GB.274/PFA/3 |
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Comisión de Programa, Presupuesto y Administración |
PFA |
TERCER PUNTO DEL ORDEN DEL DIA
Informe del Auditor Interno Jefe para el año
que finalizó el 31 de diciembre de 1998
Informe del Auditor Interno Jefe sobre los principales
resultados de la auditoría interna y de las tareas
de investigación emprendidas en 1998
1. En cumplimiento de la decisión adoptada por el Consejo de Administración en su 267.ª reunión (noviembre de 1996), el Director General transmite a continuación el informe del Auditor Interno Jefe sobre los principales resultados de las tareas de auditoría e investigación llevadas a cabo durante el año 1998 (véase anexo).
2. El Director General considera que la labor desarrollada por el Auditor Interno Jefe resulta en extremo valiosa para evaluar los puntos fuertes y las debilidades de los procedimientos y controles aplicados en la Oficina. Las recomendaciones del Auditor Interno Jefe se evalúan detenidamente, y existe un diálogo permanente entre los servicios administrativos y el Auditor Interno Jefe a la hora de ponerlas en práctica.
Ginebra, 24 de febrero de 1999.
Anexo
Informe del Auditor Interno Jefe sobre los notables
resultados obtenidos del trabajo de auditoría
interna y de investigación realizado en 1998
Introducción
1. En la OIT la función de comprobación interna de las cuentas queda establecida en virtud del apartado d) del artículo 30 del Reglamento Financiero de la Organización. Se trata de un control de gestión que permite medir y valorar la eficacia de otros controles y la conformidad con las políticas y procedimientos de la OIT. La función de comprobación interna de las cuentas tiene como finalidad la revisión y evaluación de las actividades y procedimientos financieros, administrativos y de orden práctico, con el fin de garantizar los siguientes objetivos: un control interno fiable a un costo razonable; la conformidad con las normativas, las políticas y los procedimientos de la OIT; la totalidad y la fiabilidad de las prácticas de gestión; la utilización más económica y eficaz de los recursos, y la fiabilidad de los datos contables, financieros y de otro tipo que se utilizan para informar a la dirección. El programa de trabajo detallado anual se coordinó con el Auditor Externo, a quien se comunicaron todos los resultados y las recomendaciones de la auditoría.
2. En la sede, las auditorías se destinaron a revisar distintos sistemas, funciones y operaciones para determinar: en qué medida han contribuido al logro de los objetivos del programa; si sus controles internos han sido adecuados; si los gastos se han autorizado y registrado correctamente; si se han controlado los activos exigibles; si son conformes con las normas, procedimientos y políticas de la OIT; si los recursos se han utilizado de forma eficaz y económica y si los datos generados a efectos de la gestión son completos y exactos, y si se ha controlado la seguridad y la contabilidad en relación con los activos fijos.
3. Las auditorías realizadas en las oficinas exteriores, los equipos consultivos multidisciplinarios y los proyectos de cooperación técnica estaban destinados a asegurarse de que los recursos se utilizaban de manera económica y eficaz, que los gastos incurridos estaban debidamente justificados, autorizados y registrados, y que los activos eran objeto del correspondiente control, estaban protegidos frente a las pérdidas y se contabilizaban correctamente.
Auditorías en la sede
Caja de la Sección de Operaciones de Tesorería (TRES/OPS)
del Servicio de Tesorería y Contabilidad (TRESOR)
en el Departamento de Servicios Financieros
4. Se llevó a cabo una auditoría en la Caja de la Sección de Operaciones de Tesorería (TRES/OPS) del Servicio de Tesorería y Contabilidad (TRESOR) en el Departamento de Servicios Financieros. Incumbe a la oficina de la Caja efectuar todos los pagos al contado y por cheque, contabilizar los recibos en la sede, y conservar en depósito y en caja fuerte dinero en efectivo y otros valores. Los objetivos de la auditoría consistían en adaptar el dinero en efectivo a los registros contables, estudiar las condiciones de custodia y seguridad del mismo, y evaluar la eficacia del control interno y de los procedimientos de trabajo.
