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TERCER PUNTO DEL ORDEN DEL DIA

Informe del Auditor Interno Jefe

1. En cumplimiento de la decisión adoptada por el Consejo de Administración en su 267. reunión (noviembre de 1996), el Director General transmite a continuación el informe del Auditor Interno Jefe sobre los principales resultados de las tareas de auditoría e investigación llevadas a cabo durante el año 1996 (véase anexo).

2. El Director General considera que la labor desarrollada por el Auditor Interno Jefe resulta en extremo valiosa para evaluar los puntos fuertes y las debilidades de los procedimientos y controles aplicados en la Oficina. Las recomendaciones formuladas por la Sección de Auditoria Interna se evalúan detenidamente, y existe un diálogo permanente entre los servicios administrativos y dicha Sección a la hora de discutir y poner en práctica las diversas recomendaciones con el fin de garantizar un seguimiento adecuado.

Ginebra, 17 de febrero de 1997.

Anexo

Introducción

1. En la OIT, la función de comprobación interna de las cuentas queda establecida en virtud del apartado d) del artículo 30 del Reglamento Financiero de la Organización. Se trata de un control de gestión que permite medir y valorar la eficacia de otros controles y la conformidad con las políticas y procedimientos de la OIT. La función de comprobación interna de las cuentas tiene como finalidad la revisión y evaluación de las actividades y procedimientos financieros, administrativos y de orden práctico, con el fin de garantizar los siguientes objetivos: un control interno fiable a un costo razonable; la conformidad con las normativas, las políticas y los procedimientos de la OIT; la fiabilidad y el acierto de las prácticas de gestión; la utilización más económica y eficaz de los recursos, y la fiabilidad de los datos contables, financieros y de otro tipo que se utilizan para informar a la dirección. El programa de trabajo detallado anual se coordinó con el Auditor Externo, y se comunicaron a este último todos los resultados y las recomendaciones de la auditoría.

2. En la sede, las auditorías se destinaron a revisar determinados sistemas, funciones y operaciones para determinar: su contribución a los objetivos del programa; la adecuación de sus controles internos; la autorización y registro correspondiente de los gastos; el control de los activos exigibles; la conformidad con las normas, procedimientos y políticas de la OIT; la utilización de los recursos con arreglo a criterios económicos y de eficacia y la fiabilidad de los datos generados a efectos de la gestión; y el control de seguridad y de la contabilidad en relación con los activos fijos.

3. En términos generales, las auditorías realizadas en las oficinas exteriores, los equipos consultivos multidisciplinarios y los proyectos de cooperación técnica trataban iban destinados a asegurarse de que los recursos se utilizaban de manera económica y eficaz, que los gastos incurridos estaban debidamente justificados, autorizados y registrados, y que los activos eran objeto del correspondiente control, estaban protegidos frente a las pérdidas y se contabilizaban correctamente

Auditorías en la sede

4. Se auditaron las políticas, procedimientos y controles financieros establecidos para la contratación de trabajos y servicios por la OIT, la eficacia de los mismos para lograr una utilización más económica y eficaz de los recursos y su grado de conformidad con lo anterior. La auditoría reveló deficiencias en cuanto a la definición precisa de las circunstancias en que deberían utilizarse los diversos tipos de contratos normalizados a los que recurre la OIT para la contratación de trabajos o servicios; una falta de coherencia por parte de los funcionarios encargados de la contratación al recurrir a los distintos tipos de contrato; e insuficiencias en la administración de los contratos. La Sección de Auditoría Interna recomendó que la dirección llevara a cabo una revisión global del procedimiento seguido por la OIT para contratar trabajos y servicios, con el objetivo de lograr una mejor definición y una mayor normalización y simplificación de los procesos de contratación, y asegurar a la vez un equilibrio entre, por una parte, factores operativos como son el grado de descentralización a las oficinas exteriores de las funciones de contratación y la necesidad de lograr la máxima celeridad en la tramitación de los contratos y, por otra, los factores de riesgo que conlleva la función de contratación y la necesidad de ejercer sobre ella un control eficaz.

