Consejo de Administración

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GB.276/PFA/7 276.a reunión Ginebra, noviembre de 1999

Comisión de Programa, Presupuesto y Administración	PFA

SEPTIMO PUNTO DEL ORDEN DEL DIA

Examen de los procedimientos para la designación
del Auditor Externo

1. En su 274.ª reunión (marzo de 1999), el Consejo de Administración aprobó el nuevo nombramiento del Controlador y Auditor General del Reino Unido en calidad de Auditor Externo, por un período de cuatro años, con efecto desde el 1.º de abril del año 2000. Durante la discusión sobre esta cuestión en la Comisión de Programa, Presupuesto y Administración, algunos miembros, además de mostrarse partidarios de la recomendación ante el Consejo de Administración, pidieron que para esta sesión del Consejo de Administración se preparara un documento que examinara los procedimientos para el nombramiento del Auditor Externo y que, al mismo tiempo, facilitara información sobre la práctica de otras organizaciones internacionales.

2. La designación del Auditor Externo y otras cuestiones relacionadas con la comprobación externa de las cuentas se rigen por el capítulo IX (Comprobación externa de las cuentas - artículos 35 a 38) del Reglamento Financiero (anexo I). El anexo al Reglamento Financiero titulado «Atribuciones adicionales relativas a la comprobación externa de las cuentas» (anexo II) expone los derechos y deberes del Auditor Externo así como los requisitos relativos al contenido y a la presentación de su informe. El Reglamento Financiero no facilita ningún procedimiento detallado sobre la designación del Auditor Externo y deja la cuestión a criterio y opinión absolutos del Consejo de Administración.

3. En la OIT, ha sido habitual que el Consejo de Administración nombrase Auditor Externo a un Auditor General de un Estado Miembro y que le renovase el mandato cada vez que éste venciera. No se ha aplicado el principio de rotación y el Consejo de Administración no ha cambiado al Auditor hasta el momento en que el titular de dicho cargo ha expresado su deseo de no ser prolongado en el mismo. El hecho de que el Consejo de Administración haya renovado cada vez el mandato del Auditor titular implica que está satisfecho con la calidad de la auditoría y de los informes que se le presentan.

4. Desde 1937 las funciones de Auditor Externo han sido desempeñadas por auditores generales procedentes de tres Estados Miembros:

• desde 1937 hasta el 31 de marzo de 1967: el Auditor General de Suecia, que a la vez era el Auditor General de la Sociedad de Naciones y posteriormente Presidente del Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los organismos especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica;
• del 1.º de abril de 1967 al 31 de marzo de 1974: el Auditor General de Noruega;
• del 1.º de abril de 1974 al 31 de marzo de 1978: el Auditor General de Suecia;
• del 1.º de abril de 1978 hasta la fecha: el Controlador y Auditor General del Reino Unido⁽¹⁾  que, a la vez, es miembro de la Junta de Auditores de las Naciones Unidas y Presidente del Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los organismos especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica.

5. En el anexo III se resume la práctica de las Naciones Unidas y de otras organizaciones del sistema. Como puede comprobarse, aparte del requisito de que el Auditor Externo sea el Auditor General (o funcionario de título equivalente) de un Estado Miembro, no existe un enfoque común y la práctica varía en función de las organizaciones. La principal diferencia entre la OIT y las otras organizaciones es que las últimas invitan a todos los Estados Miembros a designar candidatos para el nombramiento del Auditor Externo en el momento del vencimiento del mandato del titular en cuestión.

6. Si la Comisión desea estudiar la posibilidad de cambiar la práctica que la OIT ha seguido hasta ahora, sería muy útil que pudiera facilitar a la Oficina orientación general sobre esta cuestión y al mismo tiempo tratar las consideraciones específicas que se mencionan a continuación.

