Problème

Action du BIT

Action des mandants

A. Mise en œuvre plus poussée et renforcement de la PPA

Les mandants à tous les niveaux ne comprennent pas quel rôle ils jouent dans la PPA et ne peuvent y participer de manière efficace.

• Les directeurs des bureaux de zone devraient organiser des ateliers avec les mandants sur le rôle et les responsabilités de chacun dans le cadre de la PPA.

• Participer activement au processus.

• Encourager la création de comités tripartites permanents appelés à se réunir périodiquement avec le BIT.

• Associer dès le départ les mandants à la formulation des objectifs par pays.

Les contacts du BIT au niveau national devraient être élargis aux ministères chargés des finances et de la planification, dont le portefeuille recouvre certains éléments du mandat de l'Organisation.

• Les directeurs des bureaux de zone devraient améliorer les contacts; les membres des EMD devraient travailler plus étroitement avec ces services.

• Aider les bureaux de zone à identifier les services compétents et à établir officiellement (au niveau du gouvernement et au niveau national) les modalités des activités conjointes, les circuits de communication, etc.

• Le travail multidisciplinaire dans le cadre de la coopération technique devrait être renforcé.

• Sensibiliser ces services et les informer de l'avantage comparatif que possède l'OIT dans les domaines de son mandat et de ce qu'elle devrait être associée aux activités et politiques correspondantes ou en être tenue informée.

Des partenariats devraient être établis dans le cadre de la PPA et d'autres organisations, notamment celles du système des Nations Unies.

• Le siège de l'OIT devrait maintenir et améliorer ses contacts avec le siège de ces autres organisations et fournir aux structures extérieures une information en retour sur les stratégies et l'action à mener.

• Aider à faire en sorte que ces contacts se concrétisent au niveau national.

• Les bureaux régionaux devraient maintenir des contacts au niveau régional et avertir le siège et les bureaux de zone de l'OIT des faits nouveaux à ce niveau.

• Les bureaux de zone et, le cas échéant, les EMD, sur la base des directives et de l'information susmentionnées, devraient établir de nouveaux contacts au niveau national et améliorer ceux qui existent.

B. Objectifs par pays

Un grand nombre reste à formuler.

• Les directeurs des bureaux de zone devraient, en tant que priorité absolue, s'attacher à mener à bien la formulation des objectifs par pays en souffrance.

• Participer activement à l'opération et aider à la mener à son terme.

Ceux qui sont formulés ont besoin d'être mis à jour.

• Mettre en place un mécanisme pour le réexamen, l'actualisation et l'adaptation au fur et à mesure des besoins des objectifs par pays déjà définis.

Les objectifs par pays restent par trop influencés par le personnel du BIT et dans de nombreux cas les mandants ne s'y associent pas entièrement.

• Formuler des instructions générales et des directives plus claires à l'usage des bureaux de zone et des EMD sur la façon de préparer les objectifs par pays ainsi que sur leur présentation et leur contenu.

• Les mandants devraient faire mieux connaître le but et les modalités de l'opération à leurs membres à tous les niveaux.

• Les directeurs des bureaux de zone devraient mener une action de sensibilisation et expliquer le but de l'opération aux mandants afin qu'ils aient l'impression de contrôler la formulation des objectifs.

• Les directeurs des bureaux de zone devraient également veiller à mieux équilibrer les activités de l'OIT en direction des différents mandants.

Il faut s'en remettre davantage aux mécanismes tripartites pour la formulation des objectifs par pays.

• Renforcer la capacité des partenaires sociaux de participer efficacement, individuellement et dans le cadre d'un forum tripartite, à la formulation des objectifs par pays.

• Constituer un comité tripartite pour formuler les objectifs par pays et en surveiller la réalisation.

On ne saisit pas clairement comment les objectifs par pays se traduisent en projets et programmes de coopération technique.

• Les EMD, en collaboration avec les bureaux de zone et en consultation avec les départements techniques du BIT, devraient préparer des programmes et projets opérationnels.

• PROPAR/TEC devrait veiller à ce que les documents élaborés soient cohérents, correspondent à la formulation requise par le donateur et soient viables.

• PROPAR/TEC devrait aider à mobiliser les ressources nécessaires.

C. Questions relatives au personnel et restructuration

Il y a plusieurs postes vacants dans les EMD; ces postes sont provisoirement occupés par des experts associés.

• Pourvoir sans délai les postes vacants; engager un plus grand nombre d'experts nationaux sous contrat de courte durée.

Il convient d'améliorer la qualité du personnel.

La composition, l'effectif et le champ d'action des EMD ne semblent pas toujours répondre aux besoins des mandants.

• Réexaminer la dotation en effectifs pour s'assurer que les spécialisations continuent de refléter les besoins actuels.