5. Se auditaron las políticas, procedimientos y controles financieros aplicados a la gestión de la Caja del Seguro de Salud del Personal, su eficacia en términos de la utilización económica y eficaz de los recursos, y el grado de conformidad con lo anterior. La Caja del Seguro de Salud del Personal se administra conjuntamente con la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT). Se observó que no existía ningún acuerdo oficial entre la OIT y la UIT en lo que se refiere a la administración de la Caja, que los procedimientos operativos de la Caja no estaban plenamente documentados, y que era necesario prestar mayor atención a la fijación de las tasas de contribución a la Caja para las personas a cargo protegidas voluntariamente. También se formularon recomendaciones relativas a las mejoras de los procedimientos para tramitar las reclamaciones a la Caja, el seguimiento de las reclamaciones dudosas presentadas por los Miembros, el papel que desempeña el asesor médico de la Caja y la mejora de algunos de los procedimientos de contabilidad financiera y conciliación.

6. Se llevó a cabo una auditoría del elemento relativo al inventario que forma parte del recientemente introducido Sistema de Gestión del Edificio (Building Management System-BMS) en la que se abarcaron el desarrollo del sistema y la gestión del proyecto, el inventario físico de los activos, la conversión de los registros al nuevo sistema y los procedimientos en vigor para el control de los activos. Se demostró que el procedimiento previsto en el proyecto para el diseño del proyecto no incluía en lo tocante al elemento relativo al inventario una definición de los correspondientes requisitos del usuario, ni la preparación del análisis de costo-beneficio seguido para las especificaciones de diseño, ni un presupuesto del proyecto. Como resultado, la Sección de Auditoría Interna recomendó que se revisara el proyecto desde el punto de vista del usuario, que se analizaran todos los aspectos del proceso relativo al inventario, a fin de determinar los correspondientes requisitos del usuario, y que se decidiera posteriormente si era necesario revisar el actual diseño del sistema. Se recomendó además que se volviera a examinar la posibilidad de incluir en el sistema BMS el control del material para la cooperación técnica, que hasta ahora se lleva a cabo a través de un sistema computadorizado distinto. Ello permitiría prescindir de uno de los sistemas informáticos, con sus correspondientes costos de mantenimiento y conservación, y mejorar el rendimiento de la inversión correspondiente al sistema BMS. También se demostró que se había preparado en 1993 un plan de trabajo para el Sistema de Conservación del Edificio en su conjunto, sistema en el que se integra el elemento correspondiente al inventario, pero que dicho plan no se había actualizado y, en consecuencia, no se aprovechaba como herramienta para administrar el proyecto. Además, no se había preparado un proyecto de presupuesto para el conjunto del proyecto BMS, y no se había nombrado un director de proyecto. Durante la auditoría, se desarrolló un plan de trabajo y se recomendó que se elaborara un proyecto de presupuesto, se designara a un director de programa y se formularan planes de trabajo individuales para todos los componentes que integran el BMS. En lo que atañe al inventario físico, se observó que el inventario de activos fijos de la sede de la OIT incluía pequeñas partidas que no reunían los criterios para que pudieran considerarse como activos fijos, lo cual complicaba y encarecía innecesariamente el proceso de conciliación y control de dichos activos. Se notificó a la Sección de Auditoría Interna que se incluía esta información a efectos de la planificación de los traslados de despacho, el calendario de mantenimiento, la planificación y presupuestación de las mudanzas de las Oficinas, etc. Se recomendó que la dirección volviera a examinar este problema con miras a racionalizar el tiempo y el costo adicionales incurridos como consecuencia del seguimiento de los registros adicionales en función de los beneficios obtenidos de este último. A comienzos de 1996, se completó un inventario físico de la totalidad de los activos fijos de la sede, y se estaba procediendo a su conciliación con los registros de inventario. Se recomendó que se concediera prioridad a este importante ejercicio. Se observó asimismo que los procedimientos prácticos para el control de los activos intangibles tenían que desarrollarse o actualizarse, y se recomendó que se hiciera.

