GB.271/PFA/5 |
Comisión de Programa, Presupuesto y Administración |
PFA |
QUINTO PUNTO DEL ORDEN DEL DIA
Informe del Auditor Interno Jefe
para el año
que finaliza el 31 de diciembre de 1997
Informe del Auditor
Interno Jefe sobre los principales
resultados de la auditoría interna y de las tareas
de investigación emprendidas en
1997
1. En cumplimiento de la decisión adoptada por el Consejo de Administración en su 267.ª reunión (noviembre de 1996), el Director General transmite a continuación el informe del Auditor Interno Jefe sobre los principales resultados de las tareas de auditoría e investigación llevadas a cabo durante el año 1997 (véase anexo).
2. El Director General considera que la labor desarrollada por el Auditor Interno Jefe resulta en extremo valiosa para evaluar los puntos fuertes y las debilidades de los procedimientos y controles aplicados en la Oficina. Las recomendaciones formuladas por el Auditor Interno Jefe se evalúan detenidamente, y existe un diálogo permanente entre los servicios administrativos y el Auditor Interno a la hora de ponerlas en práctica.
Ginebra, 19 de febrero de 1998.
Anexo
Informe del Auditor
Interno Jefe sobre los principales
resultados de la auditoría interna y de las tareas
de investigación emprendidas en
1997
Introducción
1. En la OIT, la función de comprobación interna de las cuentas queda establecida en virtud del apartado d) del artículo 30 del Reglamento Financiero de la Organización. Se trata de un control de gestión que permite medir y valorar la eficacia de otros controles y la conformidad con las políticas y procedimientos de la OIT. La función de comprobación interna de las cuentas tiene como finalidad la revisión y evaluación de las actividades y procedimientos financieros, administrativos y de orden práctico, con el fin de garantizar los siguientes objetivos: un control interno fiable a un costo razonable; la conformidad con las normativas, las políticas y los procedimientos de la OIT; la totalidad y la fiabilidad de las prácticas de gestión; la utilización más económica y eficaz de los recursos, y la fiabilidad de los datos contables, financieros y de otro tipo que se utilizan para informar a la dirección. El programa de trabajo detallado anual se coordinó con el Auditor Externo, a quien se comunicaron todos los resultados y las recomendaciones de la auditoría.
2. En la sede, las auditorías se destinaron a revisar distintos sistemas, funciones y operaciones para determinar: en qué medida han contribuido al logro de los objetivos del programa; si sus controles internos han sido adecuados; si los gastos se han autorizado y registrado correctamente; si se han controlado los activos exigibles; si son conformes con las normas, procedimientos y políticas de la OIT; si los recursos se han utilizado en forma eficaz y económica y si los datos generados a efectos de la gestión son completos y exactos, y si se ha controlado la seguridad y la contabilidad en relación con los activos fijos.
3. Las auditorías realizadas en las oficinas exteriores, los equipos consultivos multidisciplinarios y los proyectos de cooperación técnica estaban destinadas a asegurarse de que los recursos se utilizaban de manera económica y eficaz, que los gastos incurridos estaban debidamente justificados, autorizados y registrados, y que los activos eran objeto del correspondiente control, estaban protegidos frente a las pérdidas y se contabilizaban correctamente.
Auditorías en la sede
4. Se llevó a cabo una auditoría en la Unidad Central de Nóminas de Pago de la Sección de Autorización de Pagos del Servicio de Presupuesto y Finanzas. La Unidad se encarga de preparar, administrar y controlar las nóminas de los sueldos de todos los funcionarios de la OIT, a excepción del personal local sobre el terreno, y de los expertos contratados por la OIT para realizar proyectos de cooperación técnica. Los objetivos de la auditoría consistían en revisar políticas y procedimientos, en examinar el alcance, la adecuación y la eficacia de los controles que se llevan a cabo para la preparación de las nóminas y en analizar la eficacia de los métodos y procedimientos de trabajo de la Unidad. La auditoría no reveló ninguna deficiencia de procedimiento o de control interno importante pero sí puso de manifiesto que: había que reforzar el control y mejorar el proceso de conciliación de las contribuciones a la Caja Común del Personal de las Naciones Unidas y documentar correctamente el proceso; la muestra utilizada para verificar los principales elementos salariales debía ser más generalizada; el control de los anticipos de las normas del personal podía reforzarse; la Unidad debería recibir información suplementaria y más oportuna por parte del Departamento de Personal si se quería garantizar una mejor conciliación de las fichas recapitulativas del personal con las fichas de las nóminas y reducir la necesidad de tener que realizar un gran número de ajustes retroactivos de las nóminas.
