, cuando se estudie la posibilidad de elaborar sistemas futuros, será posible adoptar decisiones estratégicas y encontrar una financiación sólida que permita aplicar con eficacia los proyectos de infraestructura.

12. (Párrafo 11) El Auditor Externo señaló que aún era necesario establecer planes de trabajo con respecto a los costos de apoyo de las actividades de cooperación técnica del PNUD que permitan medir la realización de las actividades señaladas o los productos obtenidos. Mientras tanto, por decisión 96/31, la Junta Ejecutiva del PNUD decidió introducir nuevas modificaciones en las disposiciones relativas a los gastos de apoyo a la cooperación técnica, que tendrán efecto a partir del 1.o de enero de 1997. Entre otras cosas, los servicios de apoyo técnico SAT-1 y SAT-2 han sido sustituidos por los Servicios de apoyo a la elaboración de políticas y programas (SPPD) y el Apoyo a los servicios técnicos (STS). Los procedimientos se están modificando en consecuencia, habida cuenta de la necesidad de elaborar planes de trabajo adecuados.

13. (Párrafo 15) El Auditor Externo tomó nota de que la OIT no había actualizado su Estrategia de Tecnología de la Información y Plan de Actividades desde 1992. La oficina ITCOM está abocada a la tarea de recopilar información sobre las necesidades en informática, a corto y a largo plazo, de los departamentos usuarios, con el fin de centralizar las necesidades de la Organización al respecto. A su vez, esto servirá de base para realizar una profunda actualización de la Estrategia de Tecnología de la Información y Plan de Actividades, de 1992, la cual, según está previsto, se dará por terminada a mediados de 1997.

14. (Párrafo 18) El Auditor Externo tomó nota de que no se había considerado la elaboración de una política oficial en materia de seguridad, tarea que recaería en la novel Oficina de Informática y Comunicaciones (ITCOM). A pesar de que no existe aún una política oficial en materia de seguridad en cuestiones informáticas, ya se han elaborado y puesto en aplicación muchos de los componentes de una política de esta naturaleza. Además de utilizar su propia computadora principal, la OIT realiza otras operaciones informáticas en el Centro Internacional de Cálculo de las Naciones Unidas (CIC). Este Centro se ha suscrito a un servicio de recuperación de la información en caso de avería que permitirá que, aunque se produzca un fallo grave en dicho Centro, la OIT esté en condiciones de seguir utilizando la porción de la carga de trabajo informática que trata en el CIC. Si la avería ocurre en la sala donde está instalada la computadora principal de la OIT, podrán proseguir las operaciones de la OIT en el CIC. La OIT escogió también al CIC como proveedor de servicios de Internet; uno de estos servicios consistió en la instalación de un cortafuegos muy perfeccionado. Todos los servidores de la red y las computadoras principales de la OIT están equipados con un sistema de reserva y, en el nivel de la edición en la Oficina, todas las computadoras personales que están conectadas a la red informática de la OIT realizan automáticamente exploraciones de todos los archivos locales en busca de virus. Actualmente, se están probando componentes lógicos antivirus que realizan en forma continua exploraciones del material de segundo plano. Estas y otras medidas constarán formalmente en un documento oficial sobre política en materia de seguridad que se elaborará en consulta con otros departamentos usuarios.

15. El Director General seguirá colaborando estrechamente con el Auditor Externo en lo que atañe a la puesta en práctica de las recomendaciones formuladas por este último, pues considera que dichas recomendaciones revisten gran importancia para la OIT y desea que la Organización se beneficie al máximo de la labor que lleva a cabo el Auditor Externo.

Ginebra, 10 de febrero de 1997.