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SEPTIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR

Autres questions financières et questions générales

L'OIT et le problème du passage à l'an 2000

1. Le problème du passage à l'an 2000 se résume au fait que les logiciels et le matériel informatique qui utilisent deux chiffres au lieu de quatre pour indiquer une année (par exemple 98 au lieu de 1998) donnent des résultats erronés en interprétant 00 comme 1900 au lieu de 2000. Les créateurs d'applications informatiques et les analystes connaissent ce problème depuis qu'ont été écrits les premiers programmes informatiques utilisant des dates. La mémoire des premiers ordinateurs était limitée et très coûteuse et les programmeurs n'avaient pas d'autre possibilité que de réduire l'année à deux chiffres afin d'économiser de l'espace. Lorsque la mémoire informatique est devenue meilleur marché, les anciens programmes n'ont pas été modifiés pour enregistrer l'année dans sa totalité car il semblait peu souhaitable de changer des applications bien rodées dans des domaines critiques comme les états de paie, le grand livre, le personnel, la budgétisation, etc. Les ressources disponibles ont plutôt été utilisées pour la mise au point de nouvelles applications à l'appui d'autres fonctions administratives.

2. L'OIT n'est pas la seule à devoir affronter le problème du passage à l'an 2000. Toutes les organisations utilisant encore des applications anciennes qui fonctionnent avec des ordinateurs centraux se trouvent dans la même situation. S'agissant du problème du passage à l'an 2000 et de l'adaptation des systèmes informatiques, la question essentielle est de savoir si les systèmes existants doivent être modifiés ou remplacés. L'OIT utilise actuellement une large gamme d'applications administratives qu'elle a mises au point sur un ordinateur central IBM, certaines d'entre elles remontant à 1970. Ces applications devront être modifiées de manière à fonctionner correctement en l'an 2000 et au-delà. La solution idéale aurait été de remplacer les systèmes budgétaires, comptables et du grand livre qui sont aujourd'hui dépassés. Cette opération aurait toutefois pris plusieurs années et nécessité un investissement important. Or, les contraintes budgétaires font qu'il a été impossible d'affecter des ressources à ce travail ces dernières années. Pour l'OIT, le problème du passage à l'an 2000 n'est pas limité à l'environnement de l'ordinateur central IBM, mais concerne également les ordinateurs personnels et d'autres plates-formes comme le mini-ordinateur Hewlett Packard. Heureusement, les premières analyses montrent qu'il y aura très peu d'incidences, voire aucune, sur le fonctionnement du bâtiment du siège (ascenseurs, électricité, chauffage, alarmes d'incendie, etc.).

3. Le problème du passage à l'an 2000 a été porté pour la première fois à l'attention de la commission lorsque celle-ci a été saisie du document sur la stratégie en matière de technologie informatique lors de la 270^e session (novembre 1997) du Conseil d'administration⁽¹⁾ . Au cours du débat sur ce document, le Bureau a souligné à quel point il est difficile d'affecter des ressources budgétaires suffisantes à un domaine d'activité comme la technologie de l'information, qui nécessite ponctuellement de gros investissements plutôt qu'un financement régulier d'une période biennale à l'autre. On se souviendra également que le problème a été évoqué dans le programme et budget pour 1998-99, programme 185 -- Informatique et communications (paragr. 185.8).

4. Le Bureau conduit actuellement une analyse d'impact afin d'évaluer l'ampleur du problème à l'échelle de l'OIT et le coût du travail nécessaire pour garantir que tous les systèmes informatisés de l'OIT fonctionnent correctement au passage du siècle. Cette étude devrait être terminée à la fin du mois d'avril 1998, mais les informations réunies à la fin du mois de février 1998 ont permis une estimation préliminaire. Le coût des modifications nécessaires est évalué à 5,6 millions de dollars des Etats-Unis; une ventilation des dépenses est présentée dans l'annexe au présent document. Comme on pouvait s'y attendre, c'est la modification des applications gérées par l'ordinateur central IBM qui est la plus onéreuse. Il subsiste encore une certaine incertitude quant aux coûts du fait qu'une grande partie du travail sera accomplie par des entrepreneurs extérieurs sélectionnés par appel d'offres. L'estimation ne comprend pas les travaux déjà prévus ou actuellement menés dans le cadre du programme régulier d'entretien et de modernisation du Bureau pour lequel des ressources sont prévues dans le programme et budget pour 1998-99.