5. Un examen global de los procedimientos financieros, administrativos y de personal aplicados en el Instituto Internacional de Estudios Laborales se llevó a cabo con objeto de evaluar la eficacia de los controles internos y el grado de conformidad con las políticas, procedimientos y reglamentos establecidos. El examen indicó que las cuestiones de orden financiero, administrativo y de personal del Instituto estaban bien gestionadas y eran conformes con las normativas pertinentes y que no se había comprobado ninguna desviación importante de las políticas o normas establecidas. No obstante, se formularon recomendaciones en cuanto al seguimiento de las ventas de las publicaciones del Instituto a fin de evaluar las actividades de promoción que pudieran aumentar la producción del Instituto; a una mayor consulta con el Servicio de la OIT especializado en cuestiones de imprenta con objeto de obtener los precios y especificaciones técnicas mejores para la contratación externa de trabajos de imprenta que realiza el Instituto, y a la limitación de la autoridad para contratar a colaboradores externos y el mejor control de las licencias del personal y de las evaluaciones de la actuación profesional.
6. En la sede de la OIT se llevó a cabo una auditoría sobre la adjudicación de trabajos de imprenta por contratistas externos. Los objetivos de la auditoría consistían en verificar que: las normas circulares y financieras pertinentes sean adecuadas y se acaten; las publicaciones y los documentos se impriman de la forma más económica posible, y los pagos a los impresores estén convenientemente respaldados y autorizados. La auditoría mostró que las responsabilidades en materia de seguimiento, autorización y certificación de los contratos externos de los trabajos de imprenta y encuadernación debían definirse con más claridad y que ciertas delegaciones de atribuciones no se habían formalizado correctamente.
7. Se examinaron las políticas, procedimientos y controles financieros establecidos en relación con los pagos realizados por la Sección de Autorización de Pagos del Servicio de Presupuesto y Finanzas del Departamento de Finanzas. El objetivo del examen era determinar si estos pagos eran adecuados y se respetaban. Además, se examinó la eficacia y eficiencia de los procesos de operación. A raíz del examen se formularon recomendaciones que versaron principalmente sobre los asuntos siguientes: el aumento del control de los viajes de los funcionarios mediante la revisión efectiva por parte del jefe del funcionario de que se trate de las solicitudes de reembolso de gastos que éste presente, la garantía de que todos los viajes han sido verificados en la medida en que lo permitan la presentación de las tarjetas de embarque, los resguardos de los billetes de avión, etc.; la reducción de los gastos administrativos relacionados con los viajes mediante la autorización de manera permanente de anticipos a los funcionarios que viajen con frecuencia; un análisis y autorización mejores de las cuentas de anticipos del personal; la mejora de la administración de los impuestos tributados por los miembros del personal de nacionalidad estadounidense; el aumento del control y la eficacia operativa de los procesos de recepción de mercancías; la necesidad de realizar un nuevo examen de la política existente de conformidad con el Estatuto del Personal de pagar el 50 por ciento de las dietas a los viajeros el último día de su misión, política que no se aplica en el sistema de Naciones Unidas; la política por la que se paga íntegramente el subsidio diario a los viajeros que realicen vuelos de noche, mientras que se aplica una reducción del 50 por ciento del subsidio diario si se ofrece alojamiento al viajero en tierra, y un examen de los procesos de trabajo para garantizar que todas las funciones se realizan de la manera más eficaz y económica posible.