5. La auditoría no reveló ningún fallo importante en lo que concierne a la seguridad o el procedimiento, pero demostró: que podía mejorarse su eficacia mediante el mantenimiento del libro de caja en un programa de hoja de cálculo, para poner fin a los cálculos manuales y simplificar la contabilidad diaria manual; que habría que adoptar medidas para asegurar que todos los pagos se efectuaban en función de la documentación autorizada adecuada, y que un oficial superior debería llevar a cabo regularmente la verificación independiente de la caja y demostrar asimismo que aquélla se adecua a los documentos contables.
Sección de Operaciones de Tesorería (TRES/OPS)
del Servicio de Tesorería y Contabilidad (TRESOR)
en el Departamento de Servicios Financieros
6. Se realizó un examen global de la auditoría a raíz de los ajustes de las cuentas bancarias, de los registros signatarios y de los acuerdos de inversión de cartera bajo la responsabilidad de la Sección de Operaciones de Tesorería (TRES/OPS) del Servicio de Tesorería y Contabilidad (TRESOR) en el Departamento de Servicios Financieros. La auditoría tenía por objeto evaluar los métodos empleados por TRES/OPS para adaptar las cuentas bancarias bajo su control a fin de determinar si son convenientes los procedimientos empleados para poder cumplir con las condiciones de control internas y de velar por que los registros signatarios bancarios se controlen y actualicen adecuadamente, y de asegurar que en los acuerdos firmados con las instituciones de inversión se mantengan y respeten las disposiciones legales de la Oficina.
7. La auditoría no reveló ninguna irregularidad, pero sí indicó algunos ámbitos en los que deberían introducirse mejoras de cara a los procedimientos de control y de trabajo. El Auditor Interno Jefe recomendó: que se utilizara sin excepción el formato habitual de las reconciliaciones bancarias, para así facilitar el seguimiento de los puntos principales, que deberían mejorar los controles a los que incumbe comprobar si son precisas y completas las reconciliaciones y la documentación relacionada con las mismas; que deberían hacerse con celeridad la contabilidad para el interés bancario, los gastos bancarios y la diferencia de los tipos de cambio; que debería ejercerse un mayor control de las partidas principales y de las medidas adoptadas para su liquidación; que debería realizarse de una manera más automática el control de las cuentas bancarias inactivas; y que debería mejorarse el control tanto de los acuerdos de gestión firmados como de los registros signatarios.
Servicio de Administración del Personal (P/ADMIN)
y Servicio de Planificación del Personal y de Fomento
de la Progresión Profesional (P/PLAN)
del Departamento de Personal (PERS)
8. Se llevó a cabo una auditoría en el Servicio de Administración del Personal (P/ADMIN) y en el Servicio de Planificación del Personal y de Fomento de la Progresión Profesional (P/PLAN) del Departamento de Personal (PERS). P/ADMIN tiene como objetivo principal la disposición eficaz y puntual de salarios, derechos y prestaciones, así como el mantenimiento de unas relaciones óptimas en la gestión de personal. Incumbe a P/PLAN la contratación, los recursos humanos y la planificación profesional, así como la gestión de los movimientos del personal y la formación del mismo. La auditoría se propone, fundamentalmente, evaluar la medida en que dichos Servicios se adecuan a las políticas y procedimientos establecidos, y evaluar la eficacia de los métodos de trabajo.
9. El rendimiento en P/PLAN y en P/ADMIN se mantuvo a un nivel muy satisfactorio, habida cuenta de los recursos de que disponía el personal. El Auditor Interno Jefe recomendó que, para lograr una mayor eficacia y efectividad, convendría evaluar las responsabilidades y métodos del trabajo del personal de ambos Servicios, y que las políticas y procedimientos recogidos en las diversas normas, normativas, manuales, actas y memoranda, y que probablemente se han visto modificados con el tiempo, deberían actualizarse e incorporarse a las principales circulares del personal tras haber estudiado detenidamente las decisiones adoptadas con relación a la aplicación de las políticas.
10. La auditoría interna también recomendó que los procedimientos que se siguen para aplicar las normas contenidas en las principales circulares del personal deberían figurar en un manual de procedimientos que serviría de guía al personal de PERS, para asegurar de este modo la aplicación consistente de las políticas y las normas. Además, recomendó que los directores y oficiales no pertenecientes a PERS hicieran uso de un extenso manual de personal, y que se ampliara el breve programa dirigido a los oficiales superiores del personal de las oficinas regionales, para que disminuyan las numerosas cuestiones dirigidas al Departamento con relación a la aplicación de las políticas, normas y procedimientos.