7. Rotación. ¿Debería introducirse el principio de rotación en el nombramiento del Auditor Externo? En caso afirmativo, ¿cuál debería ser la frecuencia de dicha rotación? La ventaja de conservar el mismo Auditor Externo durante un largo período de tiempo es que el Auditor adquiere progresivamente un conocimiento profundo de la Organización y de sus procedimientos administrativos y financieros, así como de sus controles y sistemas de contabilidad internos. Esta experiencia y estos conocimientos permiten que el Auditor lleve a cabo auditorías más efectivas. Por otra parte, el nombramiento de un nuevo Auditor puede aportar nuevos enfoques y perspectivas innovadoras a la planificación de las actividades de auditoría, aunque puede que al principio se registre una inclinación de la curva de aprendizaje y haya que dedicar mucho tiempo a entender los sistemas antes de poder llevar a cabo una auditoría bien fundada. En la actualidad no existe ninguna organización del sistema de las Naciones Unidas excepto el Programa Mundial de Alimentos, que imponga límites al período de nombramiento: no existe un período definido después del cual deba cambiarse obligatoriamente el Auditor Externo. En caso de que el Consejo de Administración introduzca el principio de rotación, tal vez quiera dejar sin definir el período de nombramiento máximo y, así, estar en condiciones de prescindir antes de los servicios de un Auditor Externo en caso de que éstos demostraran ser insatisfactorios y conservar durante un período de tiempo más largo al Auditor Externo que goce de su confianza y que preste los servicios de auditoría de mayor calidad.

8. Mandato. El Reglamento Financiero no se pronuncia sobre esta cuestión y deja que el Consejo de Administración determine la duración. En los últimos años, tras la introducción de un ejercicio económico bienal, ha sido habitual que el Consejo de Administración nombre o prolongue el nombramiento del Auditor Externo por un período de cuatro años a la vez de modo que éste pueda comprobar las cuentas durante dos bienios completos. El anexo III muestra que no existe una práctica entre las demás organizaciones en lo que se refiere al período de nombramiento.

9. En el supuesto de que exista una vacante o que se decida rotar el nombramiento, ¿qué Estados Miembros deberían ser invitados a designar candidatos? En todas las demás organizaciones, cuando existe la necesidad de nombrar a un nuevo Auditor Externo, los directores de las respectivas organizaciones invitan a todos los Estados Miembros, inclusive el Estado Miembro del titular del cargo, a presentar diversas designaciones. Con el fin de garantizar la transparencia y dar las mismas oportunidades a todos los Estados Miembros, el Consejo de Administración tal vez, en el futuro, quiera adoptar la práctica de las otras organizaciones cuando tenga la intención de nombrar a un nuevo Auditor Externo.

10. ¿De qué modo deberían presentarse las designaciones? Las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas no han instaurado ninguna forma normalizada. Se sugiere que los Estados Miembros que presentan designaciones faciliten la siguiente información:

a) detalles de las actividades nacionales e internacionales del Auditor, inclusive la gama de especialidades en auditoría;

b) una descripción del enfoque, los procedimientos y las normas de auditoría que el Auditor aplicará;

c) un cálculo del tiempo total y de la relación de grados del personal que se necesitaría para llevar a cabo la auditoría durante un ejercicio económico entero;

d) la cantidad de los honorarios de auditoría completos.

11. ¿Cómo deberían evaluarse las designaciones? Las otras organizaciones presentan todas las designaciones recibidas a los órganos legislativos pertinentes para que procedan a su evaluación y selección. La contribución de la secretaría se limita a la traducción de los documentos a las lenguas de trabajo pero no lleva a cabo ninguna selección previa o evaluación. Si en la OIT tuviera que seguirse un procedimiento semejante, la Comisión de Programa, Presupuesto y Administración sería responsable de llevar a cabo las evaluaciones y hacer las recomendaciones al Consejo de Administración. Cabe destacar que las otras organizaciones adoptan una decisión, bien por votación secreta, bien por consenso. En caso de que el Consejo de Administración optara por la votación secreta, quizás habría que enmendar la Comisión de Reglamento del Consejo de Administración para facilitar la votación secreta en la Comisión.