• Réexaminer la distribution des bureaux de zone et des EMD et les zones géographiques qu'ils desservent.

Les ajustements nécessaires doivent être apportés afin de tenir compte de la situation réelle et de la demande.

• Améliorer constamment par la formation les capacités techniques des spécialistes des EMD afin qu'ils puissent fournir des avis de qualité aux mandants de l'OIT.

Il ne semble pas que les directeurs des bureaux de zone, surtout ceux nouvellement en poste sur le terrain, soient pleinement informés ni convenablement formés non seulement pour la préparation des objectifs par pays, mais aussi pour ce qui est d'un grand nombre des aspects opérationnels fondamentaux de la PPA.

• Fournir un appui et une formation pour tenir compte des nouveaux aspects du rôle - élargi - du directeur de bureau de zone.

D. Rôle et responsabilités

Le rôle et les responsabilités des différentes composantes du BIT tels que définis dans la PPA suscitent une grande confusion ou sont méconnus.

• Clarifier les relations entre les structures extérieures et le siège ainsi que le rôle spécifique des différentes composantes du BIT en s'appuyant sur les travaux et analyses effectués dans le cadre des ateliers de Turin et sur les observations du groupe de travail.

• Les départements techniques du siège ne devraient pas entreprendre d'activités de coopération technique ou d'études qui puissent être menées à bien plus efficacement sur le terrain (cet aspect devrait être envisagé même pour les programmes régionaux et interrégionaux).

• Les EMD devraient concilier et équilibrer travaux au niveau mondial, travaux consultatifs en amont et activités de coopération technique.

• Réexaminer la circulaire no 505 du 4 août 1993 du Directeur général sur les fonctions, le rôle et les responsabilités des structures de l'OIT.

E. Multidisciplinarité, activités conjointes et coordination

Le siège et les spécialistes des EMD ne se concertent guère, en particulier au sujet des questions multidisciplinaires. Les directeurs des bureaux de zone et les départements techniques ne se concertent guère non plus. Certains départements techniques ont essayé d'organiser des réunions avec leurs spécialistes. Cela a presque toujours été fait sans coordination, ce qui a suscité une kyrielle de problèmes sur le terrain. Cette démarche n'a pas non plus favorisé une approche multidisciplinaire de la résolution des problèmes.

• Renforcer le dialogue et la concertation entre le siège et les structures extérieures au moyen de réunions périodiques entre les EMD et les directeurs des bureaux de zone, ainsi qu'entre les départements du siège et les spécialistes techniques des EMD.

PROPAR/TEC a organisé des réunions techniques entre les départements techniques et les spécialistes des EMD afin d'évoquer les problèmes actuels et d'identifier les domaines d'action prioritaires, ainsi que de planifier des activités conjointes ou complémentaires. Ce programme a été interrompu en raison de la crise financière.

• Ce programme devrait être réactivé et les crédits budgétaires nécessaires ouverts dès que possible. Des activités conjointes siège/EMD, dans le cadre desquelles des spécialistes du siège travailleraient en équipe avec les EMD, devraient alors être entreprises.

F. Echanges d'informations

Il convient de faire mieux connaître l'Organisation et toute la gamme des services qu'elle est en mesure d'offrir. Le dialogue avec l'OIT tend parfois à ne se dérouler qu'au niveau des hauts fonctionnaires et avec un nombre restreint d'interlocuteurs.

• Améliorer les échanges d'informations et prendre des mesures pour que l'OIT fonctionne davantage comme une entreprise. Il convient d'envisager d'utiliser les bulletins des EMD et Internet pour améliorer les échanges d'informations entre l'OIT et ses mandants nationaux. Les objectifs par pays devraient être largement diffusés en tant que moyen de mobiliser des ressources.

Il existe un grand déficit de communication et d'information entre les différentes composantes de la structure de l'OIT.

• Etablir les procédures et directives techniques appropriées pour appuyer et faciliter les échanges d'informations. Le personnel concerné des bureaux extérieurs devrait suivre périodiquement une formation.

G. Evaluation et surveillance de la PPA

Il n'y a pas de procédure interne clairement définie pour évaluer les activités liées à la PPA qui mobilisent à la fois des unités du BIT et les mandants tripartites. Le rôle exact du Conseil d'administration par rapport à cette importante fonction de contrôle n'est pas bien défini.

• Le Bureau devrait préparer un programme de travail complet pour évaluer continuellement la mise en œuvre de la PPA, et dans ce contexte un mécanisme d'évaluation devrait être établi en tant que partie intégrante de la PPA (ainsi que, éventuellement, une équipe spéciale à PROPAR/TEC). Des évaluations par des spécialistes extérieurs sont également nécessaires dans certains domaines, de même que des auto-évaluations.

• Fixer les modalités de la participation continue des membres du Conseil d'administration au processus d'évaluation.