GB.274/PFA/2 |
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Comisión de Programa, Presupuesto y Administración |
PFA |
SEGUNDO PUNTO DEL ORDEN DEL DIA
Seguimiento del informe del Auditor Interno Jefe
para el año que finalizó el 31 de diciembre de 1997
1. En la 271.ª reunión (marzo de 1998) del Consejo de Administración, la Comisión examinó el informe del Auditor Interno Jefe sobre los principales resultados de la auditoría interna y de las tareas de investigación emprendidas en 1997. A continuación, se indican las observaciones y recomendaciones del Auditor Interno Jefe en el orden en que figuran en el informe antes citado.
2. Las observaciones del Auditor Interno Jefe se refirieron a tres importantes sectores de actividad: la Unidad Central de Nóminas de Pago del Servicio de Presupuesto y Finanzas, el Instituto Internacional de Estudios Laborales y la Sección de Autorización de Pagos del Servicio de Presupuesto y Finanzas. Se formularon también recomendaciones con respecto a los procedimientos y reglamentos que se aplican en materia de adjudicación de contratos externos para realizar trabajos de imprenta, así como a las auditorías en la estructura exterior a la sede.
3. Unidad Central de Nóminas: las observaciones del Auditor Interno Jefe con respecto a esta Unidad se refirieron a las políticas, procedimientos y controles relativos a la preparación de las nóminas de todos los funcionarios de la OIT, con exclusión del cálculo de los sueldos del personal local de las oficinas exteriores y de los expertos contratados para trabajar en proyectos de cooperación técnica. La auditoría no reveló ninguna deficiencia de procedimiento o de control interno importante, pero sí puso de manifiesto la necesidad de: reforzar el control y mejorar el proceso de conciliación de las contribuciones a la Caja Común del Personal de las Naciones Unidas (CCPPNU) y documentar correctamente dicho proceso; dar mayor amplitud a la muestra utilizada para verificar los principales elementos salariales; reforzar el control de los anticipos de las nóminas del personal; y obtener información adicional y más oportuna del Departamento de Personal a fin de garantizar una mejor conciliación de los expedientes relativos al personal con las nóminas para reducir la necesidad de efectuar un gran número de ajustes retroactivos de las nóminas.
4. Las labores relativas a la tramitación y conciliación de las contribuciones a la CCPPNU han registrado grandes cambios desde la publicación del informe del auditor en mayo de 1997. Así, se hicieron considerables progresos mediante la preparación e instalación del sistema informatizado de nóminas locales en las oficinas exteriores y la aplicación informática de la lista al cierre del ejercicio gracias a lo cual se puede ahora consultar mensualmente por vía electrónica los datos relativos a las contribuciones a la Caja de Pensiones del personal local de las oficinas exteriores, se ha mejorado el procedimiento general de conciliación y la compilación de informaciones sobre todos los afiliados a la Caja de Pensiones y sus respectivas contribuciones, de conformidad con las exigencias en materia de informes de la CCPPNU. Aún no se ha encontrado una solución satisfactoria desde el punto de vista técnico para la transmisión de los datos relativos a las pensiones de los funcionarios del Centro Internacional de Formación de la OIT en Turín; por lo tanto, se sigue procurando resolver este problema en coordinación con el Centro. Se está trabajando también en la Unidad Central de Nóminas de Pago a efectos de examinar y documentar los procedimientos, habida cuenta de la automatización gradual de los métodos de trabajo y de cuestiones tales como la licencia sin goce de sueldo y los ajustes retroactivos.
5. Se ha acordado con la Oficina de Informática y Comunicaciones (ITCOM) de la Oficina preparar las declaraciones de sueldos con arreglo a una planificación revisada, a fin de que la Unidad Central de Nóminas de Pago pueda extender la muestra utilizada para la verificación exhaustiva de los principales componentes salariales en el banco de datos sobre el personal.
6. Tal como recomendó el Auditor Interno Jefe, se han tomado medidas para reforzar el control de los anticipos de las nóminas del personal mediante el análisis y seguimiento periódicos de las cuentas. Se ha procedido ya a examinar y poner al día los saldos pendientes.
7. La Unidad de Gestión de Informaciones para el Personal ha examinado, junto con la Unidad Central de Nóminas de Pago del Servicio de Presupuesto y Finanzas, la posibilidad de proporcionar una lista de nombramientos, prolongaciones de contrato, terminaciones de la relación de trabajo, y licencias sin goce de sueldo, tanto del personal de plantilla como de los expertos, con el fin de asegurar una mejor conciliación de los expedientes relativos al personal con los registros de las nóminas de sueldos. Anteriormente, esta información sólo podía proporcionarse mediante una operación manual, por lo cual su costo era elevado en términos de recursos humanos. Ahora se puede obtener esa información a partir de la base de datos del Sistema de Información sobre Personal y Nómina de Sueldos (PERSIS). La Unidad Central de Nóminas de Pago está en vías de formular sus exigencias ante la Unidad de Gestión de Informaciones para el Personal a fin de que puedan elaborarse informes mensuales.