12. Aunque se reconoce que la única responsabilidad de nombrar al Auditor Externo concierne al Consejo de Administración y el Auditor Externo informa exclusivamente al Consejo de Administración, la Oficina puede beneficiarse mucho de los servicios de un Auditor Externo competente ya que éste proporciona el único elemento verdaderamente importante de la supervisión. Por consiguiente, con el fin de que tanto el Consejo de Administración como la Oficina nombren a un Auditor que pueda proporcionar las normas más elevadas de calidad en materia de auditoría financiera y que sea capaz de llevar a cabo una revisión administrativa de cuestiones concretas y de comprobación de cuenta con una buena relación calidad-precio. Asimismo, la Oficina debe tener interés en llevar a cabo evaluaciones periódicas, objetivas e imparciales acerca de la eficacia de sus procedimientos financieros y contable así como de aspectos positivos y de los aspectos negativos de los controles financieros internos en vigor. Un Auditor General de un Estado Miembro que cuente con un equipo de apoyo formado por especialistas muy cualificados a los que se pudiera encargar de cuestiones excepcionales o de reforzar de forma general el alcance y la eficacia de una comprobación de cuentas constituiría una ventaja clara para la Organización. Algunos ejemplos de dichos servicios especializados serían la seguridad de las computadoras, las técnicas avanzadas para la comprobación de las cuentas de los sistemas de computadoras, las cuestiones de adquisición, la comprobación de cuentas legales y las auditorías de buena relación calidad-precio. El consejo o las observaciones del Auditor en el momento adecuado sobre los puntos débiles de cualquiera de los procedimientos se traducen en medidas correctivas inmediatas por parte de la Oficina, reduciendo así el alcance de las irregularidades o de los desechos.

13. Como el mandato actual del Auditor Externo no vence hasta el 31 de marzo del año 2004 no es urgente que el Consejo de Administración adopte ninguna decisión sobre los posibles cambios en materia de procedimientos para el nombramiento del Auditor. Sin embargo, el Director General acogería con beneplácito las opiniones de la Comisión sobre las cuestiones planteadas en este documento así como cualquier otra observación o comentario que la Comisión quisiera hacer de modo que pueda, en caso necesario, presentar un nuevo documento a la Comisión sobre esta materia cuando se acerque el vencimiento del mandato actual del Auditor Externo.

Ginebra, 18 de octubre de 1999.

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Anexo I

Extracto del Reglamento Financiero

Capítulo IX. Comprobación externa de las cuentas

Artículo 35

1. Se nombrará, en la forma y por el período que decida el Consejo de Administración, un Auditor Externo, que será el Auditor General (o funcionario de título equivalente) de un Estado Miembro u otra persona de gran competencia.

2. El Auditor Externo no podrá ser separado de su cargo, salvo por decisión del Consejo de Administración.

3. El Consejo de Administración podrá nombrar un Auditor Externo adjunto para asistir y reemplazar al Auditor Externo en caso de necesidad.

Artículo 36

1. La comprobación de las cuentas se realizará de conformidad con las normas corrientes generalmente aceptadas en la materia y, con sujeción a cualesquiera instrucciones especiales del Consejo de Administración, de acuerdo con las atribuciones adicionales indicadas en el anexo a este Reglamento.

2. El Auditor Externo podrá formular observaciones acerca de la eficiencia de los procedimientos financieros, el sistema de contabilidad, la fiscalización financiera interna y, en general, la administración y gestión de la Organización.

3. El Auditor Externo actuará con absoluta independencia y será exclusivamente responsable de la comprobación de las cuentas.

4. El Consejo de Administración podrá pedir al Auditor Externo que realice el examen de determinadas cuestiones específicas y rinda informes por separado sobre los resultados.

Artículo 37

1. El Director General dará al Auditor Externo las facilidades que necesite para el desempeño de sus funciones.

2. A los efectos de proceder a un examen local o especial o de efectuar economías en los costos de comprobación de las cuentas, el Auditor Externo podrá contratar los servicios de cualquier Auditor General (o funcionario de título equivalente) de un país, de auditores comerciales públicos de reconocido prestigio o de cualquier otra persona o empresa que, a juicio del Auditor Externo, reúna las calificaciones técnicas necesarias.