11. Continúa elaborándose un nuevo sistema para la gestión del rendimiento, y hasta la terminación del mismo el Auditor Interno Jefe recomendó al Departamento de Personal que recordara a los directores la importancia de realizar un estudio completo del rendimiento y de idear un sistema de seguimiento del rendimiento individual más eficaz.
12. El Auditor Interno Jefe también recomendó que se evaluaran la eficiencia y la eficacia de los procedimientos del trabajo actual con relación a las solicitudes de trabajo recibidas y que se hiciera una declaración sobre la política que debe seguirse con respecto a las condiciones de empleo de los corresponsales nacionales, en la que se especificaran claramente las metodologías empleadas para determinar, calcular y aprobar tanto salarios como derechos.
Caja del Seguro de Salud del Personal (SHIF)
13. Se llevó a cabo una auditoría de la Caja del Seguro de Salud del Personal (SHIF) para determinar el alcance y la aplicación de las recomendaciones propuestas en el informe de auditoría realizado en junio de 1996, transmitido al Consejo de Administración en su 268.ª reunión de marzo de 1997 (GB.268/PFA/3), y para examinar un ejemplo de las reclamaciones y prestaciones pagadas. SHIF está administrada conjuntamente con la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT).
14. El Comité de Administración de la Caja del Seguro de Salud del Personal examinó la mayoría de las recomendaciones del Auditor Interno Jefe en la reunión celebrada en diciembre de 1996 y estudió de nuevo algunos de los puntos principales en reuniones posteriores. Actualmente incumbe al programa de trabajo del Comité de Administración de SHIF tomar medidas con respecto a las recomendaciones que aún no se han llevado a la práctica. El Comité las había considerado asociadas a la aplicación eficaz del nuevo Sistema Informatizado de Seguro de Enfermedad (HIIS) desarrollado por SHIF. Se espera que el HIIS se aplicará próximamente y que logrará mejorar el control del procesamiento de reclamaciones y del pago de las prestaciones.
Vehículos oficiales en la sede de la OIT
15. Se examinó el uso de vehículos oficiales en la sede de la OIT con el objetivo de asegurar que se están utilizando adecuadamente y tan sólo para fines oficiales, y que los controles internos funcionan de manera eficaz. La falta de normas escritas estipulando quién tiene el derecho de utilizar los vehículos y con qué propósito ha causado un fuerte impacto en la eficacia de los controles internos. Se hicieron recomendaciones para que se elaboraran normas escritas que abarcaran el uso de los vehículos oficiales.
Auditorías en la estructura exterior a la sede
16. En 1998, se llevaron a cabo auditorías en 18 oficinas exteriores de la OIT y en seis equipos multidisciplinarios en 19 localidades diferentes en el terreno, junto con una revisión exhaustiva de 17 proyectos del IPEC en tres diferentes localidades. El objetivo de las auditorías consistía en evaluar la coherencia del control interno, determinar el grado de conformidad con las normas, políticas y procedimientos establecidos, averiguar si los recursos se utilizaban de la manera más económica y eficaz posible, establecer la fiabilidad de los datos contables y precisar hasta qué punto se respondía de los archivos y éstos se hallaban al abrigo de pérdidas.
17. Como resultado de estas auditorías en la estructura exterior a la sede se recomendó a la dirección que mejorara su control de las cuentas bancarias y de dinero en efectivo, asegurando la rápida actualización del registro de signatarios autorizados de los cheques; que se realizaran y controlaran regularmente reconciliaciones bancarias con respecto a cheques, recibos y contrapartidas importantes; que justificara rápidamente los intereses bancarios, los gastos bancarios y las diferencias del tipo de cambio, adjuntando para ello documentación oficial que lo justifique; y que realizara un cálculo independiente del dinero en efectivo y de otros valores de una manera periódica y que los adecuara a los registros de contabilidad.