5. Le Directeur général a étudié différents moyens de financer les coûts du passage à l'an 2000, et plus particulièrement une méthode de financement sans mise en recouvrement supplémentaire auprès des Etats Membres, comme ce serait le cas s'il avait recours à l'article 7 du Règlement financier, qui lui permet de proposer un budget supplémentaire à la Conférence. En janvier 1998, le montant des arriérés de contributions reçus a été très important puisqu'il a atteint 64,3 millions de dollars des Etats-Unis. Sur cette somme, 1,2 million de dollars des Etats-Unis seront prélevés pour rembourser le déficit de trésorerie de 1996-97⁽²⁾ . Si l'on suppose que d'importants contribuants verseront approximativement la même somme sur leurs contributions pour 1998 et 1999 avant le 31 décembre 1999, il est très vraisemblable que, dans des circonstances normales, la période biennale se soldera avec un excédent de trésorerie important.

6. De ce fait, si l'on escompte que les recettes budgétaires pour 1998-99 seront très supérieures au niveau approuvé de dépenses budgétaires, il serait préférable de se servir d'une partie de cet excédent attendu pour financer les travaux nécessaires plutôt que d'utiliser un budget supplémentaire. En conséquence, le Directeur général propose que le coût des travaux liés au passage à l'an 2000, évalués à 5,6 millions de dollars des Etats-Unis, soit financé à partir d'un compte extrabudgétaire constitué grâce aux arriérés de recettes reçus au cours de la période biennale 1998-99, dans la mesure où ces arriérés dépassent la somme nécessaire pour rembourser le déficit de trésorerie de 1996-97 et financer le programme et budget. Si ces arriérés s'avéraient insuffisants, les arriérés de recettes reçus au cours des périodes biennales futures seraient utilisés dans les mêmes conditions. Le financement du compte extrabudgétaire à partir d'arriérés de recettes suppose que la Conférence approuve une dérogation à l'article 18 du Règlement financier, qui prévoit que tout excédent de trésorerie servira à abaisser les contributions des Etats Membres.

7. En conséquence, la commission voudra sans doute recommander au Conseil d'administration:

1. d'approuver, sous réserve de l'autorisation mentionnée à l'alinéa b) ci-dessous, la proposition selon laquelle les travaux nécessaires pour garantir que les systèmes informatisés de l'OIT fonctionnent correctement en l'an 2000, dont le coût est estimé à 5,6 millions de dollars des Etats-Unis, seront financés par un compte extrabudgétaire créé à cette fin;
2. de proposer à la Conférence internationale du Travail, à sa 86^e session (juin 1998), d'autoriser, par dérogation à l'article 18 du Règlement financier, le financement de ce compte extrabudgétaire par les arriérés de recettes reçus au cours de la période biennale 1998-99 et, si nécessaire, des périodes biennales ultérieures, qui dépassent le montant nécessaire pour rembourser tout déficit de trésorerie et financer le programme et budget, et d'adopter la résolution suivante:

   La Conférence générale de l'Organisation internationale du Travail,

   Décide que, par dérogation à l'article 18 du Règlement financier, le compte extrabudgétaire constitué pour financer les dépenses nécessaires pour garantir que les systèmes informatisés de l'OIT fonctionnent correctement en l'an 2000 sera financé par les arriérés de recettes reçus au cours de la période biennale 1998-99, dans la mesure où ces arriérés dépassent le montant requis pour rembourser le déficit de trésorerie de 1996-97 et financer le programme pour la période biennale 1998-99, et que, si les arriérés reçus au cours de la période biennale 1998-99 s'avèrent insuffisants, les arriérés de recettes reçus au cours des périodes biennales ultérieures seront utilisés dans les mêmes conditions.

Genève, le 5 mars 1998.

Point appelant une décision: paragraphe 7.

Annexe

Le problème du passage en l'an 2000: estimation financière (en dollars E.-U.)

	Matériel	Logiciels	Programmation	Total
Ordinateurs centraux et serveurs	50 000	0	176 000	226 000
Réseau	0	0	5 000	5 000
Applications	20 000	500 000	3 620 000	4 140 000
Ordinateurs de bureau	325 000	530 000	150 000	1 005 000
Outils logiciels	0	90 000	36 000	126 000
Autre matériel	100 000	10 000	5 000	115 000
Estimation totale	495 000	1 130 000	3 992 000	5 617 000

1.  Document GB.270/PFA/8.

2.  Document GB.271/PFA/1, tableau 1.