7. Se llevó a cabo en la sede una auditoría de las políticas y procedimientos relativos a los viajes, el transporte y el despacho de aduanas, a fin de determinar si permitían un control adecuado de la utilización de los recursos y si los procedimientos empleados eran eficaces y aprovechaban al máximo los recursos utilizados con este fin. Como resultado de la auditoría, se recomendó que la dirección revisara los controles existentes en relación con la prueba de los viajes, así como su aplicación, que se adoptaran medidas para que se utilizaran con mayor frecuencia billetes de avión más económicos, que se controlara el recurso a los pagos de una suma global en concepto de viajes de vacaciones en el país de origen y que se racionalizaran los flujos de trabajo relacionados con los viajes, etc. Se recomendó además que se reforzaran los sistemas computadorizados utilizados para controlar los gastos de transporte; deberían reexaminarse las políticas relativas a la extensión de los derechos de reembolso de los gastos de mudanza al terminar la relación de trabajo del personal, e introducirse mejoras en los sistemas que abarcan el seguimiento y el cobro de los derechos de viaje no utilizados.

Auditorías en la estructura exterior a la sede

8. Se llevaron a cabo auditorías en 11 oficinas exteriores y equipos consultivos multidisciplinarios con el fin de evaluar la coherencia del control interno, determinan el grado de conformidad con las normas, políticas y procedimientos establecidos, averiguar si los recursos se utilizaban de la manera más económica y eficaz, establecer la fiabilidad de los datos contables y precisar hasta qué punto se respondía de los activos y éstos se hallaban al abrigo de pérdidas. Se observaron en varios lugares insuficiencias en cuanto a la aplicación de los controles y procedimientos establecidos, y el Servicio de Auditoría Interna recomendó una intervención de la dirección a este respecto. En resumen, las recomendaciones se referían a la mejora de los controles y procedimientos bancarios y de gestión de caja; a una mejor aplicación de la nómina local y de otras funciones relacionadas con el personal; al control sobre la adquisición y la contratación locales; al registro y seguimiento de las cuentas pendientes de cobro; a las necesarias mejoras relativas al control, la seguridad y la contabilidad de los activos fijos; a un mayor control de los presupuestos de las oficinas; y a la necesidad de reexaminar los niveles de dotación de personal. En una oficina, se demostró la existencia de ganancias excesivas por parte del personal como consecuencia del tipo de cambio de divisas, aplicando si bien ello no supuso ninguna pérdida de recursos para la oficina, y en otra oficina se descubrió la venta irregular e ilegal de vehículos oficiales. En varias oficinas se demostró también la utilización incorrecta de vehículos oficiales para fines privados.

Avances en las tareas encomendadas

9. A finales de 1996, se observaron progresos en relación con los exámenes y evaluaciones de las funciones relacionadas con la nómina en la sede, la Sección de Autorización de Pagos del Servicio de Presupuesto y Finanzas y el Sistema de Información sobre Personal y Nóminas de Sueldos, y los resultados de lo anterior figurarán en el informe del Auditor Interno Jefe correspondiente al año 1997.

Investigaciones

10. Durante el año 1996, no se solicitó a la Sección de Auditoría Interna que llevara a cabo ninguna investigación principal en relación con fraudes o abusos.

Control de la acción de seguimiento

11. El Servicio de Auditoría Interna se encarga de controlar la acción desarrollada por la dirección en relación con sus resultados y recomendaciones. La dirección aceptó de manera positiva para su examen todos los resultados y recomendaciones formulados por la auditoría en 1996. Se ha informado que la dirección ha procedido a aplicar o está examinando todas las recomendaciones formuladas.

17 de febrero de 1997.