18. Con respecto a la contratación de bienes y servicios, la auditoría interna recomendó que se mejoraran los procedimientos y la documentación de trabajo para asegurar y demostrar más claramente la competitividad de los precios y la selección del proveedor, el proceso de liquidación financiera, la debida aprobación del pedido de compra por parte de un oficial contratante autorizado, el procesamiento del pago conforme a un informe certificado, y la aprobación del pago por un interventor de gastos debidamente autorizado; y que asegurara igualmente que el gasto incurrido queda registrado en el período financiero adecuado.
19. Con respecto a la contabilidad y a la salvaguardia de los activos fijos, se hicieron recomendaciones de auditoría para: mejorar el control del inventario de mobiliario y equipo mediante la rápida actualización de los registros del inventario con respecto a los objetos adquiridos, retirados y cambiados de lugar; asegurar las comprobaciones físicas regulares de los artículos más valiosos y atractivos; garantizar la transparencia de los procedimientos de oferta y selección con respecto a la disposición del equipo; mejorar los procedimientos de control con relación al inventario, uso y custodia del equipo facilitado para los proyectos de cooperación técnica; velar por que las diversas categorías de bienes estén adecuadamente aseguradas y que el presupuesto previsto para el seguro se actualice con regularidad.
20. La auditoría interna también recomendó a la dirección que aumentara el control para asegurar: que los viajes resulten más económicos, mediante la selección de la ruta más directa posible, y que negociara las tarifas especiales; la precisión de las reclamaciones y los derechos de viaje; un mejor seguimiento de las cuentas exteriores por cobrar y de los anticipos al personal efectuados a fin de recaudar lo antes posible la suma pagadera a la Oficina; el respeto de los plazos y un seguimiento sistemático de la información sobre el personal y sus dependientes, al determinar la validez de los salarios del personal local y de otros gastos; la aprobación puntual de los permisos y la exactitud de los registros de permisos; el respeto de los plazos relativos a la evaluación del rendimiento; el uso más frecuente del correo electrónico para reducir los costos de la comunicación; y la adecuación de la venta de publicaciones al stock existente.
21. Tras el considerable progreso experimentado por la Oficina con relación a la aplicación de la red de la OIT y de los Sistemas de Información Financiera para Oficinas Exteriores (FISEXT) en 1997 y 1998, la auditoría interna mejoró notablemente su cobertura financiera y su control presupuestario.
22. El estudio que realizó la auditoría interna de determinados programas de acción y miniprogramas del IPEC reveló en muchos casos, fallos en el seguimiento, la cobertura y el control, la desviación por parte de algunos organismos de los planes de trabajo ya aprobados, el retraso en la aplicación de los mismos, y la presentación de documentación justificativa inadecuada de cara a los gastos incurridos. El Auditor Interno Jefe concluyó que la dirección debería inspeccionar seriamente los programas de acción del IPEC con arreglo a los resultados y las recomendaciones de la auditoría, y que debería introducir algunas rectificaciones.
Tareas en curso
23. A finales de 1998, se estaban llevando a cabo los exámenes y evaluaciones de la cartera de seguros administrada por la Oficina de Administración Interior y de la administración de seguros en las oficinas exteriores, cuyos resultados figurarán en el informe del Auditor Interno Jefe correspondiente al año 1999.
Investigaciones
24.Durante el año 1998, no se solicitó al Servicio de auditoría interna que llevase a cabo ninguna investigación importante por fraude o negligencia.
Control de las medidas de seguimiento
25. El Servicio de Auditoría Interna se encarga de controlar las medidas adoptadas por la dirección en relación con sus resultados y recomendaciones. Acerca de las medidas adoptadas por la dirección en relación con las recomendaciones resultantes de las auditorías llevadas a cabo en 1997, y como se recoge en el Informe del Auditor Interno Jefe para 1997 examinado por la Comisión en su 271.ª reunión del Consejo de Administración (marzo de 1998)(1) , actualmente, la dirección ha adoptado gran parte de las recomendaciones y está trabajando para adoptar las que restan, y el Auditor Interno Jefe, por su parte, está siguiendo los progresos realizados en esta materia.
26. Las observaciones realizadas por la auditoría en 1998 fueron aceptadas de manera positiva por la dirección, que estaba realizando un seguimiento de la aplicación de las recomendaciones de la auditoría. El Auditor Interno Jefe está controlando las medidas de seguimiento.
Ginebra, 19 de febrero de 1999.
1. Documento GB.271/PFA/5.