Artículo 38

1. El Auditor Externo publicará un informe sobre la comprobación de los estados financieros y cuadros correspondientes que indiquen el estado de las cuentas definitivas de cada ejercicio económico, en que incluirá las observaciones que estime oportunas respecto de las cuestiones mencionadas en el párrafo 2 del artículo 36 y en las atribuciones adicionales.

2. El informe del Auditor Externo, junto con los estados financieros comprobados, será sometido al Consejo de Administración. El Consejo de Administración examinará los estados financieros y el informe de comprobación y los transmitirá a la Conferencia con los comentarios que estime oportunos.

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Anexo II

Anexo al Reglamento Financiero

Atribuciones adicionales relativas a la comprobación
externa de las cuentas

1. El Auditor Externo procederá a la comprobación de aquellas cuentas de la Organización, incluidos los fondos fiduciarios y cuentas especiales, que crea conveniente, a fin de cerciorarse de que:

a) los estados financieros concuerdan con los libros y comprobantes de la Organización;

b) las operaciones financieras consignadas en los estados de cuentas se ajustan a las disposiciones reglamentarias, al presupuesto y a las demás instrucciones aplicables;

c) los valores y el efectivo que se encuentren depositados o en caja han sido comprobados por certificados librados directamente por los depositarios de la Organización o mediante recuento directo;

d) los controles internos, incluida la comprobación interna de cuentas, son adecuados en la medida en que se confía en ellos;

e) los procedimientos que se han aplicado para la determinación de todos los haberes y obligaciones y del superávit o el déficit son, en su opinión, satisfactorios.

2. El Auditor Externo será la única autoridad facultada para decidir sobre la aceptación total o parcial de las certificaciones y exposiciones del Director General, y podrá proceder a efectuar los análisis y fiscalizaciones detallados que estime oportunos de todas las anotaciones de contabilidad, incluso las relativas a suministros y equipos.

3. El Auditor Externo y el personal a sus órdenes tendrán acceso en todo momento conveniente a todos los libros, comprobantes y demás documentos que, a juicio del Auditor Externo, sea necesario consultar para llevar a efecto la comprobación de cuentas. Previa solicitud, se pondrá a su disposición información clasificada como confidencial. El Auditor Externo y el personal a sus órdenes respetarán el carácter confidencial de toda información así clasificada que haya sido puesta a su disposición y no deberán hacer uso de la misma salvo en lo que se refiere directamente a las operaciones de comprobación de cuentas.

4. El Auditor Externo carecerá de atribuciones para rechazar partidas de las cuentas, pero señalará a la atención del Director General cualesquiera operaciones acerca de cuya regularidad y procedencia abrigue dudas a fin de que se adopten las medidas pertinentes. Las objeciones suscitadas durante la comprobación de cuentas contra esas u otras operaciones serán comunicadas inmediatamente al Director General.

5. El Auditor Externo emitirá y firmará un dictamen sobre los estados financieros de la Organización. El dictamen incluirá los elementos fundamentales siguientes:

a) la determinación de los estados financieros comprobados;

b) una referencia a la responsabilidad de la dirección de la entidad y a la responsabilidad del auditor;

c) una referencia a las normas seguidas en materia de comprobación de cuentas;

d) una descripción de la labor realizada;

e) un dictamen sobre los estados financieros que establezca:

• si los estados de cuentas reflejan exactamente la situación financiera al final del período considerado y los resultados de las operaciones efectuadas durante el período que se cierra;
• si los estados de cuentas han sido preparados de conformidad con las políticas de contabilidad enunciadas, y
• si las políticas de contabilidad se han aplicado sobre una base que corresponda a la del ejercicio económico precedente;

f) un dictamen que precise si las operaciones se han efectuado de conformidad con el Reglamento Financiero y las instrucciones de los órganos competentes;

g) la fecha del dictamen;

h) el nombre y el cargo del Auditor Externo, e

i) de ser necesario, una referencia al informe del Auditor Externo sobre los estados financieros.

