| GB.268/PFA/7/2 268.a reunión Ginebra, marzo de 1997 |
| Comisión de Programa, Presupuesto y Administración | PFA |
SEPTIMO PUNTO DEL ORDEN DEL DIA
Otras cuestiones financieras y de orden general
Informe de la Dependencia Común de
Inspección
sobre
Rendición de cuentas, mejora de la gestión y supervisión
en el sistema de las Naciones Unidas(1)
1. Con arreglo a los procedimientos establecidos, los informes de la Dependencia Común de Inspección (DCI) de las Naciones Unidas se someten al Consejo de Administración cuando se dispone de los comentarios del Comité Administrativo de Coordinación (CAC) sobre los mismos. La Oficina ha contribuido a la preparación de este informe de la DCI, el cual refleja fielmente la situación de la OIT en el momento de publicarse el informe, unos dos años atrás.
2. El informe proporciona un examen global de la rendición de cuentas y la mejora de la gestión y supervisión en el sistema de las Naciones Unidas. Se basa en las prácticas y experiencias de los organismos individuales, y ofrece datos comparativos sobre los diversos esfuerzos que desarrollan en estas materias.
3. Aunque en el informe se recomienda atenerse a ciertos principios esenciales se reconoce que no existe un modelo uniforme y que cada organización debe desarrollar sus propios procesos y perspectivas para ajustarse a sus necesidades y circunstancias. La mayor parte de las ideas que se ofrecen en el informe no son nuevas, pero no cabe duda de la validez del impulso que proporcionan, por ejemplo, en relación con el perfeccionamiento y la capacitación del personal directivo, los programas de progresión profesional y la gestión de la actuación profesional, etc. La mayoría de las sugerencias y recomendaciones reflejan prácticas en vigor o se ajustan al actual proceso de gestión del cambio en la OIT. Los comentarios del CAC sobre el informe de la DCI reflejan, en términos generales, la postura de la OIT sobre la cuestión. Se facilitan a continuación algunos comentarios adicionales que describen con más precisión los puntos de vista de la Oficina respecto de las recomendaciones individuales, o que destacan acontecimientos más recientes.
Recomendación 1: Establecer una dependencia única de
coordinación
dedicada a la planificación estratégica, la gestión
de la actuación
profesional y la mejora en la rendición de cuentas y la gestión
4. Esta recomendación propugna una nueva unidad central de planificación que asumiría funciones de supervisión a escala de la Oficina. En la OIT, las principales funciones de supervisión, incluidas la planificación estratégica, los servicios de asesoramiento de gestión y evaluación, se centralizan en la Oficina de Programación y Gestión. La Sección de Auditoría Interna, si bien es independiente y tiene acceso directo al Director General, actúa también en el marco de esta Oficina. Los controles financieros, en materia de personal y administrativos corren a cargo del Departamento de Servicios Financieros y del Departamento de Personal, y están garantizados por reglamentos, normas e instrucciones que pueden cambiarse según las necesidades. Los esfuerzos de la OIT en este campo se centran en delegar responsabilidades a los directivos encargados de la ejecución, fijando normas para la transparencia y la responsabilidad.
5. Se está a introduciendo a escala de toda la Oficina el Sistema de Seguimiento, Evaluación y Presentación de Informes (MERS) en relación con las actividades de la OIT. Facilita un marco uniforme y eficaz para la planificación de los programas y proyectos de la OIT, el seguimiento de su ejecución y la evaluación y presentación de informes en lo que atañe a sus resultados.
Recomendación 2: Examinar el equilibrio y las capacidades
de las dependencias de auditoría interna, evaluación,
servicios de gestión, unidades de inspección e investigación,
y evaluar y mejorar su eficacia
6. No hay ninguna observación de las que se formulan en el apartado correspondiente del informe de la DCI (párrafos 14 a 52) de la que la Dirección de la OIT no sea consciente en términos generales, o que no se haya abordado. Por ejemplo, la Sección de Auditoría Interna dispone de una capacidad de evaluación independiente, acceso directo al Director General, pleno acceso a todos los datos y libertad de acción. Se está dando énfasis a las auditorías de gestión, pero sin restar importancia a las auditorías financieras y a las inspecciones reglamentarias.
7. La cuestión de la visibilidad de la labor de los servicios de auditoría interna, que se plantea en los párrafos 27 y 28 del informe de la DCI, y que se trata en el párrafo 7 de los comentarios del CAC, fue abordada por el Consejo de Administración en su 267. reunión (noviembre de 1996)(2). Como resultado de esta discusión, el Director General deberá consultar a la Mesa del Consejo de Administración antes de nombrar o de dar por terminado el contrato del Auditor Interno Jefe. Se decidió que el Auditor Interno Jefe presentaría cada año al Consejo de Administración un informe sobre los principales resultados de la comprobación interna de las cuentas y los exámenes que se hayan realizado .
