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QUATRIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR

Suite donnée au rapport du Vérificateur intérieur
en chef des comptes pour l'année qui s'est achevée
le 31 décembre 1996

1. A la 268^e session (mars 1997) du Conseil d'administration, la commission a examiné le rapport du Vérificateur intérieur en chef des comptes sur les principales constatations résultant de la vérification et des missions d'enquête entreprises en 1996⁽¹⁾ . Les observations et recommandations du Vérificateur intérieur en chef des comptes sont traitées ci-après dans l'ordre dans lequel elles apparaissent dans le rapport, le numéro des paragraphes correspondants étant indiqué entre parenthèses.

Vérifications au siège (paragraphe 4)

2. Les observations du vérificateur en chef sous cette rubrique avaient trait aux politiques et procédures régissant la sous-traitance de travaux et de services et relevaient un manque de cohérence et des faiblesses qui étaient apparus au fil des ans.

3. Dans le cadre de la réorganisation du Bureau de l'administration intérieure, une nouvelle section a été créée pour s'occuper des achats de biens et de services pour le siège et les structures extérieures (y compris le matériel destiné aux projets de coopération technique). Cette section comprend une unité chargée de la sous-traitance, à laquelle il incombe de veiller à ce que les opérations de sous-traitance soient administrées et contrôlées efficacement dans toute l'Organisation et à ce que l'utilisation des différents types de contrats en cause soit homogène. Des directives clairement formulées sont en cours de préparation; les politiques et procédures qui figurent à présent dans plusieurs circulaires et directives distinctes y seront consignées, de même qu'y seront incorporées les révisions qui répondent directement aux faiblesses et au manque de cohérence relevés par le Vérificateur intérieur en chef des comptes dans son rapport.

Caisse d'assurance pour la protection de la santé
du personnel (paragraphe 5)

4. Conformément au Règlement de la Caisse d'assurance pour la protection de la santé du personnel, le contrôle des comptes de la Caisse a été effectué par le Vérificateur intérieur en chef des comptes de l'OIT en sa qualité de vérificateur de la Caisse. Le rapport de vérification a été examiné par le Comité de gestion de la Caisse à sa 113^e réunion (12 décembre 1996).

5. Le vérificateur a recommandé que les procédures de fonctionnement suivies par le personnel de la Caisse soient étayées par des documents. Comme un nouveau système d'information sur l'assurance maladie (dénommé HIIS) est en train d'être mis au point et que ce système imposera des modifications importantes des procédures de fonctionnement, il est prévu de suivre la recommandation du vérificateur à l'occasion de la mise en place du système plus tard dans l'année.

6. Le vérificateur a également recommandé que le Comité de gestion de la Caisse continue d'examiner les taux de cotisation des personnes à charge volontairement affiliées à la Caisse, dont l'assurance doit être financièrement rentable pour la Caisse. Le Comité de gestion a examiné et ajusté ces taux à sa 115^e réunion (avril 1997). Cependant, un nouvel ajustement sera peut-être nécessaire pour effacer le déficit accumulé, et le Comité de gestion entend maintenir cette question à l'étude.

7. Le vérificateur a fait plusieurs recommandations concernant des améliorations à apporter à la procédure de traitement des demandes de remboursement. A cet égard, l'Unité des services consultatifs en matière de gestion (PROG/MAS) du Bureau a été consultée, et l'organisation du travail a été modifiée, ce qui a permis au secrétariat de la Caisse de liquider l'arriéré considérable et sans cesse croissant des demandes de remboursement non traitées. Le Comité de gestion a décidé de différer l'examen de la recommandation du vérificateur tendant à ce que deux fonctionnaires au moins soient associés à chaque opération de paiement et d'examiner cette question en temps opportun au regard du nouveau système HIIS et des incidences d'une telle mesure sur les coûts.

8. L'année dernière, la Caisse a fait face à plusieurs problèmes qui ont sérieusement réduit son aptitude à traiter certaines des questions soulevées par le vérificateur, et notamment: les études à long terme du fonctionnement futur de la Caisse (les options envisagées comprenaient la privatisation, la délocalisation et la décentralisation de l'administration des demandes de remboursement); l'étude de la gestion interne évoquée plus haut; le congé de maladie prolongé et la mutation ultérieure de son Secrétaire. Les questions soulevées par le vérificateur qui n'ont pas pu être traitées ou qui n'ont pas pu être traitées comme il convient en 1997 seront reprises cette année lorsque le nouveau Secrétaire aura pris son poste et en fonction de la capacité opérationnelle et des exigences du système HIIS. Ces questions concernent entre autres l'établissement d'un accord officiel entre l'OIT et l'UIT concernant la gestion de la Caisse, la suite donnée aux demandes de remboursement douteuses et le rôle du médecin-conseil.

