GB.270/PFA/6 |
Comisión de Programa, Presupuesto y Administración |
PFA |
SEXTO PUNTO DEL ORDEN DEL DIA
Enmiendas a la Reglamentación financiera detallada
Rendición de cuentas
1. Hasta ahora, el concepto según el cual se debería considerar a los funcionarios responsables de todo acto de negligencia o fraude que tenga consecuencias financieras para la Oficina se ha manejado principalmente con arreglo a las disposiciones del Estatuto del Personal relativas al cumplimiento insatisfactorio de las funciones y obligaciones o a las medidas disciplinarias. En la Reglamentación financiera detallada, exceptuando las disposiciones que se refieren a la responsabilidad de los funcionarios que efectúen pagos irregulares o a la obligación de comunicar al Director General todo caso de fraude, la rendición de cuentas se menciona expresamente sólo con relación a la pérdida de material u otros bienes de la Oficina. Concretamente, la Reglamentación estipula que podrá exigirse de los funcionarios el reembolso de la suma de la pérdida, sea en parte o en su totalidad, y que se nombrará un comité de fiscalización de material y equipo que, según el caso, determinará las responsabilidades de la pérdida y podrá autorizar que la cuantía de ésta se cargue a la cuenta de pérdidas y ganancias.
2. La aplicación de medidas que amplían la descentralización de competencias financieras y administrativas tanto a las oficinas exteriores como a los departamentos de la sede exige que toda deficiencia puesta de manifiesto por los actuales mecanismos de fiscalización sea subsanada en forma ordenada y sistemática. Habida cuenta de las limitaciones a que se hace mención en el párrafo 1, y de la necesidad de reforzar la eficacia de los procedimientos de supervisión y rendición de cuentas aplicados a la gestión de recursos, el Director General ha decidido crear una Comisión sobre Rendición de Cuentas que elevará informe al Director General por intermedio del Tesorero y Contralor de Finanzas. Se ha previsto que esta Comisión asuma las funciones del comité de fiscalización de material y equipo, pero con una esfera de competencias más amplia. Puesto que el nombramiento del comité de fiscalización de material y equipo figura entre las disposiciones de la Reglamentación financiera detallada, y con el objeto, además, de disipar toda duda que pudiese surgir en cuanto a la responsabilidad financiera de los funcionarios, no únicamente por la pérdida directa de material u otros bienes sino también por pérdidas financieras en caso de fraude o de negligencia grave de su parte, se pone de manifiesto la necesidad de modificar la citada Reglamentación financiera detallada.
3. El artículo 40 del Reglamento Financiero estipula que «la reglamentación establecida por el Director General para la observancia de las disposiciones del presente Reglamento será comunicada al Consejo de Administración para su aprobación».
4. Por consiguiente, la Comisión de Programa, Presupuesto y Administración tal vez estime conveniente recomendar al Consejo de Administración que apruebe las enmiendas a la Reglamentación financiera detallada que figuran en el anexo al presente documento.
Ginebra, 26 de septiembre de 1997.
Punto que requiere decisión: párrafo 4.
Anexo
Enmiendas a la Reglamentación financiera detallada
(el texto nuevo aparece en negritas;
el texto que se ha de suprimir aparece entre corchetes)
VIII. GESTION DE FONDOS
...
8.40 Pérdida de numerario o de efectos negociables, casos de fraude
Toda pérdida de numerario o de efectos negociables así como todo caso de fraude, efectivo o presunto, o de tentativa de fraude debe ser señalada inmediatamente al Tesorero, quien actuará de modo que sean adoptadas a este respecto las medidas apropiadas y que sean comunicados todos los pormenores del caso al Auditor Externo, así como las cuentas correspondientes, de conformidad con la regla [11.40] 13.10.
XI. BIENES
...
11.40 Tratamiento de los casos de pérdida de bienes, fraudes o deudas no cobradas
(Véase la regla 13)
[a) El Jefe del Servicio de Presupuesto y Finanzas puede autorizar que pase a la cuenta de pérdidas y ganancias el monto de pérdidas, de fondos, material u otros bienes que no excedan en cada caso el equivalente de 400 dólares, si a su juicio los gastos de recuperación de los valores perdidos excedieran el monto cargado a pérdidas y ganancias, o si se considera improbable lograr dicha recuperación.
b) El Tesorero puede autorizar que pase a la cuenta de pérdidas y ganancias el monto de pérdidas que excedan del equivalente de 400 dólares. Una lista de todas las pérdidas de más de 400 dólares que se pasen a la cuenta de pérdidas y ganancias será sometida al Auditor Externo con las cuentas correspondientes.