8. Con respecto a los numerosos ajustes retroactivos que se efectuaban manualmente y que representaban un aumento de costos para la Oficina en términos de recursos humanos, el Departamento de Personal ha tomado medidas para reducir el número de esos ajustes, aunque todavía no se han reducido de manera sustancial. Por lo que respecta a la posibilidad de automatizar las funciones que requiere el cálculo de cualquier ajuste retroactivo necesario para permitir así un ahorro de tiempo que el personal podría emplear de manera más eficaz, esto podría quizá concretarse mediante el proyecto de las Naciones Unidas relativo a un Sistema Integrado de Información de Gestión (SIIG), una vez que se haya completado su preparación.
9. El Instituto Internacional de Estudios Laborales: el Auditor Interno Jefe señaló la necesidad de que: el Instituto mejorase el seguimiento de las ventas de sus publicaciones con el fin de evaluar actividades de promoción que pudieran aumentar su producción; se efectúen consultas más sistemáticas con la Sección de Reprografía (REPRO) encargada especialmente de todo lo relativo a los trabajos de imprenta, con el fin de asegurarse de que el Instituto obtenga los mejores precios y especificaciones técnicas para la contratación externa de trabajos de imprenta; se limiten las atribuciones para contratar colaboradores externos, y se efectúe un mejor control de las licencias y las evaluaciones del trabajo del personal.
10. El Instituto ha tomado medidas para conseguir informaciones estadísticas correspondientes a un período de seis meses sobre la venta de publicaciones de la Oficina de Publicaciones (PUBLNS), y ha acordado trabajar de consuno con dicha Oficina para supervisar las ventas y evaluar actividades de promoción con el fin de aumentarlas. El Instituto creó además un sitio Web con informaciones sobre las publicaciones y los textos completos de determinadas publicaciones gratuitas.
11. El Instituto celebró consultas con el Servicio de Producción y Distribución de Documentos (PRODOC) del Departamento de Relaciones y Reuniones y acordó con éste que se le someterían las licitaciones relativas a trabajos de imprenta para proceder al examen y autorización de las mismas con el fin de asegurarse de que el Instituto obtenga los mejores precios y especificaciones para la contratación externa de trabajos de imprenta.
12. El Instituto ha tomado medidas también para limitar la facultad de firmar contratos a su Director y al Jefe de su Sección de Personal, Finanzas y Administración. También se han tomado medidas para mejorar el control de las licencias y las evaluaciones de rendimiento. En ese sentido, se han completado ya todas las evaluaciones del trabajo del personal que estaban pendientes.
13. Sección de Autorización de Pagos: las observaciones del Auditor Interno Jefe se refirieron en este caso a las políticas, procedimientos y controles financieros utilizados con respecto a los pagos tramitados por la Sección de Autorización de Pagos, así como a la eficacia y adecuación de los métodos de trabajo. El examen dio lugar a recomendaciones relativas a los asuntos siguientes: el refuerzo del control de los viajes asegurándose de que el Jefe del funcionario de que se trate examine las solicitudes de reembolso de los gastos de viaje que éste presente; la garantía de que todos los viajes se verifiquen en la medida de lo posible mediante la presentación de las tarjetas de embarque, los resguardos de los billetes de avión, etc.; la reducción de los gastos administrativos relacionados con los viajes mediante la autorización de anticipos «permanentes» para los funcionarios que viajan con frecuencia; un mejor análisis y autorización de las cuentas de anticipo del personal; la mejora de la administración de los impuestos tributados por los miembros del personal de nacionalidad estadounidense; el aumento del control o la eficacia operativa de los procedimientos que se siguen para la recepción de mercancías; la necesidad de realizar un examen más detallado del criterio aplicado en virtud del Estatuto del Personal que consiste en pagar el 50 por ciento de las dietas a los viajeros el último día de su misión, lo cual difiere de la política aplicada en el sistema de las Naciones Unidas; el criterio con arreglo al cual se paga la totalidad de las dietas a quienes realizan vuelos de noche, mientras que se aplica una reducción del 50 por ciento del subsidio diario si se ofrece alojamiento en tierra, así como a un examen de los procedimientos de trabajo para garantizar que todas las funciones se realicen de la manera más eficaz y económica posible.