Auditorías en la estructura exterior a la sede
8. En 1997 se llevaron a cabo auditorías en 14 oficinas exteriores y en ocho equipos multidisciplinarios en 15 localidades diferentes en el terreno, además de en el Centro Interamericano de Investigación y Documentación sobre Formación Profesional (CINTERFOR) de Montevideo, Uruguay. El objetivo de las auditorías consistía en evaluar la coherencia del control interno, determinar el grado de conformidad con las normas, políticas y procedimientos establecidos, averiguar si los recursos se utilizaban de la manera más económica y eficaz posible, establecer la fiabilidad de los datos contables y precisar hasta qué punto se respondía de los archivos y éstos se hallaban al abrigo de pérdidas. Como resultado de estas auditorías en la estructura exterior a la sede se recomendó a la dirección que cumpliese de forma más rígida con los controles y procedimientos establecidos o aumentase la eficacia de la dirección y redujese gastos. Las recomendaciones se referían a la mejora de los controles y procedimientos bancarios y de gestión de caja y la contabilidad de las funciones bancarias para garantizar una seguridad y un control adecuados de los fondos en efectivo disponibles en el terreno; las mejoras que deben introducirse en los procedimientos utilizados por las oficinas regionales para verificar el informe sobre anticipos de gastos de las oficinas exteriores para garantizar el mayor control posible del gasto a nivel regional; garantizar que las oficinas recurran a las ofertas de viajes más económicas, y en particular a la ruta disponible más directa, para reducir al mínimo los costos por viajes; un control y contabilidad mejores de las cuentas externas por cobrar y los anticipos del personal para garantizar el reembolso de las cantidades debidas a la Oficina lo antes posible; las mejoras en la aplicación de la nómina y otras funciones relacionadas con el personal local que garanticen que los salarios y demás subsidios pagados al personal son válidos; la mejor aplicación de los procedimientos de control del presupuesto para garantizar que los presupuestos establecidos en las oficinas están bien controlados y no incurren en gastos superior a los previstos; la mayor utilización de servicios de comunicación por intermediario para reducir los costos de comunicación; la subcontratación de los servicios de imprenta para reducir costos en este sector; la realización de mejores estudios comparativos de los precios para autorizar compras a nivel local; el mayor control y contabilidad de las ventas de las publicaciones; el mayor control y contabilidad de los activos fijos y más frecuentes exámenes de la adecuación de la cobertura del seguro, y la eliminación de toda copia ilegal de programas informáticos para evitar que la OIT se vea expuesta a demandas judiciales por uso indebido de derechos de autor.
Tareas en curso
9. A finales de 1997, se estaban llevando a cabo los exámenes y evaluaciones de una serie de funciones del Departamento de Personal, cuyos resultados figurarán en el informe del Auditor Interno Jefe correspondiente al año 1998.
Investigaciones
10. Durante el año 1997, no se solicitó a la Sección de Auditoría Interna que llevase a cabo ninguna investigación importante por fraude o negligencia.
Control de las medidas de seguimiento
11. El Servicio de Auditoría Interno se encarga de controlar las medidas adoptadas por la dirección en relación con sus resultados y recomendaciones. Acerca de las medidas adoptadas por la dirección en relación con las recomendaciones resultantes de las auditorías llevadas a cabo en 1996, y como se recoge en el Informe del Auditor Interno Jefe para 1996 examinado por la Comisión en su 268.a reunión del Consejo de Administración (marzo de 1997)(1) , el ritmo de aplicación de dichas medidas fue lento durante los primeros meses de 1997 pero posteriormente se aceleró. Actualmente, la dirección ha adoptado gran parte de las recomendaciones y está trabajando para adoptar las que restan, y el Auditor Interno Jefe, por su parte, está siguiendo los progresos realizados en esta materia. El seguimiento y aplicación por parte de las oficinas exteriores de todas las recomendaciones formuladas en la Auditoría Interna de 1996 se realizaron de forma totalmente satisfactoria. La dirección aceptó de manera positiva para su examen todos los resultados y recomendaciones de las auditorías realizadas en la sede en 1997, y el Auditor Interno Jefe está controlando las medidas de seguimiento de los mismos. El seguimiento y aplicación por parte de las oficinas exteriores de las recomendaciones de la auditoría formuladas en 1997 se han llevado a cabo con entera satisfacción.
17 de febrero de 1998.
1. Documento GB.268/PFA/3.