6. En el informe del Auditor Externo al Consejo de Administración sobre las operaciones financieras para el ejercicio se indicará:

a) el tipo y el alcance del examen practicado;

b) las cuestiones relacionadas con el carácter cabal o la exactitud de las cuentas y, en particular, cuando proceda:

i) los datos necesarios para la correcta interpretación de las cuentas;

ii) cualesquiera sumas que deberían haberse cobrado y que no aparezcan abonadas en cuenta;

iii) las sumas respecto de las cuales exista o pueda existir una obligación jurídica y que no se hayan contabilizado o consignado en los estados financieros;

iv) gastos que no se hayan debidamente acreditado;

v) si los libros de contabilidad que se llevan son adecuados;

vi) las desviaciones materiales, si las hubiera, de los principios de contabilidad generalmente aceptados y sistemáticamente aplicados en la presentación de los estados financieros;

c) otras cuestiones que deban ponerse en conocimiento del Consejo de Administración y de la Conferencia, tales como:

i) casos de fraude real o presunto;

ii) despilfarros o desembolso indebido de dinero u otros haberes de la Organización (aun cuando la contabilidad de las operaciones esté en regla);

iii) gastos que puedan obligar a la Organización a efectuar nuevos desembolsos apreciables;

iv) cualquier defecto que se observe en el sistema general o disposiciones particulares que rijan el control de los ingresos y los gastos o de los suministros y el equipo;

v) los gastos que no respondan a la intención del Consejo de Administración o de la Conferencia, después de tener en cuenta las transferencias debidamente autorizadas de créditos presupuestarios;

vi) los gastos que excedan de los créditos consignados, una vez modificados mediante transferencias de créditos presupuestarios debidamente autorizadas;

vii) gastos que no se ajusten a las disposiciones que los autorizan;

d) la exactitud o inexactitud de los libros sobre suministros de materiales y equipos, que pongan de manifiesto el levantamiento de inventarios y su cotejo con dichos libros;

e) si procede, las operaciones contabilizadas en el ejercicio económico anterior sobre las cuales se hayan obtenido nuevos datos, o las operaciones que deban realizarse en un ejercicio ulterior y de las cuales convenga que el Consejo de Administración o la Conferencia tengan conocimiento cuanto antes.

7. El Auditor Externo podrá formular al Consejo de Administración o al Director General las observaciones sobre los resultados de la comprobación de cuentas y los comentarios sobre el informe financiero del Director General que estime pertinentes.

8. Siempre que se pongan restricciones en el alcance de la comprobación de cuentas, o no puedan obtenerse comprobantes suficientes, el Auditor Externo lo hará constar en el dictamen y el informe exponiendo claramente en su informe las razones de sus comentarios y el efecto sobre la situación financiera y las operaciones financieras consignadas.

9. El informe del Auditor Externo no contendrá en ningún caso críticas sin haber dado previamente al Director General una oportunidad adecuada para explicar la cuestión que motiva los comentarios.

10. El Auditor Externo no está obligado a referirse a ninguna de las cuestiones mencionadas en los párrafos anteriores si, a su juicio, estas cuestiones son de un monto insignificante.

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Anexo III

Acuerdos de las otras organizaciones para la selección
y el nombramiento del Auditor Externo

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1.  Había sido habitual que el Consejo de Administración designara nominalmente al titular del cargo de Auditor General del Estado Miembro en cuestión. En su 239.ª reunión (febrero-marzo de 1988) el Consejo de Administración decidió efectuar el nombramiento en función del cargo y no en función del titular concreto del mismo.

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Para mayor información, dirigirse al Servicio de Relaciones Oficiales (REL OFF) al Tel: +41.22.799.7732 or Fax: +41.22.799.8944 o por e-mail: RELOFF@ilo.org

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