c) En los demás casos, el Director General nombrará un comité de fiscalización de material y equipo que, después de investigación detenida sobre cada caso, podrá autorizar que se cargue a pérdidas y ganancias el monto de las pérdidas en numerario material y otros bienes.
d) El Tesorero o el comité de fiscalización de material y equipo determinarán si se debe considerar a un funcionario de la Organización como responsable de la pérdida. Puede exigirse de ese funcionario que reembolse la suma de la pérdida, sea en parte o en su totalidad, independientemente de que la pérdida esté o no cubierta por un seguro.
e) Todo caso de fraude, efectivo o presunto, o de tentativa de fraude debe ser comunicado al Director General por conducto del Tesorero. Se comunicarán todos los pormenores del caso al Auditor Externo, así como las cuentas correspondientes.
f) Las sumas canceladas y posteriormente cobradas después del cierre del ejercicio económico en el cual tuvo lugar la cancelación serán consideradas como ingresos varios.]
XIII. RENDICION DE CUENTAS
13.10 Todo caso de fraude, efectivo o presunto, o de tentativa de fraude debe ser comunicado al Director General por conducto del Tesorero. Se comunicarán todos los pormenores del caso al Auditor Externo, así como las cuentas correspondientes.
13.20 Todo funcionario que mediante fraude u otra falta o negligencia grave cause cualquier forma de pérdida financiera o de otra índole a la OIT podrá verse exigir, sin perjuicio de la aplicación del Estatuto del Personal, el reembolso de la cuantía de dicha pérdida, sea en parte o en su totalidad, independientemente de que la pérdida esté o no cubierta por un seguro.
13.30 El Director General nombrará una Comisión sobre Rendición de Cuentas, que le elevará informe por conducto del Tesorero y Contralor de Finanzas. Cuando proceda, el Tesorero remitirá a la Comisión sobre Rendición de Cuentas casos de fraude, efectivo o presunto, o de tentativa de fraude, así como de improbidad, negligencia o incumplimiento de los procedimientos o directivas confirmados de la Oficina, que hayan entrañado o que pudieran haber entrañado pérdidas financieras o de otra índole a la Oficina o daños a sus bienes. En el marco de sus funciones, incumbirá a la Comisión determinar las circunstancias de cada caso, establecer la responsabilidad de la pérdida, si la hubiera, formular cuando proceda recomendaciones relativas al reembolso de la pérdida, remitir el caso a la unidad responsable de la adopción de medidas disciplinarias y autorizar que la cuantía de la pérdida se cargue a la cuenta de pérdidas y ganancias.
13.40 La Comisión sobre Rendición de Cuentas se encargará también de examinar todo caso de incumplimiento repetido por un funcionario de la obligación de respetar las normas y procedimientos financieros de la Oficina o las recomendaciones formuladas sea por el Auditor Externo sea por el Auditor Interno que hayan sido aceptadas por la Oficina, de verificar los hechos cuando sea necesario, del mismo modo que el previsto en la regla 13.30, y de remitir tales casos a la unidad responsable de la adopción de medidas disciplinarias.
13.50 Cuando la cuantía estimada de la pérdida no exceda de 400 dólares, el Director del Departamento de Servicios Financieros podrá autorizar que tal monto sea contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias. Podrán autorizar que pase a la cuenta de pérdidas y ganancias la cuantía de pérdidas que excedan del equivalente de 400 dólares el Tesorero o en lo que atañe a los casos que se le sometan, la Comisión sobre Rendición de Cuentas. Se presentará al Auditor Externo una lista de todas las pérdidas de más de 400 dólares que se carguen a la cuenta de pérdidas y ganancias, junto con las cuentas correspondientes.
13.60 La cuantía de una pérdida puede cargarse en la cuenta de pérdidas y ganancias si a juicio del funcionario habilitado para autorizar esta anotación o de la Comisión sobre Rendición de Cuentas, los gastos de recuperación de los valores perdidos pudieran exceder del monto que se prevé cargar a pérdidas y ganancias, o si se considera improbable lograr dicha recuperación.
13.70 Las sumas que se hayan cancelado y que ulteriormente se recuperen después del cierre del ejercicio económico en el que tuvo lugar el pase a pérdidas y ganancias se contabilizarán como ingresos varios.
[XIII] XIV. COMPROBACION INTERNA DE LAS CUENTAS
Se mantiene el texto de las reglas 13.10 a) y 13.10 b), que se convierten en las reglas 14.10 a) y 14.10 b), respectivamente.