14. Se han impartido instrucciones a los administradores con respecto, entre otras cosas, a la aprobación de los gastos de las misiones y la presentación de justificativos que prueben que el viaje tuvo lugar efectivamente. Con respecto a la posibilidad de reducir los gastos administrativos relacionados con los viajes mediante la adjudicación de anticipos «permanentes» a los funcionarios que viajan con frecuencia, cabe señalar que esta medida no compensa el trabajo administrativo necesario para definir la categoría de viajero frecuente, determinar a qué funcionarios puede aplicarse, definir el tipo y la duración del viaje para fijar el momento de los anticipos, y controlar la continua aplicación de la misma. Se ha tomado nota, no obstante, de las recomendaciones del Auditor Interno Jefe, que habrán de considerarse nuevamente en la medida en que los sistemas informáticos se vayan perfeccionando.
15. Por lo que respecta a la recomendación de mejorar el análisis y la autorización de las cuentas de anticipo del personal, se han liquidado ya los saldos pendientes y se ha mejorado el control de las cuentas. En el marco de la descentralización de las actividades financieras mediante su delegación a las regiones, se ha procedido a realizar en las oficinas exteriores el control de todos los anticipos del personal local, así como de los anticipos sobre los gastos de viaje. En las reuniones informativas que se celebran con los directores de las oficinas exteriores, la Oficina hace hincapié en la importancia que reviste la rápida compensación de las cuentas de anticipos.
16. Por lo que respecta a los procedimientos e instrucciones relativos al reembolso de los impuestos estadounidenses pagados por funcionarios de la OIT, se ha recibido documentación de otros organismos sobre las prácticas que siguen a ese respecto, y las recomendaciones del Auditor Interno Jefe serán tenidas en cuenta en la medida que lo permitan las otras prioridades. Está previsto elaborar y publicar líneas directrices sobre esta cuestión en el transcurso de este año.
17. El procedimiento que se sigue actualmente de pagar el total de las dietas cuando los funcionarios efectúan vuelos nocturnos está en conformidad con la práctica recomendada de las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas. El criterio relativo al pago del 50 por ciento de las dietas el último día de la misión es actualmente objeto de examen.
18. Contratos por trabajos de imprenta: con respecto a la adjudicación por parte de la sede de la OIT de trabajos de imprenta a contratistas externos, la auditoría mostró que era necesario definir más claramente las responsabilidades relativas al control, la autorización y certificación de los contratos externos de los trabajos de imprenta y encuadernación, y que ciertas delegaciones de atribuciones no se habían efectuado con todas las formalidades debidas.
19. El Servicio de Producción y Distribución de Documentos (PRODOC) del Departamento de Relaciones y Reuniones, en coordinación con el Departamento de Finanzas, ha preparado una versión revisada de la Circular núm. 16, serie 12, en la cual se definen claramente las responsabilidades en materia de seguimiento, autorización y certificación de los contratos externos relativos a trabajos de imprenta y encuadernación.
20. Auditorías en la estructura exterior a la sede: tras las auditorías realizadas en una serie de oficinas exteriores durante 1997, el Auditor Interno Jefe señaló algunas deficiencias que se encontraron en cuanto a la aplicación de los controles y procedimientos establecidos.
21. Al finalizar el mes de diciembre de 1997, la instalación de los programas informáticos para las nóminas del personal local, los informes sobre anticipos y la preparación y gestión de los presupuestos de las oficinas exteriores se había completado ya en una región y, en el transcurso de 1998, se logró completar también en gran parte en otras regiones. Estas aplicaciones informáticas, y la formación que se ha impartido para su utilización al personal encargado de las finanzas y la programación han permitido mejorar progresivamente los controles financieros y la comunicación oportuna de los datos financieros mediante Internet. Asimismo, han permitido mejorar el control de los presupuestos y el registro de las obligaciones presupuestarias. Los mecanismos de comprobación incluidos en estas aplicaciones informáticas seguirán mejorando progresivamente los mecanismos de control. En 1998, el Departamento de Finanzas examinó también las funciones de los verificadores de cuentas de las oficinas regionales, así como sus futuras necesidades en materia de formación con el fin de capacitarlos para que puedan cumplir mejor sus funciones de supervisión. Asimismo, hay ahora más consultas y un diálogo más sistemático con los jefes de los servicios administrativos regionales.
22. La Oficina seguirá colaborando estrechamente con el Auditor Interno Jefe con miras al seguimiento de las recomendaciones que están en vías de aplicarse.
Ginebra, 24 de febrero de 1999.