Inventaire (paragraphe 6)

9. Les grands projets d'infrastructure comme le système de gestion du bâtiment mentionné par le Vérificateur intérieur en chef des comptes sont maintenant systématiquement soumis aux techniques de gestion des projets, qui requièrent des études de faisabilité détaillées et de meilleures procédures de planification, de budgétisation et d'évaluation. L'accent est mis également sur la formation à dispenser au personnel qui participe à la gestion des projets. Des procédures de surveillance et d'établissement de rapports ont également été introduites pour suivre les progrès et assurer une bonne maîtrise des coûts.

10. Dans le cadre de la récente réorganisation du Bureau de l'administration intérieure, le système de gestion du bâtiment a été placé sous la responsabilité directe du chef de la Section de l'entretien du bâtiment, qui dépend du Bureau de l'administration intérieure. Un informaticien a été désigné pour surveiller le développement du système.

11. En 1997, un consultant a été engagé pour procéder à un examen des procédures d'inventaire, y compris de celles ayant trait au matériel de la coopération technique. Cet examen a débouché sur la préparation d'un manuel de procédure pour les inventaires ainsi que sur l'introduction de plusieurs modifications dans les règles et procédures applicables aux inventaires du matériel au siège et sur le terrain. A ce titre, les critères à appliquer pour déterminer les biens consomptibles et non consomptibles, les catégories d'amortissement et les valeurs d'acquisition et de remplacement ont été révisés. L'incorporation du matériel de la coopération technique dans le système de gestion du bâtiment est prévue dans le cadre de la réorganisation du Bureau de l'administration intérieure, et les questions que cela pose sont actuellement à l'étude.

Voyages (paragraphe 7)

12. Les contrôles de l'utilisation des sommes forfaitaires pour les frais de voyage à l'occasion du congé dans les foyers ont été examinés, et la circulaire régissant le versement de la somme forfaitaire a été révisée afin d'améliorer le contrôle des itinéraires de voyage autorisés.

13. Un nouveau contrat, passé récemment avec l'agence de voyages du BIT, prévoit une meilleure utilisation des systèmes informatiques pour la gestion des voyages officiels et le contrôle des frais de transport de manière à tirer pleinement parti des billets de transport aérien les plus économiques. Le contrat contient également une clause stipulant que l'agence de voyages doit rembourser immédiatement à l'Organisation les billets non utilisés pour les voyages officiels.

Vérifications sur le terrain (paragraphe 8)

14. A la suite de la vérification qu'il a effectuée en 1996 des comptes des bureaux extérieurs, le Vérificateur intérieur en chef des comptes a fait état de faiblesses constatées dans certains lieux d'affectation dans l'application des contrôles et procédures officiels.

15. En 1997, des cours de formation régionaux ont été organisés à l'intention du personnel des services financiers et administratifs en Afrique, en Asie et en Amérique latine. Les directeurs des bureaux extérieurs et leurs adjoints ont également participé à des séances d'information individuelles lors de leur prise de fonctions. Durant ces cours et séances d'information, l'attention a été attirée sur l'importance des contrôles et des procédures, mise en relief par le vérificateur en chef. En outre, dans le cadre du programme d'appui à la politique de partenariat actif, un logiciel pour ordinateur personnel a été mis au point pour l'établissement des états de paie du personnel local et les comptes d'avances temporaires ainsi que pour la préparation et la gestion des budgets dans les bureaux extérieurs. Les contrôles incorporés dans ces applications sur ordinateur devraient considérablement améliorer l'univers du contrôle.

16. En ce qui concerne le cas de profit personnel éventuel évoqué par le vérificateur en chef, une enquête plus approfondie a révélé que les procédures appliquées par la banque locale pour mettre en œuvre une nouvelle directive émanant de la banque centrale du pays étaient passablement embrouillées. Bien qu'il n'y a ait aucune preuve de malversation ou d'action déloyale de la part de fonctionnaires du BIT, l'enquête a montré que les fonctionnaires en cause, bien qu'ils aient des circonstances atténuantes, avaient fait preuve de négligence en suivant les prescriptions injustifiées relatives aux procédures de la banque. Ils n'ont pas non plus suivi les directives et procédures financières internes concernant la tenue d'une comptabilité complète et exacte. Les procédures disciplinaires appropriées ont été déclenchées.

17. Des mesures visant à corriger les procédures suivies ont été prises immédiatement après la vérification, et d'autres mesures sont également prises pour améliorer la préparation du personnel non financier des services organiques affecté à des postes administratifs et de direction dans les bureaux extérieurs aux mesures à prendre dans de telles situations. Comme l'a indiqué le vérificateur en chef, ce problème n'a pas occasionné de perte pour le Bureau.

18. Le cas concernant la vente irrégulière d'un véhicule de service constatée par le vérificateur en chef a fait l'objet d'une enquête approfondie, et une sanction a été infligée au fonctionnaire en cause.

Continuation du suivi

19. Le Bureau continuera d'œuvrer en étroite corrélation avec le Vérificateur intérieur en chef des comptes en ce qui concerne le suivi de ses recommandations dont la mise en œuvre est en cours.

Genève, le 20 février 1998.

1.  Document GB.268/PFA/3.