Recomendación 3: Sistemas de control internos integrados,
responsabilidad personal, responsabilidad financiera
y reglas de conducta del personal
8. En el área de la gestión financiera, uno de los programas prioritarios es el que se refiere al desarrollo de sistemas sobre soporte informático para computadora personal, destinados a facilitar la delegación de la autoridad financiera a las oficinas exteriores y a otros departamentos de la sede. Al desarrollar estos sistemas y los procedimientos conexos, se pone el énfasis en la garantía de los controles internos a la vez que se promueve un funcionamiento eficaz y efectivo. En su 267. reunión (noviembre de 1996), el Consejo de Administración aprobó enmiendas a la Reglamentación financiera detallada(3), que armonizaban los procedimientos para la descentralización de la autoridad financiera a los departamentos de la sede y a las oficinas exteriores, y precisaban las responsabilidades de los funcionarios en quienes se había delegado la autoridad financiera, así como la relación de estos últimos con el Tesorero y Contralor de Finanzas.
9. En lo que atañe a las reglas de conducta del personal,el CAC ha recomendado que la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI) se encargue de redactar las normas, tras consultar a todas las partes interesadas. En opinión de la Oficina, las reglas existentes, tal y como se introdujeron en 1954 y se volvieron a publicar en 1982, siguen siendo en su mayor parte pertinentes. En primer lugar, debería determinarse cuáles son los aspectos de las reglas actuales que se consideran inadecuadas antes de dedicar tiempo y esfuerzos a modificarlas. Si fuera necesario cambiar las reglas, la OIT acogería con agrado una discusión a escala del sistema común, en lugar de fijar reglas para cada organismo por separado. Entre tanto, la Oficina tiene intención de volver a publicar las reglas existentes en forma de circular de la OIT.
Recomendación 4: establecimiento de una estrategia global
para los sistemas de información
10. La OIT dispone de una estrategia en materia de sistemas de información que abarca el período 1992-1996. Se está procediendo a actualizar dicha estrategia.
Recomendación 5: Fortalecer los programas de perfeccionamiento
del personal directivo y de capacitación
11. La Oficina reconoce la importancia del desarrollo de los recursos humanos. Se han integrado en los esfuerzos reformadores de la OIT las continuas y vigorosas iniciativas destinadas a mejorar el nivel de gestión, así como los conocimientos técnicos, lingüísticos, informáticos e individuales del personal. Se ha recurrido en la OIT a expertos externos para desarrollar un programa de perfeccionamiento del personal directivo. La base para este programa fueron las amplias consultas celebradas en 1995 con los directivos encargados de la ejecución. Durante el año 1996, se realizaron seminarios para los directivos encargados de la ejecución, y se está procediendo a elaborar nuevos módulos en colaboración con el Centro de Turín. El programa se está diseñando de manera que propicie la formación a largo plazo y continua y los procesos de aprendizaje.
Recomendación 6: Fomentar los esfuerzos de mejora de la gestión,
rendición de cuentas y supervisión de los órganos
interinstitucionales
12. Se apoya plenamente esta recomendación. La Oficina seguirá participando en la labor de los órganos interinstitucionales citados como son el Grupo Interinstitucional en el que se reúnen los representantes de los servicios de auditoría interna y el Grupo de Trabajo Interinstitucional sobre Evaluación.
Recomendación 7: Mejora por parte de los órganos de
supervisión
externa de los procedimientos para compartir información
sobreprogramas de trabajo, conclusiones y recomendaciones
13. Esta recomendación se apoya incondicionalmente.
Recomendación 8: Los órganos rectores de supervisión
de las organizaciones deben afianzar su papel de liderazgo
con firmeza y coherencia, insistir en la mejora de los sistemas
de rendición de cuentas, ejecución, supervisión
y gestión
saneada, e impartir directrices más claras a las secretarías
14. Tanto el Consejo de Administración como la Conferencia Internacional del Trabajo han promovido muchas de estas iniciativas encaminadas a mejorar la pertinencia y la efectividad, así como a incrementar la transparencia y la responsabilidad en la labor de la OIT. La Oficina reconoce el liderazgo y la orientación de sus órganos ejecutivos y recurre a ellos.
Recomendación 9: Informe anual al órgano rector de
supervisión
acerca de las cuestiones tratadas en el informe de la DCI,
utilizando la dependencia de planificación estratégica
mencionada en la Recomendación 1
15. Los actuales dispositivos para la presentación de informes sobre la ejecución del Programa y Presupuesto de la OIT exige la preparación de un informe bienal sobre las actividades de la OIT, que se prepara bajo la responsabilidad de la Oficina de Programación y Gestión. Con el fin de asegurarse de que se recoge en el citado informe la información pertinente y sustantiva referida a los efectos, repercusiones, carácter duradero y eficacia de la labor de la OIT, se realizarán todos los esfuerzos necesarios para reforzar su carácter evaluador. Además, el Consejo de Administración recibe informes periódicos en los que se evalúan determinados programas y actividades, como es el caso de sus actividades de cooperación técnica. A raíz de una solicitud formulada recientemente en el Consejo de Administración, se someterá al mismo en el último trimestre de cada bienio un nuevo documento de examen relativo a la realización del programa bienal, en el que se evaluará la ejecución del programa actual. El Consejo de Administración ha destacado la necesidad de incluir en dicho documento información relativa a la evaluación.
16. Se dispone de copias del informe de la DCI y de los comentarios del CAC para consulta.
Ginebra, 12 de febrero de 1997.
1. Documento JIU/REP/95/2. Parte I: Examen general y análisis; Parte II: Cuadros comparativos (documento A/51/522, 18 de octubre de 1996).